Was kostet Lohnverrechnung in Österreich? Anbieter und Preise im Vergleich

Wer wissen will, was Lohnverrechnung kostet, bekommt meist die Antwort „kommt darauf an” – und ein Angebot erst nach dem Erstgespräch. Wir finden: Preise gehören auf den Tisch. Hier ist der Marktüberblick für Österreich mit konkreten Zahlen, inklusive unserer eigenen Preise.

Die Kurzantwort

Ausgelagerte Lohnverrechnung kostet in Österreich üblicherweise zwischen 15 und 40 € netto pro Mitarbeiter und Monat. Zwei Dinge stehen selten im Prospekt: Die allermeisten Abrechner verrechnen einen Mindestbetrag von knapp 100 € pro Monat – auch wenn es nur eine einzige Abrechnung ist. Und die Einrichtung kostet extra: bei kleinen Firmen typisch 200–400 €, bei wenigen Abrechnungen mit etwas Komplexität schnell vierstellig, und eine echte Migration im KMU-Bereich (Systemwechsel mit Historie, vielen Mitarbeitern, Sonderfällen) kann leicht fünfstellig werden.

Die fünf Wege, den Lohn abzurechnen

1. Steuerberater: Der Klassiker – die Kanzlei macht die Buchhaltung und verrechnet den Lohn mit. Marktüblich sind 16–40 € pro Dienstnehmer und Monat (Quelle: Steuerpedia, Stand 07/2026). Der Haken liegt selten im Grundpreis, sondern in der Einzelverrechnung: Ein- und Austritte, Dienstzettel, Jahresarbeiten und Abklärungen kommen oft extra. Und: In vielen Kanzleien ist die Personalverrechnung ein Nebenprodukt – der Fachkräftemangel bei Personalverrechnern trifft die Kanzleien zuerst.

2. Spezialisierte Lohnbüros: Anbieter, die nur Lohn machen. Beispiele mit öffentlichen Preisen: iKontista (Wien) ab 24 €/Abrechnung mit Fixpreis nach Erstgespräch; Lohnengel mit Paketen von 12–29 €/Dienstnehmer – dort allerdings erst ab 10 Mitarbeitern, darunter „nach Aufwand”, und nicht inkludierte Leistungen kosten 95 €/Stunde. Die Lektion: „ab 12 €” ist nicht automatisch günstiger als „25 € alles drin” – entscheidend ist, was im Preis steckt.

3. Lohnservice der Software-Häuser (z. B. Sage DPW Lohnservice, LHR): professionell, richtet sich aber eher an Unternehmen ab ~100 Mitarbeitern. Preise auf Anfrage.

4. Interne Lohnverrechnung: Ein angestellter Personalverrechner kostet im Schnitt rund 45.000–50.000 € brutto pro Jahr plus ~30 % Lohnnebenkosten, plus Software, plus Fortbildung – und fällt bei Urlaub und Krankenstand aus. Rechnet sich meist erst ab mehreren hundert Abrechnungen.

5. Selbst abrechnen mit moderner Software: Tools wie Lohnbot – mit dem wir übrigens partnerschaftlich zusammenarbeiten – haben die Selbstabrechnung technisch so einfach gemacht wie nie, ab etwa 7 € Lizenzkosten pro Abrechnung. Für wen das passt: Wer sich wirklich gut auskennt, idealerweise eine Personalverrechner-Ausbildung hat, kann damit hervorragend selbst abrechnen – und mit KI-Unterstützung lässt sich das nötige Wissen heute schneller aufbauen als früher. Für ein Unternehmen mit mehreren Abrechnungen und etwas Komplexität empfehlen wir es trotzdem nicht: Falsche KV-Einstufung, verpasste Meldungen oder Fehler bei der Entgeltfortzahlung kosten bei einer GPLB-Prüfung schnell ein Vielfaches der Ersparnis – Nachzahlungen bis zu fünf Jahre zurück. Unser Modell verbindet beides: die modernste Plattform, aber mit geprüftem Personalverrechner davor.

Die versteckten Kosten, die in keinem Angebot stehen

Die teuerste Position taucht auf keiner Rechnung auf: Ihre Zeit. Wenn der Lohnlauf jeden Monat ein Ereignis ist – kompliziertes System, stundenlange Telefonate, Rückfragen der Mitarbeiter zum Lohnzettel, Nachbesserungen –, dann kostet das Führungszeit, die im Kerngeschäft fehlt. Ein Lohn, der einfach läuft, mit verständlichen Lohnzetteln und digitalem Zugang für die Mitarbeiter, spart mehr, als der Preisunterschied pro Abrechnung je ausmacht.

