Arbeitszeugnis mit KI erstellen: Regeln in Österreich und Deutschland

KI kann Arbeitszeugnisse in Minuten statt Stunden erstellen – aber nur, wenn sie die richtigen Regeln kennt. Und die sind in Österreich und Deutschland grundverschieden: In Österreich gibt es das Dienstzeugnis, das nur Dauer und Art der Tätigkeit beschreibt und keine nachteiligen Wertungen enthalten darf. In Deutschland gibt es das qualifizierte Arbeitszeugnis mit Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Notenstufen und der berüchtigten Zeugnissprache. In der österreichischen Praxis sind Zeugnisse nach deutschem Muster zwar verbreitet – rechtlich sind sie freiwillig, und die Notenfloskeln sind hier eine Falle, keine Pflicht. Wer einer KI unbesehen eine deutsche Vorlage für einen österreichischen Dienstnehmer gibt, bekommt ein Zeugnis, das mehr enthält, als das Gesetz verlangt – und je nach Note mehr, als es erlaubt. Umgekehrt fehlt einem Zeugnis nach AT-Muster in Deutschland genau das, was dort verpflichtend ist.

Übrigens: Wer nach „Arbeitszeugnis Österreich” sucht, meint rechtlich das Dienstzeugnis – der deutsche Begriff hat sich umgangssprachlich auch hier durchgesetzt, das Gesetz kennt ihn nicht. Dieser Leitfaden richtet sich an Dienstgeber und Personalverantwortliche in beiden Ländern und erklärt zuerst die Rechtslage, dann den KI-Einsatz – mit je einem Beispiel-Prompt für Österreich und Deutschland.

Was gilt in Österreich: das Dienstzeugnis

Rechtsgrundlage ist § 39 Angestelltengesetz für Angestellte bzw. § 1163 ABGB für alle übrigen Dienstverhältnisse. Die Regeln in Kurzform:

• Anspruch auf Verlangen: Der Dienstnehmer hat Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis – fällig mit der Beendigung des Dienstverhältnisses, ausgestellt wird es auf Verlangen, nicht automatisch.
• Inhalt: nur Dauer und Art der Dienstleistung. Beschäftigungszeitraum, Position, Aufgabenbereiche. Mehr verlangt das Gesetz nicht.
• Keine fortkommenserschwerenden Angaben. Eintragungen und Anmerkungen, die dem Dienstnehmer die Erlangung einer neuen Stelle erschweren, sind unzulässig. Das umfasst negative Wertungen genauso wie Andeutungen, Auslassungscodes oder den Hinweis auf eine Entlassung.
• Keine Beurteilungspflicht. Ein Anspruch auf Leistungs- oder Verhaltensbewertung besteht nicht. Positive Zusätze („war stets engagiert und zuverlässig”) sind erlaubt und üblich – sofern sie wahr sind und der Dienstgeber sie freiwillig aufnimmt; verlangen kann der Dienstnehmer sie nicht.

Für Dienstgeber heißt das: Das österreichische Dienstzeugnis ist bewusst schlank. Was das Gesetz verlangt, ist schnell erfüllt – die eigentliche Kunst liegt darin, was man freiwillig dazuschreibt. Dazu gleich mehr.

Warum viele österreichische Zeugnisse trotzdem „deutsch” aussehen

Wer in Österreich Zeugnisse liest oder schreibt, kennt das: In der Praxis sind erweiterte Zeugnisse mit Leistungs- und Verhaltensbeurteilung nach deutschem Muster weit verbreitet – inklusive der Floskeln, die in Wirklichkeit Schulnoten sind („stets zur vollsten Zufriedenheit” = sehr gut, „zur vollen Zufriedenheit” = gut, „stets bemüht” = durchgefallen). Die Gründe sind naheliegend: ein gemeinsamer Arbeitsmarkt, Vorlagen und HR-Software aus Deutschland, und Bewerber, die ein „richtiges” Zeugnis mit Bewertung erwarten, weil das schlanke Dienstzeugnis schnell nach Abfertigung im Streit aussieht.

