Frag einen Personalverrechner – Teil 1: Wie geht Lohnverrechnung?

„Über Lohn und Gehalt spricht man nicht?!” Aber klar doch! Laut Google-Suchanfragen interessieren sich MitarbeiterInnen wie UnternehmerInnen sehr für das Thema – zu Recht: Wie soll etwa Equal Pay sichergestellt werden, wenn das Thema ein Tabu ist? In dieser Kolumne arbeiten wir uns durch die gängigsten Fragen zur Lohnverrechnung.

Wie geht Lohnverrechnung?

Die Lohnverrechnung in Österreich umfasst die monatliche Abrechnung der Dienstnehmer und die Zahlungen an externe Stellen wie die Krankenkasse. Dazu gehören die Führung eines Lohnkontos, die Berücksichtigung von Zulagen und Pendlerpauschalen sowie Besonderheiten wie Kündigungsentschädigungen oder Abfertigungen.

Man unterscheidet die innerbetriebliche Abrechnung (Berechnung des Nettogehalts durch Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer vom Brutto) und die außerbetriebliche Abrechnung (Zahlungen des Dienstgebers an Finanzamt, Krankenkasse und weitere Stellen). Wichtig: Arbeitgeber müssen für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen und die Bestimmungen im Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht beachten.

Wie wird man Lohnverrechner?

Durch eine spezielle Ausbildung und eine Prüfung. In der Ausbildung (z. B. WIFI oder BFI, berufsbegleitend machbar) lernt man neben dem Abrechnen auch Buchhaltung, Recht und IT. Die Prüfung hat einen schriftlichen und einen mündlichen Teil – letzteren legt man vor einer Prüfungskommission der Bilanzbuchhaltungsbehörde ab. Ist alles bestanden, wird man auf Antrag zum Personalverrechner bestellt. Wichtig danach: laufende Weiterbildung, denn die Rechtslage ändert sich ständig.

Wie wird Lohn abgerechnet?

In der Praxis mit spezialisierten Softwareprogrammen, die Stammdaten (Name, Adresse …) und Bewegungsdaten (z. B. Überstunden) erfassen und daraus die Abrechnung erstellen – inklusive automatischer Plausibilitätsprüfungen und Schnittstellen für die Meldungen (z. B. an die ÖGK). Theoretisch ginge es auch mit Papier und Taschenrechner oder Excel – dann aber ohne Checks und Behörden-Schnittstellen.

Wer macht die Lohnabrechnung?

Meist spezialisierte externe Dienstleister – Lohnverrechnungsbüros oder Steuerberatungskanzleien. Größere Unternehmen beschäftigen eigene Personalverrechner mit eigener Software.

Wie lange dauert eine Abrechnung?

Dank moderner Software im Prinzip „auf Knopfdruck” – wenn vorher alles erledigt ist: Das System muss aktuell sein (Gesetzesänderungen implementiert), alle Stamm- und Bewegungsdaten müssen korrekt gepflegt sein (inkl. IBAN, Lohn, Prämien, Diäten), und die Zeiterfassungsdaten (Urlaub, Krankenstand, Überstunden) müssen übernommen sein. Nach der Abrechnung folgen Kontrolle und Auszahlung – ein komplexer Prozess, der durch IT sicher und effizient wird.

Was kommt zuerst: Abrechnung oder Lohn?

Die Abrechnung. Sie dokumentiert die genaue Zusammensetzung des Entgelts – Brutto, Netto, Zulagen, Abzüge. Erst nach Erstellung und Prüfung wird der Nettolohn ausgezahlt.

Sind Lohnverrechner gefragt?

Ja, sehr – der Beruf ist in Österreich sogar ein „Mangelberuf”. Komplexität, laufende Gesetzesänderungen und die Bedeutung korrekter, pünktlicher Abwicklung machen die Rolle unverzichtbar – in Unternehmen wie in spezialisierten Büros und Kanzleien.

Was muss ein Personalverrechner können?

Gesetzliche Vorgaben im Arbeits-, SV- und Steuerrecht kennen und einhalten; Steuern und Abgaben korrekt berechnen; Urlaubsansprüche verwalten; mit Digitalisierung und Automatisierung umgehen; effizient verwalten – und als kompetenter Berater bei Fragen rund um Lohn und Gehalt unterstützen. Kurz: viel Fachwissen, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein.

Wie schwer ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt zu den komplexesten Materien des Steuerrechts, weil sie Lohnsteuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht verbindet. Die Schwierigkeit hängt von der Mitarbeiterzahl, der Beschäftigungsart und Sonderfällen ab (z. B. BUAK bei Bauarbeitern, SV-Pflicht bei Gesellschafter-Geschäftsführern). Fehler können für den Arbeitgeber rechtliche Konsequenzen haben.

Wie viel verdient man in der Lohnbuchhaltung?

In Österreich im Durchschnitt rund 45.800 € brutto pro Jahr (Stand Mai 2024); je nach Erfahrung, Qualifikation und Unternehmensgröße etwa 36.000 bis 53.000 €. Mit Erfahrung und Zusatzqualifikationen steigt der Verdienst weiter.

Fazit

Das Thema ist komplex – und gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich nicht, alles inhouse abzudecken. Die Zusammenarbeit mit einem externen Partner stellt sicher, dass die Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform läuft.