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<p><em>Die Erstellung von Arbeitszeugnissen gehört zu den klassischen Aufgaben im Personalbereich – sie ist wiederkehrend, zeitaufwendig und erfordert gleichzeitig Sorgfalt und rechtliche Genauigkeit. Genau hier setzt der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) an: Sie automatisiert den Erstellungsprozess, ohne auf Individualität und Qualität zu verzichten.</em></p><p><em>In diesem Beitrag zeigen wir, wie KI in der Zeugniserstellung eingesetzt werden kann, welchen Input es braucht, welche Vorteile sich für Personalabteilungen und Mitarbeitende ergeben – und worauf es in Bezug auf Datenschutz und Systemintegration ankommt.</em></p><h2>Warum KI bei Zeugnissen Sinn ergibt</h2><h3>Kürzere Bearbeitungszeit:</h3><p>Zeugnisse, die früher über mehrere Tage hinweg erstellt wurden, sind mit KI oft in wenigen Minuten fertig – ohne Qualitätsverlust.</p><h3>Weniger Fehler, mehr Konsistenz:</h3><p>Die Formulierungen sind rechtlich abgesichert, stilistisch einheitlich und frei von missverständlichen „Zeugniscodes“.</p><h3>Entlastung für HR:</h3><p>Mitarbeitende in der Personalabteilung können sich wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt an Zeugnissätzen zu feilen.</p><h2>Welcher Input ist notwendig?</h2><p>Die KI kann nur so gut arbeiten, wie sie gefüttert wird. Für ein professionelles, rechtssicheres Zeugnis sind folgende Angaben hilfreich:</p><h3>Personendaten:</h3><p>Vor- und Nachname (z. B. Erika Mustermann), Geburtsdatum, Beschäftigungszeitraum</p><h3>Tätigkeitsbereich und Position:</h3><p>z. B. „Sachbearbeiterin Buchhaltung“ oder „Techniker im Außendienst“<br>Tätigkeitsbeschreibung:</p><p>Idealerweise in Stichwortform – z. B.</p><ul><li>Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung</li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Monats- und Jahresabschlüsse</span></li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Abstimmung mit der Steuerberatung</span></li></ul><h3>Verantwortungsebene:</h3><p>z. B. „fachlich verantwortlich für zwei Mitarbeitende“</p><h3>Bewertung der Leistung:</h3><p>In Form einer Schulnote (1 = sehr gut, 2 = gut, etc.)</p><h3>Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen</h3><p>Bei verkaufsbezogenen Tätigkeiten sollte auch das Verhalten gegenüber Kund:innen bewertet werden.</p><h3>Austrittsgrund:</h3><p>z. B. „auf eigenen Wunsch“ oder „betriebsbedingt“</p><h3>Sonstige Angaben:</h3><p>z. B. „Teilzeit“, „Karrierewechsel“, „besondere Projekte“<br></p><h3>Optionale Angaben:</h3><ul><li>Zwischenzeugnis zur Orientierung</li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Wunschstil (klassisch, modern, konservativ)</span></li></ul><p><br></p><h2>Beispiel: KI-Einsatz in der Praxis&nbsp;</h2><p>Mit diesen Informationen kann eine KI ein vollständiges, professionelles Zeugnis erzeugen.</p><h3>Beispielprompt:</h3><p>„Erstelle ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für Frau Erika Mustermann, geboren am 01.01.1988.<br>Beschäftigt vom 01.03.2019 bis 30.06.2025 als Teamleiterin Buchhaltung.<br>Sie führte zwei Mitarbeitende fachlich an.<br>Ihre Aufgaben umfassten unter anderem:<br>– Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse<br>– Betreuung der Buchhaltung<br>– Kommunikation mit Steuerberatung<br>– Einführung digitaler Prozesse<br>– Schulung neuer Kolleg:innen<br>Das Zeugnis soll der Schulnote 1 („sehr gut“) entsprechen.<br>Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und externen Partnern war jederzeit vorbildlich.<br>Der Austritt erfolgte auf eigenen Wunsch.<br>Bitte in professioneller Sprache, mit klassischer Gliederung (Einleitung, Tätigkeiten, Bewertung, Verhalten, Schlussformel).“<br></p><p>Anlagen:</p><ul><li>Stellenbeschreibung</li><li>Ausschreibung der Stelle damals und heute (Nachbesetzung)</li></ul><h3>Vorteile für HR-Teams</h3><ul><li>Zeugnisse in Minuten statt Stunden: Automatisiert erstellte Entwürfe sparen viel Zeit.</li><li>Weniger Rückfragen: Standardisierte Abläufe sorgen für Klarheit bei Fach- und Führungskräften.</li><li>Einheitlicher Sprachstil: Auch bei mehreren Standorten oder Personalverantwortlichen.</li><li>Rechtssicherheit: KI kann auf aktuelle Formulierungsstandards trainiert werden.</li></ul><h3>Vorteile für Mitarbeitende&nbsp;</h3><ul><li>Schnelle Ausstellung: Gerade bei Bewerbungen oder Jobwechseln ist die zeitnahe Bereitstellung ein echter Pluspunkt.</li><li>Transparenz: Mitarbeitende können ihre Note und Inhalte oft vorab einsehen oder mitgestalten.</li><li>Vermeidung „versteckter Botschaften“: Modern formulierte Zeugnisse verzichten auf missverständliche Codierungen.</li></ul><h2>Datenschutz und DSGVO – Was ist zu beachten?</h2><p>KI braucht klare Grenzen beim Datenschutz. Die wichtigsten Punkte:</p><ul><li>Keine personenbezogenen Daten auf offene KI-Plattformen hochladen!</li><li>Nutzung DSGVO-konformer Lösungen mit EU-Hosting oder idealerweise On-Premise-Systeme.</li><li>Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter abschließen.</li><li>Klare Zugriffsrechte und Rollenverteilung im Zeugnisprozess definieren.</li><li>Logische Dokumentation der Änderungen, besonders bei Notenanpassungen oder juristisch sensiblen Formulierungen.<span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">&nbsp;</span></li></ul><h3>Alternativen und Ergänzungen: Baukastensysteme in HR-Software</h3><p>Viele moderne HR-Systeme wie Umantis oder Personio bieten bereits modulare Zeugnisgeneratoren, bei denen sich Tätigkeiten und Bewertungen per Klick auswählen lassen. In Kombination mit KI ergibt sich ein leistungsstarkes Zeugnis-Tool:</p><ul><li>Textbausteinverwaltung mit KI-gestützter Formulierungsoptimierung</li><li>Integrierte Freigabe-Workflows (HR → Vorgesetzte → GF)</li><li>Rechtskonforme Archivierung</li><li>Direkte Integration in digitale Personalakten&nbsp;</li></ul><p>Ob mit oder ohne KI: Wichtig ist, dass das System transparent, nachvollziehbar und flexibel bleibt – auch für zukünftige Anpassungen.</p><h2>Fazit: KI als moderne Unterstützung im Zeugnisprozess&nbsp;</h2><p>Die Zeugniserstellung mit KI spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern führt auch zu gleichbleibend hoher Qualität – sofern der Input stimmt und der Prozess gut organisiert ist. Für die Personalabteilung entsteht eine deutliche Entlastung, Mitarbeitende erhalten ihr Zeugnis schneller und in hoher sprachlicher Qualität.</p><p>Wichtig bleibt: KI ersetzt nicht das menschliche Urteilsvermögen – insbesondere bei komplexen Fällen, juristisch heiklen Themen oder emotional geprägten Trennungen ist eine HR-Fachkraft weiterhin unverzichtbar. KI hilft aber dieser Fachkraft, deutlich effizienter zu arbeiten.</p><p>Für weitere Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen bei <a data-mce-href="http://www.lohnlotsen.at" href="http://www.lohnlotsen.at" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> gerne zur Verfügung. Besuchen Sie unsere Website für mehr Informationen und individuelle Beratung.</p>

