Frag einen Personalverrechner – Teil 2: Wie führe ich ein Lohnkonto?

Teil 2 unserer Kolumne zu den gängigsten Google-Fragen rund um die Lohnverrechnung.

Wie führe ich ein Lohnkonto?

Ein Lohnkonto wird geführt, indem alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter gesammelt und dokumentiert werden: persönliche Daten, Beschäftigungsbeginn, Sozialversicherungsnummer, Arbeitszeiten, Urlaubstage, SV-Beiträge, Lohnsteuer, Pendlerpauschale, Familienbonus Plus, Alleinverdienerabsetzbetrag und mehr (eine vollständige Liste stellt die WKO bereit). Diese Daten werden laufend aktualisiert und sind die Basis der monatlichen Abrechnung. Das Führen des Lohnkontos ist dem Arbeitgeber durch die Lohnkontenverordnung vorgeschrieben.

Was gehört alles zur Lohnbuchhaltung?

Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten, Berechnung der Löhne und Gehälter, Erstellung der Abrechnungen, Abfuhr von Steuern und SV-Beiträgen, Führung der Lohnkonten und die Kommunikation mit Finanzamt und Sozialversicherungsträgern.

Was macht man in der Lohnbuchhaltung?

Neben Erfassen, Berechnen und Abführen wird viel kommuniziert: mit MitarbeiterInnen zu Fragen rund um den Lohnzettel, mit dem Controlling zur Personalkostenplanung, mit Behörden wie der ÖGK etwa zur Lösung von Clearing-Fällen.

Wie viele Tage nach der Abrechnung kommt das Gehalt?

Die Auszahlung erfolgt in Österreich meist am Monatsende oder am Monatsersten. Abgerechnet wird idealerweise einige Tage davor, um in Ruhe prüfen zu können. Bei Last-Minute-Änderungen wird die Abrechnung vorbereitet und nach Finalisierung direkt überwiesen – der vereinbarte Auszahlungstermin soll jedenfalls halten. Alle wissen: MitarbeiterInnen sind auf die pünktliche Überweisung angewiesen.

Wie lange darf der Lohn zu spät kommen?

Gar nicht ohne triftigen Grund – spätestens am vereinbarten Zahltag muss überwiesen sein, sonst drohen rechtliche Schritte und Verzugszinsen. Bei gut geführten Unternehmen kommt das praktisch nicht vor; seltene Verspätungen von 1–2 Tagen liegen meist an der Kombination aus knapper Überweisung, Feiertag und Auslandskonto.

Was bedeutet „St” in der Lohnabrechnung?

Üblicherweise „Steuer” – gemeint ist die Lohnsteuer, die vom Brutto abgezogen wird. Früher waren kryptische Abkürzungen üblich; heute sollte ein Lohnzettel übersichtlich sein und ohne unverständliche Kürzel auskommen, damit jeder Mitarbeiter seine Abzüge versteht.

Ist Personalverrechnung stressig?

Sie kann es sein, besonders zu Monats- und Jahresabschluss – die Arbeit erfordert Genauigkeit, Fehler haben Konsequenzen. Mit robusten IT-Systemen und einem Zeitplan mit Reserven bleibt es beherrschbar. Im Ernstfall muss sich der Personalverrechner die nötige Zeit nehmen und darf sich nicht zu unrealistischen Deadlines drängen lassen.

Wie viel Prozent geht vom Lohn ab?

Vom Bruttolohn werden bis zu 18 % Sozialversicherungsbeiträge abgezogen (Kranken-, Unfall-, Arbeitslosen-, Pensionsversicherung u. a.), dazu je nach Tarifstufe Lohnsteuer von 0 % bis maximal 55 % (Stand 2024), eventuell noch Betriebsratsumlage und Gewerkschaftsbeitrag. Insgesamt machen die Abzüge je nach Situation etwa 15–50 % des Brutto aus. Zur Einordnung der oft zitierten WKO-Zahl von 47,3 %: Die bezieht sich auf die gesamten Lohnkosten inklusive Dienstgeberbeiträge, nicht auf das Brutto.

Wie buche ich Löhne richtig?

Die Lohndaten werden der Buchhaltung per Datenüberleitung („Buchungsjournal”) bereitgestellt und primär in Klasse 6 (Personalaufwand, im SOLL) und Klasse 3 (Verbindlichkeiten) des ÖKR verbucht – z. B. 6000 Bruttolöhne, 6200 Bruttogehälter, 6500/6501 gesetzlicher Sozialaufwand, 6631 Kommunalsteuer, gegen 3600 Verrechnung SV, 3560 Verrechnung Lohnsteuer, 3620 Verrechnung Löhne/Gehälter.

Kann man sich als Personalverrechner selbstständig machen?

Ja – nach bestandener Prüfung wird man zum Personalverrechner bestellt und im Register der Bilanzbuchhaltungsbehörde geführt. Dann kann man Unternehmen als externer Dienstleister unterstützen; nötig sind fundierte Fachkenntnisse und unternehmerische Fähigkeiten.

Fazit

Gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich selten, das Lohnkonto und die Abrechnung inhouse zu stemmen – ein externer Partner stellt sicher, dass alles effizient, korrekt und gesetzeskonform läuft.