Und noch etwas aus der Praxis: Wir haben selten einen Lohn übernommen, der wirklich perfekt war. Bei neuen Firmen ist oft schon die Kollektivvertrags-Zuordnung zu klären; sehr häufig passen Gehalt und Arbeitsvertrag nicht sauber zusammen („das haben wir schon immer so abgerechnet” macht es rechtlich nicht besser); bei Neueintritten lässt sich mit einem sauberen Dienstvertrag viel späterer Ärger vermeiden. Ein guter Abrechner findet diese Punkte beim Setup – und weil wir auf breite Personal-Expertise zurückgreifen, können wir dabei auch über die reine Abrechnung hinaus beraten (ohne juristische Vertretung, die bleibt beim Anwalt). Diese stille Qualitätskontrolle ist ein Wert, den kein Preisvergleich abbildet.

Was kostet der Einstieg?

Das Setup wird bei praktisch allen Anbietern verrechnet – zu Recht, denn hier passiert die eigentliche Facharbeit (Stammdaten, KV-Einstufung, Registrierungen, Übernahme der Historie). Die Bandbreite: von einer knappen Stunde bis zu fünfstelligen Migrationsprojekten. Die gute Nachricht: Ein gut vorbereiteter Dienstgeber einer kleineren Firma – alle Unterlagen und Nummern parat – kommt bei uns mit einer halben Stunde aus. Wir nennen vor jedem Setup eine Aufwandsschätzung, und den kompletten Umstieg gibt es zum Fixpreis – inklusive Parallelabrechnung. Ein Umstieg geht übrigens auch unter dem Jahr: Wir spielen die Vormonate ein, damit der Jahreslohnzettel (L16) stimmt.

Worauf Sie beim Vergleich achten sollten

1. Was ist im Preis pro Abrechnung enthalten? An-/Ab-/Ummeldungen, Sonderzahlungen, Meldungen (mBGM, L16, Kommunalsteuer), Bankdatei, Buchungsjournal – oder kommt das extra?
2. Gibt es einen Mindestbetrag? Bei kleinen Firmen entscheidet der oft mehr als der Preis pro Abrechnung.
3. Was kosten Sonderfälle? Ein-/Austritte, Pfändungen, Karenz, Abklärungen mit ÖGK oder WKO.
4. Was kostet der Wechsel? Seriöse Anbieter nennen einen Fixpreis und rechnen parallel, bis alles sitzt.
5. Bindung: Können Sie monatlich kündigen – oder sind Sie gebunden?
6. Systemzugang: Bekommen Ihre Mitarbeiter die Lohnzettel digital und sicher? Können Sie selbst ins System schauen, wenn Sie wollen?

Unsere Preise (damit Sie nicht fragen müssen)

Bei LohnLotsen steht die Preisliste öffentlich auf der Website – das ist im Markt unüblich, aber konsequent: Grundpauschale 25 € pro Firma und Monat (deckt den Fixaufwand jedes Lohnlaufs: Fristen, Meldungen, direkter Draht zum Personalverrechner) plus Flatrate je Abrechnung: Bei kleinen Teams (1–9 Mitarbeiter) gilt ein einziger Preis – 25 € je Abrechnung, fixe und variable Bezüge sowie Sonderfälle inklusive, keine Diskussion, welche Kategorie gilt. Ab 10 Mitarbeitern staffeln wir nach Komplexität: 15 € (Basis, fixe Bezüge), 20 € (Plus, variable Bezüge oder häufige Ein-/Austritte), 25 € (Spezial, Sonderfälle). Keine Zusatzpositionen für die laufende Abrechnung. Setup und Beratung transparent zu 120 €/Stunde mit Schätzung vorab, der komplette Umstieg zum Fixpreis nach Angebot.

Drei Beispiele: 1 Mitarbeiter = 50 €/Monat (marktüblich wären knapp 100 € Mindestbetrag) · 10 Mitarbeiter (Plus) = 225 €/Monat · 50 Mitarbeiter (Plus) = 1.025 €/Monat. Oder Sie rechnen Ihren Fall selbst durch: mit dem Preisrechner auf unserer Startseite.

Dazu die Wahlfreiheit beim Systemzugang: Auf Wunsch bekommen Sie direkten Zugriff auf das Abrechnungssystem – etwa als Lesezugriff für den Überblick oder zur eigenen Stammdaten-Eingabe bei Neueintritten. So digital, wie Sie es wollen.

Fazit

Der günstigste Listenpreis ist selten der günstigste Endpreis. Vergleichen Sie den Jahresbetrag inklusive Mindestbetrag, Sonderfällen und Setup – und rechnen Sie die eigene Zeit ehrlich mit. Wie der Umstieg konkret abläuft und worauf Sie achten sollten, zeigt unsere Seite Lohnverrechnung auslagern. Und wenn Sie gerade Ihre Lohnverrechnungskosten prüfen: Wir rechnen Ihnen im kostenlosen Erstgespräch aus, was Ihr konkreter Fall bei uns kostet – mit Fixpreis, ohne Überraschungen.

Preisangaben zu Drittanbietern: öffentliche Preisseiten, Stand August 2026, ohne Gewähr.