Arbeitszeugnisse mit KI erstellen – effizient, individuell und rechtssicher

<p><em>Wie Unternehmen KI-gestützte Chatbots DSGVO- und EU-konform einsetzen können.<br>Disclaimer: Achtung, es wird technisch!</em></p><p>Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) im Personalwesen bietet große Chancen: <br>Prozesse werden automatisiert, Bewerberkommunikation beschleunigt und Mitarbeitende erhalten digitale Unterstützung auf Knopfdruck. <br>Doch wo personenbezogene Daten im Spiel sind – wie es im HR-Bereich immer der Fall ist – gelten strenge rechtliche Vorgaben. <br>Neben der DSGVO tritt nun auch der EU AI Act in Kraft, der den Einsatz von KI-Systemen europaweit reguliert.</p><p>In diesem Beitrag zeigen wir:</p><ul><li>konkrete HR-Anwendungsfälle für KI</li><li>datenschutzrechtliche Herausforderungen (DSGVO)</li><li>Vorgaben aus dem EU AI Act</li><li>KI-Tools für datenschutzkonforme HR-Projekte<br>&nbsp;</li></ul><h2>👥 KI im HR: Typische Anwendungsfälle</h2><p><strong>Automatisierte Bewerberkommunikation:</strong> Chatbots beantworten Fragen zu Stellenanzeigen, Compliance Regeln oder Arbeitszeitmodellen – 24/7, effizient und skalierbar.</p><p><strong>Onboarding- und Mitarbeiterassistenz: </strong>Neue Mitarbeitende erhalten per KI Antworten auf interne Fragen (Urlaubsregelung, Kantine, Zeiterfassung usw.).</p><p><strong>Dokumentenbasierte Auskunftssysteme:</strong> KI-Systeme beantworten Fragen basierend auf Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifregelungen.</p><p><strong>Trainings- &amp; Feedback-Simulationen:</strong>&nbsp;KI simuliert z. B. Mitarbeitergespräche oder gibt Feedback bei Rollenspielen im Rahmen der Führungskräfteentwicklung.<br></p><h2>🛡️ Datenschutz nach DSGVO: Was ist zu beachten?</h2><p>Der HR-Bereich verarbeitet besonders sensible Daten:</p><ul><li>Name, Adresse, Lebenslauf (personenbezogen)</li><li>Arbeitsverträge, Urlaubsanträge (beschäftigungsbezogen)</li><li>Gesundheitsdaten, Gehaltsinformationen (sensibel nach Art. 9 DSGVO)</li></ul><p><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Wichtige DSGVO-Pflichten:</span></p><ul><li>Transparenz (Art. 13 DSGVO): Informieren, was verarbeitet wird</li><li>Datensparsamkeit: Nur notwendige Daten erfassen</li><li>Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Dienstleistern</li><li>Vermeidung von US-Transfers ohne Absicherung (siehe Schrems II)</li></ul><p><br><span style="font-family: var(--head-fontFamily); font-size: calc(48px * var(--head-fontSize, 1)); font-style: var(--head-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: var(--head-fontFamily); font-size: calc(48px * var(--head-fontSize, 1)); font-style: var(--head-fontStyle, normal);">⚖️ EU AI Act: Was ändert sich?</span></p><p>Der EU AI Act (2024/2025) ergänzt die DSGVO und kategorisiert KI-Systeme nach ihrem Risiko.</p><p>🔶 Im HR-Kontext gelten viele Anwendungen als „Hochrisiko-KI“:<br></p><ul><li>KI zur Bewerberauswahl</li><li>KI zur Leistungsbeurteilung</li><li>KI zur Beförderungsentscheidung</li></ul><p><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Pflichten bei Hochrisiko-KI laut EU AI Act:</span></p><ul><li>Risikobewertung &amp; Dokumentation</li><li>Human-in-the-loop: Entscheidung muss durch Menschen überprüfbar bleiben</li><li>Transparenzpflicht gegenüber Betroffenen</li><li>Datenqualität sicherstellen (z. B. keine diskriminierenden Trainingsdaten)</li><li>Registrierung im EU-KI-Datenbankverzeichnis&nbsp;</li></ul><p><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Niedrigschwellige KI wie einfache Dokumenten-Chatbots (z. B. „Wo finde ich die Urlaubsregelung?“) unterliegen nur leichten Transparenzpflichten.</span></p><p><strong>📌 Fazit: Sobald KI in die Bewertung oder Auswahl von Menschen eingreift, gelten strenge Compliance-Anforderungen nach dem AI Act.</strong><br></p><h2>🧰 Vergleich DSGVO-/AI-Act-konformer Chatbot-Lösungen<br></h2><h3>1. Gehostete Tools mit DSGVO-Potenzial</h3><table style="border-collapse: collapse; width: 100%;" border="1" data-mce-style="border-collapse: collapse; width: 100%;" data-mce-selected="1"><tbody><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;"><strong>Anbieter</strong></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;"><strong>DSGVO-konform</strong></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;"><strong>AI-Act Ready (nach Stand 2025)</strong></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;"><strong>Besonderheit</strong></td></tr><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">CustomGPT</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">✅ Ja (EU-Hosting wählbar, AVV möglich)</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">✅ Transparenz, White-Label, Human-in-the-loop möglich</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Starker Fokus auf Unternehmensnutzung</td></tr><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Chatbase</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Nein (US-Server)</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Keine AI-Act-konforme Doku<br></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Einfach, aber unsicher für HR<br>DocsBot</td></tr><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">DocsBot</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Nein (US-Server)</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Keine Human-Kontrolle möglich<br><br></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Kostengünstig, aber nicht compliant</td></tr><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">ChatThing</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Keine DSGVO-Garantie</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Fokus auf Website, nicht HR</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Einfaches Setup für FAQ-Bots</td></tr></tbody></table><p><br>➡️ Nur CustomGPT erfüllt sowohl DSGVO als auch AI Act Voraussetzungen, wenn es richtig konfiguriert wird. <br>Es gibt aber sicher noch weitere passende Tools und der Markt ändert sich laufend.