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<p>Die Lohnabrechnung ist ein Kernprozess des Personalwesens in jedem Unternehmen. <br>Doch leider passieren bei der Lohnabrechnung oft Fehler, die zu Unzufriedenheit bei den MitarbeiterInnen und rechtlichen Konsequenzen führen können. In diesem Blogbeitrag werden die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung aufgezeigt und Tipps gegeben, wie man sie vermeiden kann.</p><h3>1. Fehlende oder unvollständige Daten</h3><p>Ein häufiger Fehler bei der Lohnabrechnung ist das Fehlen oder die Unvollständigkeit von Mitarbeiterdaten. Dies kann zu falschen Berechnungen und Zahlungen führen. <br>Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen wie Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage, Steuerfreibeträge, Steuerabsetzbeträge und persönliche Daten korrekt und vollständig erfasst sind.<br>Das klingt banal, ist in der Praxis aber oft ein Symptom für mangelhafte Prozesse: idealerweise wird z.B. die Arbeitszeit digital statt analog erfasst und automatisch statt händisch ins Lohnsystem importiert. <br>Bei offensichtlichen Fehleingaben kann so das System warnen, wichtige Eingaben (z.B. Urlaub) sind mit automatischenFreigabeprozessen hinterlegt.</p><h3>2. Fehlerhafte Berechnungen</h3><p>Fehlerhafte Berechnungen sind ein weiteres Problem bei der Lohnabrechnung. Dies kann zu falschen Gehaltszahlungen führen und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. <br>Verwenden Sie zuverlässige Software oder beauftragen Sie einen erfahrenen Personalverrechner, um genaue Berechnungen sicherzustellen.<br>Auch hier liegt der Teufel im Detail z.B. bei Schnittberechnungen im Zuge der Entgeltfortzahlung: Dieser komplexe Prozess ist idealerweise vollautomatisch im System hinterlegt und muss nicht händisch und fehleranfällig gerechnet werden.</p><figure id="figure-uczfq34ytlw0ff5er"><img id="uczfq34ytlw0ff5er" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/1aeM1PUL9dvld3IG7nfexPL8o4Pzq1YQLx2W3BrukzUnTAffXns3xl1mFKcQ238o.jpeg" alt="regulation word in a dictionary. regulation concept." title="regulation word in a dictionary. regulation concept." class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="undefined" data-positiony="undefined" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/shutterstock/1aeM1PUL9dvld3IG7nfexPL8o4Pzq1YQLx2W3BrukzUnTAffXns3xl1mFKcQ238o.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h3>3. Nichtbeachtung von gesetzlichen Vorschriften</h3><p>Die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der Lohnabrechnung kann zu schwerwiegenden Problemen führen. <br>Vergessen Sie nicht, gesetzliche Bestimmungen wie (kollektivvertraglicher) Mindestlohn, Sozialversicherungsbeiträge und Steuervorschriften zu berücksichtigen. Halten Sie sich stets über aktuelle Gesetzesänderungen auf dem Laufenden.<br>Auch hier ist die Zusammenarbeit mit einem Personalverrechner sehr zu empfehlen, da dieser immer auf dem Laufenden ist und sich auch bei den oft komplexen Regelungen auskennt.</p><h3>4. Mangelnde Dokumentation</h3><p>Eine unzureichende Dokumentation kann zu Problemen bei der Lohnabrechnung führen. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Unterlagen wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Überstundenaufzeichnungen, Urlaubsanträge und Freibetragsbescheide ordnungsgemäß aufbewahrt werden, um im Bedarfsfall nachweisen zu können, dass die Lohnabrechnung korrekt durchgeführt wurde.<br>Wieder gilt: Wer ein ein gut strukturiertes, digitales System z.B. für die Personalakte betreibt, ist im Vorteil: Die Daten sind aktuell, da das System regelmäßig Aktualisierungen einfordert und eine Änderungshistorie pflegt. Bei fehlenden Daten wird gewarnt. Die Datensicherheit ist sehr hoch und der Pflicht, Daten nach bestimmten Zeiträumen zu löschen, wird automatisiert nachgekommen.</p><h3>5. Fehlende Überprüfung</h3><p>Einer der größten Fehler bei der Lohnabrechnung ist das Versäumnis, die Abrechnungen sorgfältig zu überprüfen. Fehler können passieren, aber durch eine gründliche Überprüfung können diese rechtzeitig erkannt und korrigiert werden. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Lohnabrechnungen zu prüfen, bevor sie an die Mitarbeiter ausgegeben werden.<br>Wenn Systeme die Hauptarbeit machen und die Informationen übersichtlich aufbereiten, werden Fehler (die idR Eingabefehler sind) schnell entdeckt.<br>Moderne Abrechnungssysteme machen von sich aus Plausibilität-Checks und lassen sich Lohnzettel, die deutlich &nbsp;zum Vormonat abweichen, gesondert freigeben.