Endlich Chef! Lohnverrechnung beim ersten Mitarbeiter – der Leitfaden

Gratulation! Sie haben den großen Schritt gewagt und Ihr eigenes Unternehmen gegründet. Nun steht der nächste Meilenstein bevor: die Einstellung Ihrer ersten Mitarbeiterin oder Ihres ersten Mitarbeiters. Die Kurzfassung vorweg: Sie brauchen drei Registrierungen (Finanzamt, ÖGK, ggf. Gemeinde), müssen den richtigen Kollektivvertrag finden, den Mitarbeiter vor Dienstantritt anmelden und ihm einen Dienstzettel aushändigen. Dieser Leitfaden geht die Schritte in der richtigen Reihenfolge durch – Stand August 2026.

1. Steuernummer

Als Dienstgeber brauchen Sie Identifikationsnummern, damit Finanzamt, Sozialversicherung und Gemeinde die Beiträge, Abgaben und Steuern zuordnen können. Die meisten Unternehmen haben bereits eine Steuernummer aus der Gründung. Einzelunternehmen rechnen immer über die persönliche Steuernummer des Inhabers ab – ein eigenes Steuersubjekt neben der Person gibt es hier nicht. Wer noch keine Steuernummer hat, meldet die Betriebseröffnung binnen eines Monats mit dem Fragebogen Verf 24 (natürliche Personen), am einfachsten über FinanzOnline.

2. Beitragskontonummer bei der ÖGK

Für die Sozialversicherungsbeiträge brauchen Sie eine Beitragskontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse. Wichtig: vor Dienstantritt beantragen, denn die Nummer wird für die Anmeldung benötigt. Es gibt dafür ein Online-Formular der ÖGK.

3. Kommunalsteuernummer

Diese gibt es bei der Gemeinde; sie ist für das Abführen der Kommunalsteuer (3 % der Bruttolohnsumme) relevant. Der Antrag ist je nach Gemeinde unterschiedlich geregelt, oft online möglich.

4. Kollektivvertrag (KV)

Der Kollektivvertrag regelt Mindestgehalt samt jährlichen Erhöhungen, Sonderzahlungen (13. und 14. Gehalt), Arbeitszeit und weitere Arbeitsbedingungen. Wichtig zu wissen: Kollektivverträge werden nicht nach Tätigkeiten, sondern nach Branchen abgeschlossen. Ein Softwareunternehmen gehört als Ganzes zum IT-KV – auch wenn in der Firmenkantine ein Koch beschäftigt wird; dessen Tätigkeit ist dann für die Einstufung im IT-KV relevant.

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt ist in Österreich übrigens verpflichtend in Stellenanzeigen anzugeben. In der Regel ist die Branchenzuordnung anhand der Gewerbeberechtigung klar; die KV-Suche der WKO führt zum passenden Vertrag. Bei Unternehmen, die zu mehreren Branchen passen, hilft die WKO weiter. In Branchen ohne KV gilt „nur” allgemeines Arbeitsrecht.

5. Arbeitserlaubnis

Stellen Sie einen Mitarbeiter ein, der nicht aus der EU oder dem EWR stammt, muss vor Beginn des Arbeitsverhältnisses eine gültige Arbeitserlaubnis vorliegen. Ansprechpartner ist in der Regel das AMS.

6. Betriebliche Vorsorgekasse

Arbeitgeber wählen eine BV-Kasse, die die Beiträge zur Mitarbeitervorsorge verwaltet – 1,53 % des Bruttoentgelts. Dieser Schritt hat etwas Zeit, da der BV-Beitrag erst ab dem zweiten Beschäftigungsmonat anfällt. Der Antrag läuft online bei der Kasse Ihrer Wahl. Wählen Sie keine, weist die ÖGK im Zuweisungsverfahren eine zu.

7. SEPA-Mandat für die Sozialversicherung

Die SV-Beiträge können manuell oder per Datei aus dem Bankprogramm überwiesen werden. Einfacher ist ein SEPA-Lastschrift-Mandat: Die ÖGK bucht die fälligen Beiträge direkt ab – das Mandat lässt sich auch elektronisch über das Dienstgeber-Portal WEBEKU erteilen.

8. NeuFöG nicht vergessen

Das Neugründungs-Förderungs-Gesetz bietet jungen Unternehmen unter anderem bei lohnbezogenen Abgaben Erleichterungen – beschränkt auf die ersten 36 Monate ab Gründung (Details und Voraussetzungen beim Unternehmensserviceportal). Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, ist das gerade beim ersten Mitarbeiter bares Geld wert.