</p><h3>2. Do-it-yourself (DIY) mit Open Source Tools</h3><p>Mit eigenen Tools wie LangChain, LlamaIndex, FAISS/Chroma und der OpenAI API (EU-Region über Azure) kann ein komplett konformes HR-Chatbot-System aufgebaut werden:</p><table style="border-collapse: collapse; width: 100%;" border="1" data-mce-style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><strong>Aspekt</strong></td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><strong>DIY mit Open Source</strong></td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Hosting &amp; Datenhaltung</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">✅ vollständig EU-kontrolliert</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">AI Act Pflichten möglich</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">✅ durch Logging &amp; menschliche Prüfung</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">DSGVO-konform</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">✅ mit AVV &amp; EU-API</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Kosten</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">ca. 15–30 €/Monat (je nach API-Nutzung)</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Komplexität</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">🔧 Mittel bis hoch</td></tr></tbody></table><p>🎯 Ideal für Unternehmen, die sensible HR-Daten haben oder langfristig volle Kontrolle brauchen.<br></p><h2>📋 Fazit &amp; Empfehlung</h2><p>Der Einsatz von KI im HR-Bereich ist nicht nur technisch möglich, sondern kann große Vorteile bringen – wenn er verantwortungsvoll und rechtssicher erfolgt. <br>Sowohl die DSGVO als auch der neue EU AI Act setzen klare Leitplanken, die je nach Use-Case sehr unterschiedlich streng sind.&nbsp;</p><h3>💡 Empfehlungen:</h3><table style="border-collapse: collapse; width: 100%;" border="1" data-mce-selected="1"><tbody><tr><td style="width: 50%;"><strong>Wenn du…</strong></td><td style="width: 50%;"><strong>Dann nutze…</strong></td></tr><tr><td style="width: 50%;">eine schnelle Lösung mit Hosting suchst</td><td style="width: 50%;">CustomGPT mit AVV &amp; EU-Hosting</td></tr><tr><td style="width: 50%;">maximale Sicherheit &amp; Kontrolle brauchst</td><td style="width: 50%;">DIY mit LangChain + OpenAI API (EU)</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Chatbots für rein allgemeine Fragen brauchst</td><td style="width: 50%;">evtl. DocsBot oder ChatThing</td></tr></tbody></table><p>&nbsp;</p><p>&nbsp;<br>&nbsp;</p><p><br></p><p>📎 Zusatz-Service<br>&nbsp;</p><p><br></p><p><br>Wenn du möchtest, stelle ich dir den Artikel gerne als:</p><p><br></p><p>Word-Datei (.docx),<br>PDF-Download, oder<br>Markdown für deine Website zur Verfügung.<br>&nbsp;</p><p><br></p><p><br>Sag einfach, was du brauchst – oder wenn du ein konkretes Beispielprojekt (z. B. HR-FAQ-Chatbot mit EU-Hosting) starten willst.</p>

KI in Human Resources: Anwendungsfälle & Tools, Datenschutz & der EU AI Act

<h3>Praxisbeispiel: Einpflegen von Kollektivverträgen</h3><p>Die tägliche Arbeit eines Personalverrechners ist anspruchsvoll und geprägt von zahlreichen Detailaufgaben. <br>Besonders bei der Verarbeitung von Kollektivverträgen, z.B. der Pflege von Gehaltstabellen in Lohnsystemen, stehen Effizienz und Genauigkeit im Fokus. <br>Hier zeigt sich, wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – etwa durch Tools wie ChatGPT – den Arbeitsalltag erleichtern kann.</p><h3>Herausforderung: Komplexe Datenformate in Kollektivverträgen</h3><p>Viele Kollektivverträge stellen Gehaltstabellen in Formaten bereit, die schwer zu verarbeiten sind. <br>Zahlen werden oft in Formaten dargestellt, die nicht ohne weiteres maschinenlesbar sind.</p><p>Ein Beispiel hierfür ist die Gehaltstabelle des IT-Kollektivvertrags, in der ein Gehalt von 2.169 Euro als „2 169 Euro“ angezeigt wird. <br>Beim Kopieren solcher Daten entstehen Formatierungsprobleme: Das Leerzeichen, das optisch den Tausender trennt, führt zur fälschlichen Erkennung als Text oder zur Fehlermeldung.<br>Oft wird man somit zum manuellen Abtippen gezwungen – ein fehleranfälliger und zeitintensiver Prozess.</p><p>Screenshot der Gehaltstabelle:</p><figure id="figure-b3ywp51n9wm69g30sy"><img id="b3ywp51n9wm69g30sy" src="https://cdn.durable.co/blocks/21VJJoNgqEMJblN2YBOyhfq4Z7BMw2LZSAeMj27cp5vTXH2v3YVrloI9MZoNtuRQ.png" alt="" title="" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="undefined" data-positiony="undefined" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/blocks/21VJJoNgqEMJblN2YBOyhfq4Z7BMw2LZSAeMj27cp5vTXH2v3YVrloI9MZoNtuRQ.png" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><p>Warum gerade von der Sparte IT der WKO Daten in dieser Form zur Verfügung gestellt werden, ist natürlich ein eigenes Thema aus der Reihe "wir scannen jetzt alles und packen es auf die Website, also sind wir eine digitale Organisation".</p><h3>Lösung: KI-gestützte Datenverarbeitung</h3><p>Mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude, Bard u.a. können diese und ähnliche Prozesse in folgenden Schritten automatisiert werden:</p><ol><li>PDF oder Foto hochladen: Die Gehaltstabelle wird in ChatGPT oder ein vergleichbares Tool geladen. <br>Alternativ kann auch einfach der Link eingegeben werden.<br><br></li><li>Eingabe eines Prompts, z.B: "anbei findest du die KV Lohn/Gehaltstabelle der IT, bitte gib mir das im Excel aus".<br><br></li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Automatische Bereinigung: ChatGPT konvertiert die Tabelle in ein Excel-Format und entfernt fehlerhafte Trennzeichen oder Leerzeichen. IdR wird ein Link zum Download der XLS Datei zur Verfügung gestellt.<br><br></span></li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Ergebnis: Die formatierte Tabelle kann direkt in das Lohnsystem importiert oder weiterverarbeitet werden.</span></li></ol><p>Ein Beispiel für die resultierende Excel-Tabelle:</p><figure id="figure-iwp5xu91gam69g45s0"><img id="iwp5xu91gam69g45s0" src="https://cdn.durable.co/blocks/ftP1XmKtlyJewSQLvVmoW0pQTcxgd2QQhdiwDMLXyMrdhlpTQauHdp9Hut4owPBL.png" alt="" title="" class="object-cover bg-gray-100" style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="undefined" data-positiony="undefined" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/blocks/ftP1XmKtlyJewSQLvVmoW0pQTcxgd2QQhdiwDMLXyMrdhlpTQauHdp9Hut4owPBL.png" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h3>Breite Anwendungsmöglichkeiten von KI in der PV</h3><p>In der Personalverrechnung (PV) ergeben sich vielfältige Anwendungsmöglichkeiten für künstliche Intelligenz (KI) u.a. durch mangelnde Digitalisierung und Schnittstellen. <br>Wir sind noch sehr weit davon entfernt, ein durchgehendes, digitales und voll verlinktes System nutzen zu können. Das ist natürlich auch ein politisches Problem: Solange immer kompliziertere Regelungen mit immer kürzeren Vorlaufzeiten entstehen, werden Systeme hauptsächlich am Laufen gehalten und laufend angepasst. Für eine nötige umfassende Optimierung bleibt keine Zeit.