</p><h3>6. Unzureichende Schulung</h3><p>Oftmals werden Fehler bei der Lohnabrechnung auf mangelnde Schulung zurückgeführt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über ausreichende Kenntnisse im Bereich Lohnabrechnung verfügen und regelmäßig geschult werden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.<br>Kein Fachgebiet ist so komplex und schnelllebig wie die Personalverrechnung, nicht umsonst sind professionelle Personalverrechner zu 15h Fortbildung pro Jahr verpflichtet und übertreffen diesen Wert in der Praxis bei weitem.</p><figure id="figure-iif3td9nilw0g36vz"><img id="iif3td9nilw0g36vz" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/15AiYqJxsjVJ6kmOybb9j2Hx4nfDJ2HMmJlioTjRuyjBfgdPLS3UhIAxWkOs3ZUt.jpeg" alt="Hand holding 5.25" old style diskette on laptop keyboard background. Black and white process" title="Hand holding 5.25" old style diskette on laptop keyboard background. Black and white process" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: undefined undefined;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionX="undefined" data-positionY="undefined" data-fullWidth="false"/></figure><h3>7. Veraltete Software</h3><p>Die Verwendung veralteter oder ungeeigneter Software kann zu Fehlern bei der Lohnabrechnung führen. Investieren Sie in moderne und zuverlässige Abrechnungssoftware, die den aktuellen Anforderungen entspricht und regelmäßig aktualisiert wird.<br>Stand der Dinge ist ein System, das in der Cloud oder im Rechenzentrum des Anbieters läuft und von diesem laufend aktualisiert wird, auch bei sehr kurzfristigen Gesetzesänderungen (z.B. Corona Gesetzgebung mit Kurzarbeitsregelung).</p><h3>8. Fehlende Kommunikation</h3><p>Eine fehlende Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen kann zu Missverständnissen und Fehlern bei der Lohnabrechnung führen. Stellen Sie sicher, dass ein reibungsloser Informationsfluss zwischen der Personalabteilung, der Lohnverrechnung, der Buchhaltung und den Mitarbeitern gewährleistet ist, um Fehler zu vermeiden.<br>Hilfreich sind hier klar definierte Freigabeprozesse z.B. für Gehaltsanpassungen oder Überstundenfreigaben.&nbsp;<br>Zudem sollte ein klarer Zeitplan für die Datensammlung und Abrechnung festgelegt werden, damit nicht unter Zeitdruck Fehler passieren.</p><h3>Schlusswort</h3><p>Mit der Beachtung dieser Tipps können Unternehmen die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung vermeiden und eine reibungslose Abrechnung sicherstellen.<br>Gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich nicht, alles in house abzudecken. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Anbietern wie den <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at/de" href="https://lohnlotsen.at/de" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> um sicherzustellen, dass die Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.</p><p>Besuchen Sie uns auf <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at/de" href="https://lohnlotsen.at/de" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> für weiterführende Informationen und professionelle Unterstützung bei Ihrer Lohnverrechnung.</p><p><br></p>

Die Top 8 Fehler bei der Lohnabrechnung - und wie Dienstgeber diese vermeiden können

<h3>Einleitung</h3><p><br>Egal, ob Sie gerade Ihren ersten Dienstnehmer einstellen oder schon dutzende MitarbeiterInnen beschäftigen: <br>Für viele Dienstgeber in Österreich stellt die Lohnverrechnung eine komplexe Herausforderung dar. <br>Eine fehlerfreie Lohn- und Gehaltsabwicklung ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch entscheidend für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. <br>Wir zeigen Ihnen das essentielle 1x1 der Lohnverrechnung und wie Sie durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister wie <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at/de" href="https://lohnlotsen.at/de" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> Fehler vermeiden und Effizienz steigern können.</p><h3>Schritt 1: Anmeldung von Dienstnehmern</h3><p>Der Prozess beginnt mit der ordnungsgemäßen Anmeldung Ihrer neuen MitarbeiterInnen. Dies umfasst:</p><p><strong>Persönliche Daten:</strong> Vollständige Erfassung der persönlichen und versicherungsrelevanten Daten Ihrer Dienstnehmer.<br><strong>Arbeitsvertrag:</strong> Die Lohnverrechnung hilft hier gerne, z.B. bei der korrekten Einstufung im Kollektivvertrag.<br><strong>Arbeitserlaubnis: </strong>Bei nicht-EU-Bürgern ist die Vorlage entsprechender Dokumente unerlässlich.<br><strong>Freibescheide &amp; Absetzbeträge: </strong>z.B. Pendlerpauschale, Alleinerzieher, Alleinverdiener.<br><strong>Rechtzeitige Anmeldung: </strong>Das bedeutet vor Arbeitsantritt!