Rechtlich ist gegen ein freiwillig erweitertes Zeugnis nichts einzuwenden – solange es positiv ist. Die Falle steckt in der Mitte des Notensystems: Weil österreichische Personalabteilungen die deutschen Codes kennen und mitlesen, wirkt eine „wohlwollend” formulierte Mittelnote hier genauso als Warnsignal wie in Deutschland. Ein „stets bemüht” ist damit keine harmlose Höflichkeitsfloskel, sondern eine Angabe, die dem Dienstnehmer die nächste Stelle erschwert – und genau solche Angaben verbietet § 39 AngG, auch im freiwilligen Teil des Zeugnisses. In Deutschland ist die Note drei zulässig, wenn sie wahr ist; in Österreich hat sie im Zeugnis nichts verloren.

Die Praxisregel für österreichische Dienstgeber lautet deshalb: Bewertung nur, wenn sie uneingeschränkt positiv ausfällt. Wo sie das nicht wäre, bleibt das Zeugnis beim gesetzlichen Inhalt – Dauer und Art der Tätigkeit, sachlich und vollständig. Das ist keine Auskunftsverweigerung, sondern exakt das, was das Gesetz vorsieht.

Was gilt in Deutschland: das qualifizierte Arbeitszeugnis

Rechtsgrundlage ist § 109 Gewerbeordnung. Die Unterschiede zum österreichischen Recht sind erheblich:

• Einfaches Zeugnis als Pflicht, qualifiziertes auf Verlangen. Das einfache Zeugnis nennt Art und Dauer der Tätigkeit. Verlangt der Arbeitnehmer ein qualifiziertes Zeugnis, muss es sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten erstrecken – in der Praxis der Regelfall.
• Wahr und wohlwollend. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss das Zeugnis wahr sein und ist zugleich von verständigem Wohlwollen getragen – aus diesem Spannungsfeld ist die deutsche Zeugnissprache mit ihren Notenstufen entstanden.
• Klar und verständlich, keine Geheimzeichen. § 109 Abs. 2 GewO verbietet Merkmale und Formulierungen mit versteckter Doppelbedeutung. Zugleich haben sich bestimmte Formulierungen als allgemein verstandene Bewertungsstandards etabliert – die Notenskala selbst ist kein verbotener Code, sondern gelebte Konvention, die jede Personalabteilung mitliest.
• Notenstufen als Konvention: von „stets zur vollsten Zufriedenheit” (sehr gut) abwärts. Wer eine überdurchschnittliche Bewertung durchsetzen will, muss sie nach der Rechtsprechung grundsätzlich darlegen und beweisen.

Österreich und Deutschland im direkten Vergleich

	Österreich (Dienstzeugnis)	Deutschland (Arbeitszeugnis)
Rechtsgrundlage	§ 39 AngG, § 1163 ABGB	§ 109 GewO
Pflichtinhalt	Dauer und Art der Tätigkeit	einfach: Dauer und Art; qualifiziert: zusätzlich Leistung und Verhalten
Bewertung/Note	nicht vorgesehen, freiwillig möglich	im qualifizierten Zeugnis verpflichtend, Notenkonvention
Negative Angaben	unzulässig, wenn fortkommenserschwerend	zulässig, wenn wahr – aber wohlwollend formuliert
Zeugnissprache/Codes	keine rechtliche Funktion	verboten, aber gelebte Lesekonvention
Zwischenzeugnis	kein allgemeiner gesetzlicher Anspruch – freiwillig (oder nach Kollektivvertrag) jederzeit möglich	anerkannt bei berechtigtem Interesse

Die Konsequenz für die Praxis: Vor dem Prompt kommt die Standortfrage. Ein Zeugnis für einen Dienstnehmer in Österreich braucht eine andere Anweisung als eines für einen Arbeitnehmer in Deutschland – dieselbe Vorlage für beide Länder produziert in einem der beiden ein falsches Ergebnis.

Wie KI die Zeugniserstellung beschleunigt

Richtig eingesetzt, verkürzt KI die Erstellung von Stunden auf Minuten und hält Stil und Struktur über alle Zeugnisse konsistent. Die KI arbeitet dabei nur so gut wie ihr Input. Bewährt hat sich: Personendaten (Name, Beschäftigungszeitraum), Position und Tätigkeitsbeschreibung in Stichworten, Verantwortungsebene, Austrittsart – und je nach Land die Bewertung (Deutschland) bzw. der Verzicht darauf (Österreich). Stellenbeschreibung oder die damalige Ausschreibung als Anlage verbessern das Ergebnis spürbar.