<br></p><p>Mögliche Anwendungsfelder können also sein:</p><p>➡️ Plausibilitätsprüfung, auch als teilweise Ersatz für das zweite Paar Augen, das man oft zur Kontrolle gerne hätte</p><p>➡️&nbsp;Datentransfer/Datenmigration, Datenimporte</p><p>➡️&nbsp;arbeits- und steuerrechtliche Orientierung</p><p>➡️&nbsp;Zusammenfassung, Zusammenführen, Erstellen und Beurteilung von Dokumenten</p><h3>Einschränkungen</h3><p>Auch wenn die aktuellen Modelle (z.B. ChatGPT 4o) sich deutlich verbessert haben (z.B. im Vergleich zu ChatGPT 3.5), steckt die KI eher noch in den Kinderschuhen.<br>Entsprechend sollte man ein Gefühl dafür entwickeln, wo KI eine ganze Aufgabe übernehmen kann und wo nur kleinere Teilaufgaben an KI ausgelagert werden können.<br>Dazu gehört auch, dass die Arbeitsergebnisse der KI entsprechend kontrolliert werden.</p><p>Ein riesiger Punkt besonders in der PV ist der Datenschutz. Dieser muss immer beachtet werden: "öffentliche" Modelle wie ChatGPT sind idR nicht geeignet für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. </p><p>Es gibt aber auch Modelle, die lokal laufen oder sogar Modelle, die eigens für einzelne Firmen entwickelt werden. In diesen Fällen ist unter bestimmten Voraussetzungen die Verarbeitung personenbezogener Daten denkbar.</p><p>Bei beiden Punkten gilt: Die Entwicklung schreitet rasend schnell voran und es ist nicht undenkbar, dass KI Modelle in 1-2 Jahren deutlich mehr können und es dann leistbare und einfache lokale Modelle gibt, die DSGVO konform sind.</p><h3>Fazit</h3><p>Der Einsatz von KI in der Personalverrechnung ermöglicht es, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Fehlerquellen zu minimieren und wertvolle Zeit einzusparen. Am Beispiel der IT-Kollektivvertragsdaten wird deutlich, wie effizient Tools wie ChatGPT heute schon Daten aufbereiten können. Personalverrechner profitieren von einer halbautomatischen Schnittstelle zwischen komplexen Dokumenten und den Lohnsystemen.</p><p>Dieses Beispiel zeigt, dass KI bereits heute ein mächtiges Werkzeug ist, um alltägliche Herausforderungen zu bewältigen. Mit der fortschreitenden Entwicklung von KI-Technologien wird sich die Arbeit in der Personalverrechnung zumindest in diesem Bereich etwas vereinfachen. <br>KI ist ein Schritt in Richtung Zukunft, der sich schon heute auszahlt!</p>

Künstliche Intelligenz in der Personalverrechnung

<p>Gratulation! Sie haben den großen Schritt gewagt und Ihr eigenes Unternehmen gegründet. Nun steht der nächste große Meilenstein bevor: die Einstellung Ihrer ersten Mitarbeiterin bzw. Ihres ersten Mitarbeiters. Die Lohnverrechnung kann dabei auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit dem richtigen Leitfaden und nützlichen Links können Sie diesen Prozess erfolgreich und rechtssicher bewältigen.</p><p>In diesem Blogartikel finden Sie eine Übersicht der administrativen Schritte, die bei der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters notwendig sind.</p><h2>Steuernummer</h2><p>Als angehender Dienstgeber benötigt man Identifikationsnummern, damit Finanzamt, Sozialversicherung und Gemeinde die Beiträge, Abgaben und Steuern zuordnen können.<br>Die meisten Unternehmen haben bereits eine Steuernummer im Zuge der Gründung erhalten oder sie benutzen ihre persönliche Steuernummer im Fall von Einzelunternehmen.<br>Falls nicht, erfolgt die Beantragung über FinanzOnline z.B. mit dem Online-Formular <a data-mce-href="https://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Steuern/pdfs/9999/Verf24.pdf" href="https://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Steuern/pdfs/9999/Verf24.pdf" title="Verf 24" target="_blank" rel="noopener">Verf 24</a> für österr. Einzelunternehmen.</p><h2>Beitragskontonummer bei der ÖGK</h2><p>Für die Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge benötigen Sie eine Beitragskontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK). Diese Nummer müssen Sie rechtzeitig beantragen - das heisst vor Dienstantritt des ersten Mitarbeiters, da die Nummer für die Anmeldung benötigt wird.<br>Dafür gibt es ein <a data-mce-href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.820023&amp;portal=oegkdgportal" href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.820023&amp;portal=oegkdgportal" title=" Online Formular " target="_blank" rel="noopener">Online Formular </a>der ÖGK.</p><h2>Kommunalsteuernummer</h2><p>Diese Nummer gibt es bei der Gemeinde und sie ist relevant für das Abführen der Kommunalsteuer. <br>Der Antrag ist von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich geregelt aber oft auch online möglich.</p><h2>Kollektivvertrag (KV)</h2><p>Ein Kollektivvertrag regelt die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern in einer bestimmten Branche. Mit Ihrem ersten Mitarbeiter stellt sich die Frage, welcher Kollektivvertrag für Ihr Unternehmen gilt. Der Kollektivvertrag regelt das Mindestgehalt, die Arbeitszeit und andere Arbeitsbedingungen wie die Sonderzahlungen.</p><p>Wenn Sie also den für Sie geltenden Kollektivvertrag suchen, sollten Sie Folgendes beachten: Kollektivverträge werden nicht nach Tätigkeiten oder Berufen, sondern nach Branchen abgeschlossen. Das bedeutet, dass nicht nur Ihre ausgeübte Tätigkeit (z. B. ElektrikerIn, SekretärIn, Lkw-FahrerIn etc.) relevant ist, sondern vor allem die Branche, der Ihr Unternehmen zugeordnet ist.​ <br>So gehört z.B. ein Software Unternehmen als Gesamtes zum KV IT, auch wenn in der Firmenkantine ein Koch beschäftigt wird. Die Tätigkeit "Koch" wiederum ist relevant für die Einstufung im KV IT and damit für das Mindestgehalt.</p><p>Dieses kollektivvertragliche Mindestgehalt ist übrigens in Österreich verpflichtend bei Stellenanzeigen anzugeben.</p><p>Was ist also konkret zu tun? In der Regel ist die Zuordnung zu einer Branche klar (z.B. anhand der Gewerbeberechtigung) und unter <a href="http://www.kollektivvertrag.at" data-mce-href="http://www.kollektivvertrag.at" title="www.kollektivvertrag.at" target="_blank" rel="noopener">www.kollektivvertrag.at</a> findet man den entsprechenden Kollektivvertrag zum Download.<br>Es gibt allerdings Unternehmen, die theoretisch zu mehreren Branchen passen. In diesen Fällen hilft die WKO gerne weiter. <br>Auch Branchen ohne existierende Kollektivverträge gibt es - dann gilt "nur" allgemeines Arbeitsrecht.</p><h2>Arbeitserlaubnis</h2><p>Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, der nicht aus der EU oder dem EWR stammt, muss dieser über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen. Diese Erlaubnis muss vor Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen.</p><p>Der Ansprechpartner ist hier idR das <a data-mce-href="https://www.ams.at/unternehmen/service-zur-personalsuche/beschaeftigung-auslaendischer-arbeitskraefte" href="https://www.ams.at/unternehmen/service-zur-personalsuche/beschaeftigung-auslaendischer-arbeitskraefte" title="AMS" target="_blank" rel="noopener">AMS</a>.