Das 1x1 der Lohnverrechnung für Dienstgeber

Egal, ob Sie gerade Ihren ersten Dienstnehmer einstellen oder schon Dutzende MitarbeiterInnen beschäftigen: Für viele Dienstgeber in Österreich ist die Lohnverrechnung eine komplexe Herausforderung. Eine fehlerfreie Abwicklung ist rechtliche Notwendigkeit und entscheidend für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Hier das essentielle 1x1.

Schritt 1: Anmeldung von Dienstnehmern

Vollständige Erfassung der persönlichen und versicherungsrelevanten Daten, Arbeitsvertrag (die Lohnverrechnung hilft z. B. bei der korrekten KV-Einstufung), bei Nicht-EU-Bürgern die Arbeitserlaubnis, Freibescheide und Absetzbeträge (Pendlerpauschale, Alleinerzieher/Alleinverdiener). Wichtig: Die Anmeldung erfolgt vor Arbeitsantritt, die Anmeldebestätigung ist dem Dienstnehmer auszuhändigen.

Schritt 2: Arbeitszeitaufzeichnungen führen

Alle Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubs- und Krankheitstage müssen dokumentiert werden, idealerweise mit Ist/Soll-Saldo. Fehlerhafte Aufzeichnungen können Strafen nach sich ziehen – kontrolliert wird vom Arbeitsinspektorat (Arbeitszeitverstöße) und von SV/Finanzamt (z. B. Lohn- und Sozialdumping bei nicht entlohnten Überstunden). Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre. Digitale Zeiterfassungstools vereinfachen den Prozess erheblich.

Schritt 3: Lohn- und Gehaltsabrechnung

Auszahlungsjournale geben den Überblick über alle Zahlungen und Abgaben; die ELBA-Datei wird ins Onlinebanking importiert und nur noch freigegeben. Löhne und Gehälter fließen in der Regel zum Monatsende, Dienstgeberabgaben und Steuern bis zum 15. des Folgemonats; Exekutionen werden zeitgleich mit den Löhnen überwiesen. Wichtig: ein übersichtlicher Lohnzettel, auf dem Gesamtkosten, Brutto und Netto klar ersichtlich sind.

Schritt 4: Urlaubsansprüche verwalten

Jährlicher Anspruch: 5 Wochen (ab 25 Dienstjahren 6), entsteht mit Beginn des Arbeitsjahres, in den ersten 6 Monaten aliquot. Zeitgemäß ist die Verwaltung im selben digitalen Tool wie die Zeiterfassung – inklusive Freigabeprozessen für Urlaubsanträge und Import der Salden ins Lohnsystem.

Schritt 5: Beendigung von Dienstverhältnissen

Die Varianten im Überblick: Auflösung in der Probezeit (sofort, ohne Gründe, beidseitig), Kündigung durch den Dienstnehmer (Achtung, kurze Fristen, wenn im Vertrag nichts anderes vereinbart), Kündigung durch den Dienstgeber (Fristen wachsen mit der Dienstzeit, bei Angestellten nur zum Quartalsende – eine Vertragsvereinbarung empfiehlt sich), einvernehmliche Auflösung (keine Fristen, beide stimmen zu), fristlose Entlassung (nur bei groben Pflichtverletzungen, gut dokumentieren!) und unberechtigter vorzeitiger Austritt. Abmeldung binnen 7 Tagen; relevante Dokumente aufbewahren. Eine rechtzeitige Rücksprache mit dem Lohnverrechner erspart viele Probleme.

Schritt 6: Wann der Dienstgeber sonst aktiv werden muss

Diese Spezialfälle gehören immer der Lohnverrechnung gemeldet: Exekutionen (Drittschuldnererklärung!), Reisekosten und Diäten, Vorschüsse, Sachbezüge (z. B. Firmen-PKW), Krankenstand (Entgeltfortzahlung, ggf. AUVA-Erstattung), Schwangerschaft (Mutterschutz), Behinderung, Bundesheer, Bildungskarenz/Bildungsteilzeit, Prämien. Die Regel ist einfach: im Zweifel immer die Lohnverrechnung informieren.

Schlusswort

Eine professionelle Lohnverrechnung ist das Rückgrat eines gut geführten Unternehmens. Mit dem richtigen Partner läuft sie effizient, korrekt und gesetzeskonform – und Sie haben den Kopf frei fürs Kerngeschäft.