Frag einen Personalverrechner – Teil 1: Wie geht Lohnverrechnung?

„Über Lohn und Gehalt spricht man nicht?!” Aber klar doch! Die Google-Suchanfragen zeigen: Kaum ein Thema beschäftigt Unternehmerinnen und Unternehmer so verlässlich wie die Lohnverrechnung. In dieser Kolumne arbeiten wir uns durch die häufigsten Fragen – beantwortet aus der Praxis, aus der Sicht des Dienstgebers.

Wie geht Lohnverrechnung?

Die Lohnverrechnung in Österreich umfasst die monatliche Abrechnung der Dienstnehmer und die Zahlungen an externe Stellen wie die Krankenkasse. Dazu gehören die Führung eines Lohnkontos, die Berücksichtigung von Zulagen und Pendlerpauschalen sowie Besonderheiten wie Kündigungsentschädigungen oder Abfertigungen.

Man unterscheidet die innerbetriebliche Abrechnung (Berechnung des Nettogehalts durch Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer vom Brutto) und die außerbetriebliche Abrechnung (Zahlungen des Dienstgebers an Finanzamt, Krankenkasse und weitere Stellen). Wichtig: Als Dienstgeber müssen Sie für jeden Dienstnehmer ein Lohnkonto führen – wie das geht, steht in Teil 2 dieser Serie – und die Bestimmungen im Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht beachten (Überblick bei der WKO).

Wie wird Lohn abgerechnet?

In der Praxis mit spezialisierten Softwareprogrammen, die Stammdaten (Name, Adresse …) und Bewegungsdaten (z. B. Überstunden) erfassen und daraus die Abrechnung erstellen – inklusive automatischer Plausibilitätsprüfungen und Schnittstellen für die Meldungen (z. B. an die ÖGK). Theoretisch ginge es auch mit Papier und Taschenrechner oder Excel – dann aber ohne Checks und Behörden-Schnittstellen.

Wer macht die Lohnabrechnung?

Meist spezialisierte externe Dienstleister – Lohnverrechnungsbüros oder Steuerberatungskanzleien. Größere Unternehmen beschäftigen eigene Personalverrechner mit eigener Software. Für KMU ist das Auslagern in der Regel die wirtschaftlichste Variante – die Abwägung samt Zahlen steht auf unserer Seite Lohnverrechnung auslagern.

Wie lange dauert eine Abrechnung?

Dank moderner Software im Prinzip „auf Knopfdruck” – wenn vorher alles erledigt ist: Das System muss aktuell sein (Gesetzesänderungen implementiert), alle Stamm- und Bewegungsdaten müssen korrekt gepflegt sein (inkl. IBAN, Lohn, Prämien, Diäten), und die Zeiterfassungsdaten (Urlaub, Krankenstand, Überstunden) müssen übernommen sein. Nach der Abrechnung folgen Kontrolle und Auszahlung – ein komplexer Prozess, der durch IT sicher und effizient wird. Der eigentliche Rechenlauf dauert also Minuten; der überwiegende Aufwand liegt im Sammeln, Prüfen und Freigeben der Daten.

Was kommt zuerst: Abrechnung oder Lohn?

Die Abrechnung. Sie dokumentiert die genaue Zusammensetzung des Entgelts – Brutto, Netto, Zulagen, Abzüge. Erst nach Erstellung und Prüfung wird der Nettolohn ausgezahlt.

Welche Fristen muss ich als Dienstgeber kennen?

Die wichtigste wiederkehrende Frist ist der 15. des Folgemonats: Bis dahin sind die SV-Beiträge an die ÖGK sowie Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag und Zuschlag an das Finanzamt zu entrichten, ebenso die Kommunalsteuer an die Gemeinde. Dazu kommen die Anmeldung vor Dienstantritt und die jährlichen Meldungen (etwa der Jahreslohnzettel L16); je nach Sachverhalt können weitere Melde- und Zahlungsfristen gelten. Wer neu als Arbeitgeber startet, findet alle Schritte im Leitfaden zum ersten Mitarbeiter.

Wie schwer ist die Lohnverrechnung?

Die Lohnverrechnung – wer aus Deutschland kommt, sagt „Lohnbuchhaltung”, der amtliche Begriff in Österreich ist „Personalverrechnung” – zählt zu den komplexesten Materien des Steuerrechts, weil sie Lohnsteuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht verbindet. Die Schwierigkeit hängt von der Mitarbeiterzahl, der Beschäftigungsart und Sonderfällen ab (z. B. BUAK bei Bauarbeitern, SV-Pflicht bei Gesellschafter-Geschäftsführern). Fehler können für den Dienstgeber rechtliche Konsequenzen haben – bei einer Prüfung wird bis zu fünf Jahre zurück nachverrechnet.

Warum ist es so schwer, einen guten Lohnverrechner zu finden?

Weil der Beruf in Österreich ein Mangelberuf ist: Komplexität, laufende Gesetzesänderungen und die Verantwortung schrecken Nachwuchs ab, während der Bedarf steigt. Für Sie als Dienstgeber heißt das zweierlei. Erstens: Eine eigene Personalverrechnung zu besetzen ist teuer und riskant – fällt die eine Fachkraft aus, steht der Lohnlauf. Zweitens: Auch bei Steuerberatern ist die Personalverrechnung oft der Engpass, weil der Fachkräftemangel die Kanzleien zuerst trifft. Woran Sie einen guten Partner erkennen, steht in unserer 10-Punkte-Checkliste.

Was kostet mich die Lohnverrechnung?

Ausgelagert üblicherweise 15–40 € netto pro Mitarbeiter und Monat plus Grund- oder Mindestbeträge; eine eigene Vollzeitkraft kostet als Dienstgeber real rund 51.000–82.000 € im Jahr. Die vollständige Marktübersicht mit allen Zahlen – inklusive unserer eigenen Preise – steht im Preisüberblick Lohnverrechnung Österreich.

Fazit

Das Thema ist komplex – und gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich nicht, alles inhouse abzudecken. Die Zusammenarbeit mit einem externen Partner stellt sicher, dass die Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform läuft – und Sie sich um Ihr Geschäft kümmern können statt um den 15. des Monats.

Weiter in der Serie: Teil 2 – Wie führe ich ein Lohnkonto?