</p><h2>Betriebliche Vorsorgekasse</h2><p>Arbeitgeber sind verpflichtet, für ihre Mitarbeiter eine betriebliche Vorsorgekasse auszuwählen. Diese Kasse verwaltet die Beiträge, die vom Arbeitgeber für die Mitarbeitervorsorge eingezahlt werden, das sind 1,53% des Bruttoentgelts.</p><p>Dieser Schritt hat ein bisschen mehr Zeit, da der BV Beitrag erst ab dem 2. Beschäftigungsmonat abgeführt wird.</p><p>Der Antrag lässt sich online bei der BV Kasse Ihrer Wahl stellen, hier ist exemplarisch der Link zum <a data-mce-href="https://www.vorsorgekasse.at/fileadmin/vorsorgekasse/Beitritt/Antrag_Mitarbeiter_und_Selbststaendige.pdf" href="https://www.vorsorgekasse.at/fileadmin/vorsorgekasse/Beitritt/Antrag_Mitarbeiter_und_Selbststaendige.pdf" title="Formular der VBV Kasse" target="_blank" rel="noopener">Formular der VBV Kasse</a>.</p><p>Falls keine BV Kasse ausgewählt wird, teilt die ÖGK eine BV Kasse ihrer Wahl in einem sog. <a data-mce-href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.886587&amp;portal=oegkdgportal" href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.886587&amp;portal=oegkdgportal" title="Zuweisungsverfahren" target="_blank" rel="noopener">Zuweisungsverfahren</a> zu.</p><h2>SEPA Mandat für Sozialversicherung (SV)</h2><p>Die Beiträge zur Sozialversicherung können monatlich manuell (Einzelüberweisung) oder semi-automatisiert (per ELBA File) überwiesen werden.<br>Einfacher ist es jedoch, der Sozialversicherung ein SEPA Mandat zu erteilen. Dieses Mandat erlaubt es der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK), die fälligen Beiträge direkt von Ihrem Bankkonto abzubuchen.</p><p>Dafür gibt es natürlich ein <a data-mce-href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.821106&amp;portal=oegkdgportal" href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.821106&amp;portal=oegkdgportal" title="Formular" target="_blank" rel="noopener">Formular</a>.</p><h2>NeuFöG</h2><p>Abschliessend sei noch das NeuFöG erwähnt, das sich an junge Unternehmen richtet und daher oft in Zusammenhang mit den ersten MitarbeiterInnen interessant ist.</p><p>Das <a data-mce-href="https://www.wko.at/steuern/neugruendungs-foerderungsgesetz-neugruender-faq#heading__heading_5__welche_gebuehren__und_steuerbefreiungen_gibt_es_5__Welche_Gebuehren__und_Steuerbefreiungen_gibt_es_" href="https://www.wko.at/steuern/neugruendungs-foerderungsgesetz-neugruender-faq#heading__heading_5__welche_gebuehren__und_steuerbefreiungen_gibt_es_5__Welche_Gebuehren__und_Steuerbefreiungen_gibt_es_" title="Neugründungs-Förderungs-Gesetz" target="_blank" rel="noopener">Neugründungs-Förderungs-Gesetz</a>, kurz NeuFöG, ist eine Förderung des Bundes, die u.a. im Bereich der lohnbezogenen Abgaben Erleichterungen bietet.</p><p>Das NeuFöG ist beschränkt auf die ersten 36 Monate ab Gründung.</p><h2>Dienstzettel</h2><p>Eigentlich sind wir mit den administrativen Schritten fertig, der Mitarbeiter kann angemeldet werden und seinen Dienst antreten.<br>Er bekommt einen Nachweise der Anmeldung (=Anmeldebestätigung der ÖGK) und hat auch Anspruch auf einen Dienstzettel.<br></p><p>Der Dienstzettel enthält die wesentlichen Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis und hat mindestens folgenden Inhalt:</p><p>▶️ Dienstgeber<br>▶️&nbsp;Dienstnehmer<br>▶️ Beginn<br>▶️ Ende (bei Befristung)<br>▶️ Kündigungsfrist &amp; Kündigungstermin<br>▶️ Dienstort<br>▶️ Einstufung KV<br>▶️ Verwendung (Tätigkeitsbereich)<br>▶️ Grundgehalt/ -lohn, weitere Bezüge<br>▶️&nbsp;Fälligkeit des Entgelts<br>▶️ Urlaubs<br>▶️&nbsp;tägliche und wöchentliche Normalarbeitszeit<br>▶️ Kollektivvertrag<br>▶️ betrieblichen Vorsorgekasse</p><p>Es gibt im Netz <a data-mce-href="https://www.arbeiterkammer.at/mb_dienstzettel" href="https://www.arbeiterkammer.at/mb_dienstzettel" title="Vorlagen" target="_blank" rel="noopener">Vorlagen</a> für Dienstzettel und wir bei den <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="LohnLotsen.at" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> generieren aus den Anmeldedaten einen Dienstzettel und stellen diesen zur Verfügung.</p><p>Alternativ zum Dienstzettel kann ein Dienstvertrag erstellt werden. Der Dienstzettel stellt nur das (gesetzliche) Minimum an Regelungen dar. Es empfiehlt sich jedenfalls, darüber hinaus mittels Dienstvertrag und anderen Vereinbarungen (z.B. zur Arbeitszeit) weitere Vereinbarungen zu treffen.</p><h2>Arbeitszeiterfassung</h2><p>Um final den Bogen zu spannen zum ersten Arbeitstag und der laufenden Lohnverrechnung kommt man um das Thema Arbeitszeiterfassung nicht herum: In Österreich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit <a data-mce-href="https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht" href="https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht" title="Pflicht" target="_blank" rel="noopener">Pflicht</a> und es gibt auch in der Praxis gute Gründe dafür:</p><p>▶️ Meinungsverschiedenheiten mit den Mitarbeitern können mit einer sauberen Aufzeichnung der Arbeitszeit vermieden werden.<br>▶️ Urlaube können übersichtlich koordiniert und geplant werden, Urlaubssalden sind immer aktuell.<br>▶️ Krankenstände werden erfasst und können für Entgeltfortzahlung und Erstattung (AUVA) verwendet werden.<br>▶️ Anspruchsvollere Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit können verwaltet werden.<br></p><p>Bei den LohnLotsen.at arbeiten wir mit dem Tool von <a data-mce-href="https://www.planery.io" href="https://www.planery.io" title="Planery" target="_blank" rel="noopener">Planery</a>, mit dem bei KMUs die Arbeitszeit per App benutzerfreundlich und gesetzeskonform erfasst werden kann.</p><h2>Fazit</h2><p>Die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters ist ein großer Schritt und erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung der notwendigen administrativen Aufgaben. Mit den oben aufgeführten nützlichen Links und Informationen sind Sie gut gerüstet, um diesen Prozess erfolgreich zu meistern und ihren ersten Mitarbeiter anzumelden.</p><p>Für weitere Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen bei <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="LohnLotsen.at">LohnLotsen.at </a>gerne zur Verfügung. Besuchen Sie unsere <a data-mce-href="LohnLotsen.at" href="LohnLotsen.at" title="Website" target="_blank" rel="noopener">Website</a> für mehr Informationen und individuelle Beratung.</p><p>Viel Erfolg bei Ihrem Start als Arbeitgeber!</p>

Endlich Chef! Ein Leitfaden für angehende Dienstgeber zum Thema Lohnverrechnung beim ersten Mitarbeiter!

