Endlich Chef! Lohnverrechnung beim ersten Mitarbeiter – der Leitfaden

Gratulation! Sie haben den großen Schritt gewagt und Ihr eigenes Unternehmen gegründet. Nun steht der nächste Meilenstein bevor: die Einstellung Ihrer ersten Mitarbeiterin oder Ihres ersten Mitarbeiters. Die Lohnverrechnung kann auf den ersten Blick komplex erscheinen – mit diesem Leitfaden bewältigen Sie den Prozess rechtssicher.

Steuernummer

Als Dienstgeber brauchen Sie Identifikationsnummern, damit Finanzamt, Sozialversicherung und Gemeinde die Beiträge, Abgaben und Steuern zuordnen können. Die meisten Unternehmen haben bereits eine Steuernummer aus der Gründung, Einzelunternehmen nutzen oft die persönliche Steuernummer. Falls nicht, erfolgt die Beantragung über FinanzOnline (z. B. Formular Verf 24 für österreichische Einzelunternehmen).

Beitragskontonummer bei der ÖGK

Für die Sozialversicherungsbeiträge brauchen Sie eine Beitragskontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse. Wichtig: vor Dienstantritt beantragen, denn die Nummer wird für die Anmeldung benötigt. Es gibt dafür ein Online-Formular der ÖGK.

Kommunalsteuernummer

Diese gibt es bei der Gemeinde; sie ist für das Abführen der Kommunalsteuer relevant. Der Antrag ist je nach Gemeinde unterschiedlich geregelt, oft online möglich.

Kollektivvertrag (KV)

Der Kollektivvertrag regelt Mindestgehalt, Arbeitszeit und weitere Arbeitsbedingungen wie Sonderzahlungen. Wichtig zu wissen: Kollektivverträge werden nicht nach Tätigkeiten, sondern nach Branchen abgeschlossen. Ein Softwareunternehmen gehört als Ganzes zum IT-KV – auch wenn in der Firmenkantine ein Koch beschäftigt wird; dessen Tätigkeit ist dann für die Einstufung im IT-KV relevant.

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt ist in Österreich übrigens verpflichtend in Stellenanzeigen anzugeben. In der Regel ist die Branchenzuordnung anhand der Gewerbeberechtigung klar; unter kollektivvertrag.at finden Sie den passenden KV. Bei Unternehmen, die zu mehreren Branchen passen, hilft die WKO weiter. In Branchen ohne KV gilt „nur” allgemeines Arbeitsrecht.

Arbeitserlaubnis

Stellen Sie einen Mitarbeiter ein, der nicht aus der EU oder dem EWR stammt, muss vor Beginn des Arbeitsverhältnisses eine gültige Arbeitserlaubnis vorliegen. Ansprechpartner ist in der Regel das AMS.

Betriebliche Vorsorgekasse

Arbeitgeber wählen eine BV-Kasse, die die Beiträge zur Mitarbeitervorsorge verwaltet – 1,53 % des Bruttoentgelts. Dieser Schritt hat etwas Zeit, da der BV-Beitrag erst ab dem zweiten Beschäftigungsmonat anfällt. Der Antrag läuft online bei der Kasse Ihrer Wahl. Wählen Sie keine, weist die ÖGK im Zuweisungsverfahren eine zu.

SEPA-Mandat für die Sozialversicherung

Die SV-Beiträge können manuell oder per ELBA-Datei überwiesen werden. Einfacher ist ein SEPA-Mandat: Die ÖGK bucht die fälligen Beiträge direkt ab.

NeuFöG

Das Neugründungs-Förderungs-Gesetz bietet jungen Unternehmen unter anderem bei lohnbezogenen Abgaben Erleichterungen – beschränkt auf die ersten 36 Monate ab Gründung. Gerade beim ersten Mitarbeiter oft bares Geld wert.

Dienstzettel

Nach der Anmeldung (Anmeldebestätigung der ÖGK) hat der Mitarbeiter Anspruch auf einen Dienstzettel mit den wesentlichen Eckdaten: Dienstgeber und Dienstnehmer, Beginn (und Ende bei Befristung), Kündigungsfrist und -termin, Dienstort, KV-Einstufung, Tätigkeitsbereich, Entgelt und Fälligkeit, Urlaubsanspruch, Normalarbeitszeit, Kollektivvertrag und BV-Kasse.

Der Dienstzettel ist nur das gesetzliche Minimum – es empfiehlt sich, darüber hinaus per Dienstvertrag weitere Vereinbarungen zu treffen (z. B. zur Arbeitszeit). Wir generieren aus den Anmeldedaten automatisch einen Dienstzettel für Sie.

Arbeitszeiterfassung

In Österreich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit Pflicht – und auch praktisch sinnvoll: Meinungsverschiedenheiten lassen sich mit sauberen Aufzeichnungen vermeiden, Urlaube planen, Krankenstände für Entgeltfortzahlung und AUVA-Erstattung erfassen, Gleitzeitmodelle verwalten. Wir arbeiten mit dem Tool von Planery, mit dem KMU die Arbeitszeit per App benutzerfreundlich und gesetzeskonform erfassen.

Fazit

Die Einstellung des ersten Mitarbeiters erfordert sorgfältige Planung – mit dieser Übersicht sind Sie gerüstet. Und wenn Sie es nicht selbst machen wollen: Genau diese Setup-Schritte übernehmen wir transparent gegen Zeitlohn, die laufende Abrechnung gibt es danach zur Flatrate. Viel Erfolg bei Ihrem Start als Arbeitgeber!