9. Anmeldung VOR Dienstantritt

Der Schritt, bei dem es keine Toleranz gibt: Jeder Dienstnehmer muss vor Arbeitsantritt bei der ÖGK angemeldet sein – elektronisch über ELDA. Eine Anmeldung „am ersten Tag im Laufe des Vormittags” ist zu spät; bei einer Kontrolle drohen empfindliche Strafen. Geht es schnell, reicht zunächst die Anmeldung mit Mindestangaben, die restlichen Daten werden binnen sieben Tagen nachgereicht. Das gilt übrigens unabhängig vom Ausmaß – auch geringfügig Beschäftigte werden vor Dienstantritt angemeldet.

Die wichtigsten SV-Werte 2026 (ÖGK, veränderliche Werte): Geringfügigkeitsgrenze 551,10 € pro Monat (2026 ausnahmsweise nicht valorisiert), Höchstbeitragsgrundlage 6.930,00 € pro Monat. Bis zur Geringfügigkeitsgrenze ist der Mitarbeiter nur unfallversichert; darüber gilt Vollversicherung. Diese Werte ändern sich (fast) jährlich – ein Grund, warum Lohnverrechnung Pflege braucht.

10. Dienstzettel – seit 28.03.2024 mit erweiterten Pflichten

Nach der Anmeldung hat der Mitarbeiter Anspruch auf einen Dienstzettel mit den wesentlichen Eckdaten. Seit der AVRAG-Novelle vom 28.03.2024 ist die Liste deutlich länger geworden (Überblick bei der WKO): Neben den klassischen Angaben (Vertragsparteien, Beginn, Kündigungsfrist und -termin, Dienstort, KV-Einstufung, Tätigkeit, Entgelt, Urlaubsanspruch, Normalarbeitszeit, anwendbarer KV) gehören nun unter anderem dazu: Dauer und Bedingungen der Probezeit, die Vergütung von Überstunden, die Art der Auszahlung, das Verfahren bei Beendigung, ein etwaiger Fortbildungsanspruch sowie Name und Anschrift von Sozialversicherungsträger und BV-Kasse. Der Dienstzettel ist außerdem bei jeder Dauer des Dienstverhältnisses auszustellen – auch unter einem Monat. Neu ist auch eine Strafbestimmung: Wer weder Dienstzettel ausstellt noch einen schriftlichen Dienstvertrag schließt, riskiert eine Verwaltungsstrafe von 100 bis 436 € – im Wiederholungsfall oder ab fünf betroffenen Dienstnehmern 500 bis 2.000 €.

Der Dienstzettel ist nur das gesetzliche Minimum – es empfiehlt sich, darüber hinaus per Dienstvertrag weitere Vereinbarungen zu treffen (z. B. zur Arbeitszeit). Wir generieren aus den Anmeldedaten automatisch einen Dienstzettel für Sie.

11. Arbeitszeiterfassung

In Österreich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit Pflicht – und auch praktisch sinnvoll: Meinungsverschiedenheiten lassen sich mit sauberen Aufzeichnungen vermeiden, Urlaube planen, Krankenstände für Entgeltfortzahlung und AUVA-Erstattung erfassen, Gleitzeitmodelle verwalten. Wie Sie erfassen, ist Ihnen überlassen – Papier und Excel erfüllen die Pflicht genauso, solange die Aufzeichnungen vollständig und nachvollziehbar sind. Deutlich komfortabler ist eine Software: Wir arbeiten mit Planery, mit dem KMU die Arbeitszeit per App benutzerfreundlich und gesetzeskonform erfassen.

Die häufigsten Stolperfallen

Aus der Übernahme-Praxis: Am öftesten schiefgehen sehen wir die KV-Einstufung (falsche Branche oder Verwendungsgruppe – wirkt auf jede einzelne Abrechnung), die zu späte ELDA-Anmeldung, eine nicht geregelte Probezeit im Dienstzettel und vergessene Sonderzahlungen in der Budgetplanung – das 13. und 14. Gehalt gehören von Anfang an eingepreist. Wie der laufende Betrieb sauber aufgesetzt wird, zeigt Das 1x1 der Lohnverrechnung.

Fazit

Die Einstellung des ersten Mitarbeiters erfordert sorgfältige Planung – mit dieser Übersicht sind Sie gerüstet. Und wenn Sie es nicht selbst machen wollen: Genau diese Setup-Schritte übernehmen wir transparent gegen Zeitlohn, die laufende Abrechnung gibt es danach zur Flatrate – was das kostet, steht offen in unserem Preisüberblick, und wie das Auslagern abläuft auf Lohnverrechnung auslagern. Viel Erfolg bei Ihrem Start als Arbeitgeber!