<h2><br></h2><h2>"Über Lohn und Gehalt spricht man nicht?!"</h2><h3>Aber klar doch!!!</h3><p>Laut Google Suchanfragen interessieren sich u.a. MitarbeiterInnen und UnternehmerInnen und sogar sehr für das Thema Lohn und Gehalt und das zu Recht: Wie soll z.B. equal pay sicher gestellt werden, wenn das Thema ein Tabu ist?<br>Aber beginnen wir erstmal mit den Basics und arbeiten uns in dieser Kolumne der LohnLotsen.at durch die gängigsten Fragen zum Thema Lohnverrechnung.</p><h2>Wie viel sind 3.000 € brutto in netto?</h2><p>Schnelle Antwort: 3.000 € brutto monatlich sind 2.149,50 € netto, nachzuschauen z.b. im <a title="Brutto-Netto-Rechner" href="https://bruttonetto.arbeiterkammer.at" target="_blank" rel="noopener" data-mce-href="https://bruttonetto.arbeiterkammer.at">Brutto-Netto-Rechner</a> der Arbeiterkammer.</p><p>Lange Antwort: Es hängt davon ab...<br>Im Beispiel wird von regelmäßigen Bezügen ausgegangen, die voll den Abgaben und Steuern unterliegen. Davon gibt es aber etliche Ausnahmen, die zu einem deutlich höheren Netto führen, z.B.:</p><p>▶️ steuerbegünstigte Überstundenzuschläge nach §68 Abs 1 &amp; 2<br>▶️ SEGs (Schmutz, Erschwernis- und Gefahrenzulagen)<br>▶️ Absetzbeträge wie Familienbonus, Alleinerzieher- und Alleinverdienerabsetzbetrag<br>▶️ Pendlerpauschale und Pendlereuro<br>▶️ steuerfreie Sachbezüge (z.B. für ePKW)<br>▶️ auch bei Sonderzahlungen reduziert sich der Abzug für die Sozialversicherung und v.a. die Lohnsteuer (einheitlicher Satz iHv 6%)<br></p><h2>Sind 5000 € Brutto viel?</h2><p>Laut dem aktuellen Stepstone-Gehaltsreport zu den Vollzeit Gehältern und Löhnen in Österreich beträgt liegt der Durchschnitt bei 57.731 € brutto pro Jahr oder 4.124 € brutto pro Monat (14x). Details sind z.B. im Online Magazin <a data-mce-href="https://brutkasten.com/artikel/median-gehalt-oesterreich-2023" href="https://brutkasten.com/artikel/median-gehalt-oesterreich-2023" title="Brutkasten" target="_blank" rel="noopener">Brutkasten</a> nachzulesen.</p><p>Aussagekräftiger ist jedoch der Median, der liegt bei 50.633 € brutto pro Jahr oder 3.617 € brutto pro Monat. Der Unterschied liegt in einigen sehr hohen Gehältern, die den Durchschnitt nach oben verzerren.</p><p>Ab 66.333 € brutto pro Jahr oder 4.738 € brutto pro Monat gehört man zum oberen Viertel der Bezüge ("Oberes Quartil").</p><p>Somit sind 5.000 € brutto pro Monat also "viel".</p><p>Natürlich sollten Bezüge immer in Bezug auf konkrete Stellen (Anforderungen, Qualifikation) betrachtet werden: Ein Geschäftsführer eines große Unternehmens verdient idR deutlich mehr als 5.000 € brutto pro Monat.</p><h2>Wie viel Netto Lohn ist viel?</h2><p>Und wieder: Es hängt davon ab...<br>In der vorigen Frage haben wir gelernt, dass in Österreich 5.000 € brutto pro Monat vergleichsweise "viel" sind. Das wären 3.176 € netto.</p><p>Das oberste Quartil (=25%) der Löhne und Gehälter beginnt bei 66.333 € brutto pro Jahr oder 4.738 € brutto pro Monat bei Vollzeit - das sind 3.047 € netto.</p><p>Im Vergleich verdient man also in Österreich mit 3.000 € netto bei einem Vollzeitjob schon "viel".</p><h2>Ist Lohnkonto gleich Lohnabrechnung?</h2><p>Arbeitgeber rechnen die Löhne und Gehälter auf Basis von Lohnkonten ab, die sie für jeden Mitarbeiter einzeln anlegen und führen. </p><p>Der Dienstgeber ist lt. § 76 EStG 1988 verpflichtet, ein Lohnkonto zu führen.<br>Darin stehen neben den Stammdaten (Name, Adresse, Versicherungsnummer, usw.) auch die Bezüge und für die Abrechnung relevante Informationen (z.B. Pendlerpauschale).</p><p>Damit bildet das Lohnkonto die Basis der Lohnabrechnung, die auf die Informationen im Lohnkonto zugreift und diese in der Abrechnung berücksichtigt - z.b. indem das Pendlerpauschale steuermindernd abgerechnet wird.&nbsp;</p><h2>Ist Lohnkonto Pflicht?</h2><p>Ja! Es besteht für den Dienstgeber lt. § 76 EStG 1988 eine Pflicht, ein Lohnkonto zu führen.</p><p>Zudem wäre eine Abrechnung ohne Lohnkonto kaum zu erstellen da die Basis fehlt und das Ergebnis auch nicht nachvollziehbar wäre.&nbsp;</p><h2>Wo ist Unterschied zwischen Gehalt und Lohn?</h2><p>Der Begriff „Lohn“ bezeichnet die Vergütung, die ein Arbeiter oder eine Arbeiterin erhält, also eine Person, die überwiegend körperliche Tätigkeiten im Rahmen ihrer Arbeit verrichtet (z.B. Handwerkerin, Lagerarbeiterin).</p><p>Dagegen wird als „Gehalt“ üblicherweise das Einkommen einer/eines Angestellten bezeichnet. Angestellte sind Personen, die hauptsächlich kaufmännische Tätigkeiten ausüben (z.B. Bürokraft, Telefonist*in).</p><p>In der Praxis ergeben sich keine direkten Unterschiede in der Lohnabrechnung selbst sondern eher aus den entsprechenden Gesetzen und Kollektivverträgen, die in manchen Fällen noch nach Arbeitern und Angestellten unterschieden.<br><br><br>So gibt es z.B. lt. <a data-mce-href="https://www.wko.at/einstellen/arbeiter-angestellte#heading_Rechtliche_Unterschiede" href="https://www.wko.at/einstellen/arbeiter-angestellte#heading_Rechtliche_Unterschiede" title="WKO">WKO</a> unterschiedliche Regelungen bzgl.&nbsp;</p><p>▶️ den Gründen für eine vorzeitige Auflösung<br>▶️&nbsp;den Sonderzahlungen<br>▶️&nbsp;Betriebsverfassungsrecht (getrennte Arbeiter- und Angestelltenbetriebsräte)<br>▶️&nbsp;(sozialrechtlich) hinsichtlich der Anspruchsvoraussetzungen für Invaliditäts-/Berufsunfähigkeitspension<br></p><h2>Wer führt das Lohnkonto?</h2><p>Das Lohnkonto wird vom Arbeitgeber geführt. Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen, das bestimmte Daten enthält, wie den Namen des Arbeitnehmers, den Wohnsitz, die Versicherungsnummer und weitere relevante Informationen.</p><p>Konkret können das folgende Personen sein:<br></p><p>▶️&nbsp;interne PersonalverrechnerInnen<br>▶️ externe PersonalverrechnerInnen/SteuerberaterInnen<br>▶️&nbsp;MitarbeiterInnen im Personalwesen<br>▶️&nbsp;GeschäftsführerInnen (bei sehr kleinen Unternehmen ohne Personalstelle)<br><br></p><h2>Was bedeutet SV Tage in der Lohnabrechnung?</h2><p>In der Lohnabrechnung bedeutet "SV Tage" die Anzahl der Tage, auf die der Sozialversicherungsbeitrag (SV) berechnet wird. Dieser Wert wird benötigt, um den SV-Beitrag korrekt zu berechnen und in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen.</p><p>Ein kompletter Kalendermonat weist im Bereich der Sozialversicherung normalerweise immer 30 Tage auf (egal, aus wievielen Kalendertagen ein Kalendermonat wirklich besteht, also gibt es auch im Februar 30 Sozial- Versicherungstage).</p><p>Die SV Tage sind u.a. immer relevant, wenn es nicht um ganze Monate geht (Ein/Austritt, Ende Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, fallweise Beschäftigung).<br>Ein wichtiger Aspekt ist in diesem Zusammenhang auch die tägliche SV Höchstbemessungsgrundlage, die in manchen Fällen relevant ist.<br>2024 sind das 202,00 € (monatlich: 6.060,00 €).</p><h2>Hat Personalverrechnung Zukunft?</h2><p>Ja, die Personalverrechnung hat Zukunftspotenzial. Der Arbeitsmarkt verändert sich, und Unternehmen suchen nach flexiblen und effizienten Lösungen für die Personalverwaltung. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, insbesondere die Verwendung mobiler Anwendungen und Künstliche Intelligenz (KI), bieten Möglichkeiten zur Vereinfachung und Verbesserung der Personalabrechnung. Dies fördert eine dynamischere und interaktive Gestaltung der Prozesse, was zu einer besseren Mitarbeiterzufriedenheit und einer effizienteren Abrechnung führt.