Beispiel-Prompt Österreich:

„Erstelle ein Dienstzeugnis nach österreichischem Recht (§ 39 AngG) für Frau Erika Mustermann, beschäftigt vom 01.03.2019 bis 30.06.2026 als Teamleiterin Buchhaltung. Aufgaben: Monats- und Jahresabschlüsse, Betreuung der laufenden Buchhaltung, Kommunikation mit der Steuerberatung, Einführung digitaler Prozesse. Inhalt: Dauer und Art der Tätigkeit, sachlich und vollständig. Da die Leistung uneingeschränkt positiv war, ergänze eine positive Leistungs- und Verhaltensbeurteilung sowie einen Schlusssatz mit Dank und guten Wünschen. Keine deutschen Zeugnisfloskeln mit Notencharakter, keine Formulierungen, die als versteckte Wertung gelesen werden könnten.”

Beispiel-Prompt Deutschland:

„Erstelle ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nach § 109 GewO für Frau Erika Mustermann, beschäftigt vom 01.03.2019 bis 30.06.2026 als Teamleiterin Buchhaltung, fachliche Führung von zwei Beschäftigten. Aufgaben: Monats- und Jahresabschlüsse, Betreuung der Buchhaltung, Kommunikation mit der Steuerberatung, Einführung digitaler Prozesse. Leistungsbeurteilung entsprechend der Note 1 („stets zur vollsten Zufriedenheit”), Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Externen einwandfrei. Austritt auf eigenen Wunsch. Klassische Gliederung: Einleitung, Tätigkeiten, Leistung, Verhalten, Schlussformel mit Dank und Zukunftswünschen.”

In beiden Fällen gilt: Die KI liefert den Entwurf, die Verantwortung bleibt beim Dienstgeber. Vor der Unterschrift liest ein Mensch gegen – besonders bei konfliktbehafteten Trennungen.

Datenschutz: die Grenze des KI-Einsatzes

Zeugnisdaten sind personenbezogene Daten, teils mit heiklem Gehalt (Austrittsgrund, Bewertungen). Der Maßstab der DSGVO ist dabei nicht, ob ein KI-Werkzeug „offen” oder „geschlossen” ist, sondern ob für die Verarbeitung eine datenschutzrechtlich zulässige Grundlage besteht: Auftragsverarbeitungsvertrag, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, DSGVO-konformer Betrieb – etwa EU-Hosting oder eine betriebliche Umgebung – plus definierte Zugriffsrechte und ein dokumentierter Freigabeprozess. Praktisch heißt das: Mitarbeiterdaten haben in frei zugänglichen Consumer-KI-Diensten ohne diese Grundlage nichts verloren. Wie sich KI-Werkzeuge sauber und kontrolliert in betriebliche Prozesse einbetten lassen, zeigt der Praxisbericht unserer Dachmarke: Autonome Buchhaltung.

Die drei häufigsten Fehler

1. Deutsche Vorlage ungeprüft für österreichische Dienstnehmer. Verbreitet ist das Muster auch in Österreich – aber alles unterhalb einer uneingeschränkt positiven Bewertung wird vom Empfänger als Code gelesen und kann damit zur unzulässigen Fortkommenserschwernis werden. Im Zweifel: Bewertung weglassen.
2. Ungeprüfte KI-Ausgabe unterschreiben. Die KI kennt weder die tatsächliche Leistung noch den Kontext der Trennung. Der Entwurf ist ein Entwurf.
3. Zeugnisse als lästige Einzelfälle behandeln. Wer Austritte sauber prozessiert – Abmeldung, Endabrechnung, Zeugnis aus einem Guss –, spart mehr Zeit als jeder einzelne Prompt. Bei ausgelagerter Personalverrechnung gehört der Austrittsprozess dazu: Lohnverrechnung auslagern.

Unsere Empfehlung

KI für Zeugnisse: ja – aber landesrichtig. Legen Sie je eine geprüfte Prompt-Vorlage für Österreich und für Deutschland an, halten Sie den Datenschutzrahmen ein und lassen Sie jedes Zeugnis vor Ausstellung von einer fachkundigen Person freigeben. Dann wird aus einer heiklen Pflichtaufgabe ein Fünf-Minuten-Prozess.

Stand: 08/2026. Quellen: § 39 AngG (RIS), § 1163 ABGB (RIS), § 109 GewO (gesetze-im-internet.de).