Das 1x1 der Lohnverrechnung für Dienstgeber

Egal, ob Sie gerade Ihren ersten Dienstnehmer eingestellt haben oder schon Dutzende Beschäftigte führen: Die Lohnverrechnung läuft jeden Monat – und die meisten Fehler passieren nicht bei der Abrechnung selbst, sondern an den Rändern: beim Eintritt, beim Austritt und bei den Sonderfällen dazwischen. Hier das 1x1 für den laufenden Betrieb, in sechs Schritten. (Die Grundlagen – was Lohnverrechnung ist und wer sie machen sollte – beantwortet Teil 1 unserer Kolumne; die einmaligen Registrierungen beim Start als Arbeitgeber stehen im Leitfaden zum ersten Mitarbeiter.)

Schritt 1: Anmeldung von Dienstnehmern

Jeder Neueintritt beginnt mit der vollständigen Erfassung: persönliche und versicherungsrelevante Daten, Arbeitsvertrag (die Lohnverrechnung hilft z. B. bei der korrekten KV-Einstufung), bei Nicht-EU-Bürgern die Arbeitserlaubnis, dazu Absetzbeträge und Pauschalen (Pendlerpauschale, Alleinverdiener/Alleinerzieher). Die eiserne Regel: Die Anmeldung erfolgt vor Arbeitsantritt über ELDA, die Anmeldebestätigung ist dem Dienstnehmer auszuhändigen.

Schritt 2: Arbeitszeitaufzeichnungen führen

Alle Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubs- und Krankheitstage müssen dokumentiert werden, idealerweise mit Ist/Soll-Saldo. Fehlerhafte Aufzeichnungen können Strafen nach sich ziehen – kontrolliert wird vom Arbeitsinspektorat (Arbeitszeitverstöße) und von SV und Finanzamt (z. B. Lohn- und Sozialdumping bei nicht entlohnten Überstunden). Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre. Digitale Zeiterfassungstools vereinfachen den Prozess erheblich.

Schritt 3: Lohn- und Gehaltsabrechnung

Auszahlungsjournale geben den Überblick über alle Zahlungen und Abgaben; die Bankdatei (z. B. für ELBA) wird ins Onlinebanking importiert und nur noch freigegeben. Löhne und Gehälter fließen in der Regel zum Monatsende, Dienstgeberabgaben und Steuern bis zum 15. des Folgemonats; Exekutionen werden zeitgleich mit den Löhnen überwiesen. Wichtig: ein übersichtlicher Lohnzettel, auf dem Brutto, Netto und Abzüge klar ersichtlich sind – jede Unklarheit wird sonst zur Rückfrage.

Schritt 4: Urlaubsansprüche verwalten

Jährlicher Anspruch: 5 Wochen (ab 25 anrechenbaren Dienstjahren 6), er entsteht mit Beginn des Arbeitsjahres, in den ersten sechs Monaten aliquot (Urlaubsgesetz). Zeitgemäß ist die Verwaltung im selben digitalen Tool wie die Zeiterfassung – inklusive Freigabeprozessen für Urlaubsanträge und Import der Salden ins Lohnsystem.

Schritt 5: Beendigung von Dienstverhältnissen

Der Bereich mit dem größten Fehlerpotenzial. Die Varianten im Überblick: Auflösung in der Probezeit (sofort, ohne Gründe, beidseitig), Kündigung durch den Dienstnehmer (Achtung, kurze Fristen, wenn im Vertrag nichts anderes vereinbart ist), Kündigung durch den Dienstgeber (Fristen wachsen mit der Dienstzeit, bei Angestellten grundsätzlich zum Quartalsende – eine Vertragsvereinbarung auf den 15. oder Monatsletzten empfiehlt sich), einvernehmliche Auflösung (keine Fristen, beide stimmen zu), fristlose Entlassung (nur bei groben Pflichtverletzungen – gut dokumentieren!) und der unberechtigte vorzeitige Austritt. Danach: Abmeldung binnen 7 Tagen, Endabrechnung (offener Urlaub, aliquote Sonderzahlungen), auf Verlangen das Dienstzeugnis, relevante Dokumente aufbewahren. Eine rechtzeitige Rücksprache mit dem Lohnverrechner vor dem Ausspruch einer Beendigung erspart viele Probleme.

Schritt 6: Diese Spezialfälle müssen Sie melden

Was immer der Lohnverrechnung gehört, sobald es auftaucht: Exekutionen (Drittschuldnererklärung!), Reisekosten und Diäten, Vorschüsse, Sachbezüge (z. B. Firmen-PKW), Krankenstand (Entgeltfortzahlung, ggf. AUVA-Erstattung), Schwangerschaft (Mutterschutz), Behinderung, Bundesheer, Bildungskarenz/Bildungsteilzeit, Prämien. Die Regel ist einfach: im Zweifel immer die Lohnverrechnung informieren – eine Meldung zu viel kostet nichts, eine zu wenig kostet bei der nächsten Prüfung.

Schlusswort

Eine professionelle Lohnverrechnung ist das Rückgrat eines gut geführten Unternehmens. Mit dem richtigen Partner läuft sie effizient, korrekt und gesetzeskonform – und Sie haben den Kopf frei fürs Kerngeschäft. Wie Sie den richtigen finden, steht in unserer 10-Punkte-Checkliste; was das kostet, im Preisüberblick.