</p><p>Das bedeutet auch, dass der Beruf der Personalverrechnung in Zukunft einerseits technischer und IT-lastiger wird und andererseits die Komplexität &nbsp;noch weiter zunehmen wird.</p><h2>Kann ich die Lohnbuchhaltung selber machen?</h2><p>Ja, es ist möglich, die Lohnbuchhaltung selber zu machen. Es gibt allerdings 2 Voraussetzungen:</p><p>▶️ Einsatz von Lohnsoftware: Mit einer geeigneten Lohnsoftware können Unternehmen die Lohnbuchhaltung selbst erledigen. Diese Lösungen wie z.B. <a data-mce-href="https://www.lohnbot.at" href="https://www.lohnbot.at" title="Lohnbot" target="_blank" rel="noopener">Lohnbot</a> bieten oft smarte Funktionen und sind in der Regel günstiger als die Erledigung durch einen Steuerberater oder ein Lohnbüro.<br>▶️ Interne Mitarbeiter für Lohnbuchhaltung: Wenn im Unternehmen ausreichend Kapazitäten vorhanden sind, kann ein eigens dafür eingestellter Personalverrechner die Lohnbuchhaltung übernehmen.<br></p><p>In Summe benötigt man also die Technik und die Expertise, um selbst abzurechnen.<br>In der Praxis ist es sehr selten, dass in einem kleinen Unternehmen entsprechende Kenntnisse in Personalverrechnung vorhanden sind und jemanden extra anzustellen, lohnt sich aufgrund der Größe nicht. Hier ist also eine externe Lösung z.B. über die <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="LohnLotsen.at">LohnLotsen.at</a> zu empfehlen.&nbsp;<br>Ab einer mittleren Unternehmensgröße ist eine interne Abrechnung praktikabel, es gilt allerdings, die interne Kosten (v.a. Personalkosten) den Kosten und Vorteilen (skalierbar, flexibel, ausfallsicher) einer externen Lösung gegenüberzustellen.</p><h2>Zusammenfassung &amp; Ausblick</h2><p>Hoffentlich konnten einige Fragen zum Thema Lohnverrechnung in diesem Beitrag beantwortet werden, weitere Punkte werden in zukünftigen Blogbeiträgen behandelt.<br>Klar ist: Das Thema ist komplex und gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich nicht, alles in house abzudecken. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Anbietern wie den <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="LohnLotsen.at">LohnLotsen.at</a> um sicherzustellen, dass die Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.</p><p>Besuchen Sie uns auf <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="LohnLotsen.at">LohnLotsen.at</a> für weiterführende Informationen und professionelle Unterstützung bei Ihrer Lohnverrechnung.</p><p><br></p>

Frag einen Personalverrechner - Teil3: Wie viel sind 3.000 € brutto in netto?

<h2>"Über Lohn und Gehalt spricht man nicht?!"</h2><h3>Aber klar doch!!!</h3><p>Laut Google Suchanfragen interessieren sich u.a. MitarbeiterInnen und UnternehmerInnen und sogar sehr für das Thema Lohn und Gehalt und das zu Recht: Wie soll z.B. equal pay sicher gestellt werden, wenn das Thema ein Tabu ist?<br>Aber beginnen wir erstmal mit den Basics und arbeiten uns in dieser Kolumne der <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> durch die gängigsten Fragen zum Thema Lohnverrechnung.</p><h2>Wie führe ich ein Lohnkonto?</h2><p>Ein Lohnkonto wird geführt, indem alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter gesammelt und dokumentiert werden. Dazu gehören persönliche Daten, Beschäftigungsbeginn, Sozialversicherungsnummer, Arbeitszeiten, Urlaubstage, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer, Pendlerpauschale, Familienbonus plus, Alleinverdienerabsetzbetrag usw.<br>Eine vollständige Liste stellt die <a title="Wirtschaftskammer Lohnkonto" href="https://www.wko.at/lohnverrechnung/lohnkonto" target="_blank" rel="noopener" data-mce-href="https://www.wko.at/lohnverrechnung/lohnkonto">WKO</a> zur Verfügung. </p><p>Diese Daten werden regelmäßig aktualisiert und zur Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung verwendet.<br>Das Führen des Lohnkontos ist für den Arbeitgeber aufgrund der Lohnkontenverordnung vorgeschrieben.</p><h2>Was gehört alles zur Lohnbuchhaltung?</h2><p>Zur Lohnbuchhaltung gehören die Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten, die Berechnung der Löhne und Gehälter, die Erstellung der Lohnabrechnungen, die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, die Führung der Lohnkonten und die Kommunikation mit Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern.</p><h2>Was macht man in der Lohnbuchhaltung?</h2><p>In der Lohnbuchhaltung werden die Arbeitsstunden der Mitarbeiter erfasst, Löhne und Gehälter berechnet, Lohnabrechnungen erstellt, Sozialversicherungsbeiträge und Steuern abgeführt, und es wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.</p><p>Ausserdem wird viel kommuniziert, z.B. mit:</p><p>- MitarbeiterInnen bzgl. Fragen zum Lohnzettel<br>- anderen Abteilungen wie dem Controlling um die Ausgaben für Löhne und Gehälter zu planen<br>- Behörden wie der ÖGK um sog. Clearing-Fälle zu lösen</p><h2>Wie viele Tage nach der Abrechnung kommt das Gehalt?</h2><p>In Österreich erfolgt die Auszahlung meist am Monatsende oder am ersten Tag des folgenden Monats. Der genaue Termin kann jedoch je nach Arbeitgeber variieren.<br>Die Abrechnung erfolgt idealerweise einige Tage davor, um dann in Ruhe alles prüfen zu können.<br>Manchmal gibt es Entscheidungen in letzter Minute, dann wird idR die Abrechnung vorbereitet und - sobald möglich - finalisiert.<br>Nach der Abrechnung wird in solchen Fällen direkt überwiesen, denn der vereinbarte Auszahlungstermin (meist Ende des Monats) soll auf jeden Fall eingehalten werden.&nbsp;<br>Es ist allen bewusst, dass die MitarbeiterInnen in manchen Fällen auf die pünktliche Überweisung angewiesen sind, z.B. um die Miete zu bezahlen.</p><h2>Wie lange darf der Lohn zu spät kommen?</h2><p>Der Lohn darf nicht ohne triftigen Grund zu spät kommen. In der Regel muss der Lohn spätestens am vereinbarten Zahlungstag überwiesen werden. Bei verspäteter Zahlung können rechtliche Schritte eingeleitet werden, und es können Verzugszinsen anfallen.<br>Es kommt in der Praxis bei gut geführten Unternehmen nicht vor, dass zu spät überwiesen wird - alle wissen, wie wichtig eine pünktliche Zahlung für die MitarbeiterInnen ist.<br>Sollten Verspätungen von max. 1-2 Tagen auftreten, liegt der Grund oft in einer Kombination aus knapper Überweisung, Feiertag und ev. einem Auslandskonto (z.B. bei Grenzgängern).</p><h2>Was bedeutet st in der Lohnabrechnung?</h2><p>“St” steht in der Lohnabrechnung üblicherweise für Steuer. Gemeint ist die Lohnsteuer bezeichnen, die vom Bruttolohn abgezogen wird.<br>In der Vergangenheit waren Abkürzungen und ein Lohnzettel, der nach 80er Jahre Nadeldrucker aussah oft gängig.<br></p><p>Heute sollten Lohnzettel übersichtlich sein und keine unverständlichen Abkürzungen verwenden, damit jeder Mitarbeiter seinen Lohnzettel - und vor allem die Abzüge - auch versteht.<br>Bei den <a title="LohnLotsen" href="https://lohnlotsen.at" target="_blank" rel="noopener" data-mce-href="https://lohnlotsen.at">LohnLotsen.at</a> legen wir besonders viel Wert auf einen übersichtlichen Lohnzettel und auf einen unkomplizierten Zugang (per self service Portal oder Mail).</p><h2>Ist Personalverrechnung stressig?</h2><p>Personalverrechnung kann stressig sein, besonders zu Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen wie Monats- oder Jahresabschluss. Die Arbeit erfordert Genauigkeit und Sorgfalt, da Fehler weitreichende Konsequenzen haben können.</p><p>Idealerweise benutzt man robuste IT Systeme und einen Zeitplan mit Reserven - dann sollte es nicht stressig werden.<br>Im Ernstfall muss sich der Personalverrechner auch die nötige Zeit nehmen und darf sich nicht zu unrealistischen Deadlines drängen lassen - schließlich steht er am Ende für die korrekte Abrechnung ein.</p><h2>Wie viel Prozent geht vom Lohn ab?</h2><p>Schnelle Antwort: Lt. <a data-mce-href="https://www.wko.at/stmk/industrie/metalltechnische-industrie/oesterreich-bei-abgaben-auf-arbeit-auf-platz" href="https://www.wko.at/stmk/industrie/metalltechnische-industrie/oesterreich-bei-abgaben-auf-arbeit-auf-platz" title="WKO" target="_blank" rel="noopener">WKO</a> machen bei einem Durchschnittsverdiener ohne Kinder Lohnsteuer und Sozialabgaben 47,3 Prozent der Lohnkosten aus.<br>Aber Achtung: "Lohnkosten" meint die gesamten Kosten inkl. Dienstgeberbeiträge zur Sozialversicherung!</p><p>Vom Bruttolohn (!) werden lt. <a data-mce-href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.870462&amp;portal=oegkportal" href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.870462&amp;portal=oegkportal" title="ÖGK" target="_blank" rel="noopener">ÖGK</a> bis zu 18% Sozialversicherungsbeiträge abgezogen (Kranken-, Unfall-, Arbeitslosen-, Pensionsversicherung, Insolvenz-Entgeltsicherung, Mitarbeiter-Vorsorge, Arbeiterkammerumlage, Wohnbauförderung).<br>Dann wird je nach <a data-mce-href="https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/arbeitnehmerinnenveranlagung/steuertarif-steuerabsetzbetraege/steuertarif-steuerabsetzbetraege.html" href="https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/arbeitnehmerinnenveranlagung/steuertarif-steuerabsetzbetraege/steuertarif-steuerabsetzbetraege.html" title="Tarifstufe" target="_blank" rel="noopener">Tarifstufe</a> Lohnsteuer fällig, das können von 0% (2024 bis 12.816 EUR zu versteuerndes Einkommen) bis max. 55% (ab 1 Mio. EUR zu versteuerndes Einkommen) sein.<br>Zudem kommen ev. noch Betriebsratsumlage und der Gewerkschaftsbeitrag zum Abzug.</p><p>Insgesamt können die Abzüge zwischen 15% und 50% des Bruttolohns ausmachen, abhängig von der individuellen Situation.</p><h2>Wie buche ich Löhne richtig?</h2><p>Die Lohnverrechnungsdaten werden der Buchhaltung in der Praxis durch Datenüberleitung ("Buchungsjournal")zur Verfügung gestellt und primär auf den Konten der Klasse 6 (Personalaufwand) sowie der Klasse 3 (Verbindlichkeiten) des ÖKR verbucht.<br>In der Klasse „6“ landet der eigentliche Personalaufwand, der im SOLL gebucht wird.<br>Hier ein paar relevante Konten:</p><table style="border-collapse: collapse; width: 100%;" border="1" data-mce-selected="1" data-mce-style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><strong>Konto</strong></td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><strong>Bezeichnung</strong></td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">6000</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Bruttolöhne</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">6200</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Bruttogehälter</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">6212<br></td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Prämien und Provisionen Angestellte</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">6226&nbsp;</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Sachbezüge PKW Angestellte</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">6500 &nbsp;</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Gesetzlicher Sozialaufwand Arbeiter*innen</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">6501&nbsp;</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Gesetzlicher Sozialaufwand Angestellte</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">6631</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Kommunalsteuer Angestellte</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">3000&nbsp;</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Rückstellung für Abfertigungen</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">3600&nbsp;</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Verrechnungskonto Sozialversicherungsbeiträge</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">2800</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Bank</td></tr></tbody></table><p>Und eine Beispielbuchung mit Löhnen:</p><table style="border-collapse: collapse; width: 100%;" border="1" data-mce-selected="1" data-mce-style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><strong>SOLL</strong></td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><strong>HABEN</strong></td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">6000 Bruttolöhne</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><br></td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><br></td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">/3600 Verr. SV&nbsp;<br></td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><br></td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">/3560 Verr. LSt &nbsp;<br></td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><br></td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">/3620 Verr. L + G</td></tr></tbody></table><p><br><br><br><br></p><h2>Kann man sich als Personalverrechner selbstständig machen?</h2><p>Ja, es ist möglich, sich als Personalverrechner selbstständig zu machen. <br>Man kann eigene Dienstleistungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung anbieten und Unternehmen als externer Dienstleister unterstützen wie z.B. die <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="LohnLotsen.at">LohnLotsen.at</a>. <br>Dazu sind fundierte Kenntnisse in der Lohnverrechnung und unternehmerische Fähigkeiten erforderlich.<br></p><p>Rechtlich wird man nach bestandener Prüfung zum Personalverrechner bestellt und im <a data-mce-href="https://bilanzbuchhaltung-register.wko.at/bibubehoerde-pr/register.jsf;jsessionid=43A84DE037247B77F8C77793811A246B.bibu-pr-0?~cid=1" href="https://bilanzbuchhaltung-register.wko.at/bibubehoerde-pr/register.jsf;jsessionid=43A84DE037247B77F8C77793811A246B.bibu-pr-0?~cid=1" title="Register" target="_blank" rel="noopener">Register</a> der Bilanzbuchhaltungsbehörde geführt.</p><h2><span style="font-family: var(--head-fontFamily); font-size: calc(48px * var(--head-fontSize, 1)); font-style: var(--head-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: var(--head-fontFamily); font-size: calc(48px * var(--head-fontSize, 1)); font-style: var(--head-fontStyle, normal);">Zusammenfassung &amp; Ausblick</span><br></h2><p>Hoffentlich konnten einige Fragen zum Thema Lohnverrechnung in diesem Beitrag beantwortet werden, weitere Punkte werden in zukünftigen Blogbeiträgen behandelt.<br>Klar ist: Das Thema ist komplex und gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich nicht, alles in house abzudecken. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Anbietern wie den <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" target="_blank" title="LohnLotsen.at Lohnverrechung für KMUs" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> um sicherzustellen, dass die Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.</p><p>Besuchen Sie uns auf <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" target="_blank" title="LohnLotsen.at Lohnverrechung auslagern" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> für weiterführende Informationen und professionelle Unterstützung bei Ihrer Lohnverrechnung.</p><p><br></p>

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