<br><strong>Bestätigung der Anmeldung:</strong> Ist dem Dienstnehmer auszuhändigen.<br><strong>Tipp:</strong> Nutzen Sie digitale Plattformen wie die <a data-mce-href="https://form.jotform.com/241172171780351" href="https://form.jotform.com/241172171780351" target="_blank" rel="noopener">Online-Services</a> auf <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at/de" href="https://lohnlotsen.at/de" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> für eine zeitsparende Datenübermittlung.</p><figure id="figure-f3timsa6ohlvqtfrte"><img id="f3timsa6ohlvqtfrte" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/24ZEzHoAmKDLSZfM7pSsszTxZn4htSMMJ0nII4PW3Jt0pj7gb4BmOscMIkgoJ57M.jpeg" alt="Smiling business woman holding in hand on the alarm clock a red color showing ten o'clock in the morning or evening AM PM" title="Smiling business woman holding in hand on the alarm clock a red color showing ten o'clock in the morning or evening AM PM" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="undefined" data-positiony="undefined" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/shutterstock/24ZEzHoAmKDLSZfM7pSsszTxZn4htSMMJ0nII4PW3Jt0pj7gb4BmOscMIkgoJ57M.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h3>Schritt 2: Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen</h3><p>Eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten ist essenziell:</p><p><strong>Erfassungspflicht: </strong>Alle Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubs- und Krankheitstage müssen dokumentiert werden. Ein Saldo aus IST und SOLL Zeiten sollte ausgewiesen werden.<br><strong>Rechtliche Konsequenzen: </strong>Fehlerhafte Aufzeichnungen können zu Strafen führen. Es kontrolliert der Arbeitsinspektor (Verstöße der Arbeitszeit) und die Sozialversicherung / das Finanzamt / GPLA (z.B. Lohn- und Sozialdumping in Verbindung mit zu gering oder gar nicht entlohnten Überstunden)<br><strong>Aufbewahrungspflicht: </strong>7 Jahre.<strong><br>Wichtig: </strong>Tools zur digitalen Zeiterfassung wie z.B. <a data-mce-href="https://www.planery.io" href="https://www.planery.io" target="_blank" rel="noopener">Planery</a> können diesen Prozess stark vereinfachen und rechtliche Sicherheit gewährleisten.</p><h3>Schritt 3: Lohn- und Gehaltsabrechnung</h3><p><br>Die korrekte Abwicklung der Lohn- und Gehaltszahlungen aus Dienstgebersicht ist der wesentliche Prozess der Lohnverrechnung:</p><p><strong>Auszahlungsjournale: </strong>Diese geben einen detailierten Überblick über alle Gehaltszahlungen und Abgaben.<br><strong>ELBA Datei:</strong> Datei mit allen Auszahlungen, die bequem ins OnlineBanking importiert werden kann und dann nur noch freigegeben werden muss.&nbsp;<br><strong>Termingerechte Auszahlung: </strong>Die Auszahlung der Löhne und Gehälter erfolgt idR zum Monatsende, die DG-Abgaben und Steuern bis zum 15. des Folgemonats.<br><strong>Exekutionsliste: </strong>wird zeitgleich mit den Löhnen überwiesen.<br><strong>Übersichtlicher Lohnzettel: </strong>Wichtig ist, dass die Beträge für Gesamtkosten, Brutto und Netto leicht ersichtlich sind.<br><strong>Tipp: </strong>Automatisieren Sie die Überweisungen indem Sie ELBA nutzen und buchen Sie automatisiert, indem Sie das Buchungsjournal importieren.</p><figure id="figure-8cgwth9jgrlvqtetwo"><img id="8cgwth9jgrlvqtetwo" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/ajISRxtsxkT02Ss9b26qpH16zVsdH4VwORzDiDYHMqMGeGPko7OmJMGBzGu1iS28.jpeg" alt="Baltic Sea and sand dunes on the beach. Poland." title="Baltic Sea and sand dunes on the beach. Poland." class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="undefined" data-positiony="undefined" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/shutterstock/ajISRxtsxkT02Ss9b26qpH16zVsdH4VwORzDiDYHMqMGeGPko7OmJMGBzGu1iS28.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h3>Schritt 4: Verwaltung des Urlaubsanspruchs<br></h3><p>Die Berechnung und Verwaltung des Urlaubsanspruchs muss sorgfältig erfolgen:</p><p><strong>Jährlicher Anspruch: </strong>5 Wochen (ab 25 Dienstjahren 6 Wochen), der Jahresurlaubsanspruch entsteht mit dem Beginn des Arbeitsjahres (in den ersten 6 Monaten aliquot).<br><strong>Urlaubsdokumentation:</strong> Kann in Form einer Urlaubskartei erfolgen, zeitgemäß ist aber die Erfassung mit einem digitalen Tool, das auch die Zeiterfassung übernimmt.<br><strong>Tipp:</strong> Smarte Softwarelösungen wie <a data-mce-href="https://www.planery.io" href="https://www.planery.io" target="_blank" rel="noopener">Planery</a> verwalten nicht nur Arbeitszeit und Urlaub sondern bilden auch entsprechende Freigabeprozesse ab (Urlaubsantrag / Antrag auf Zeitausgleich). Zudem können die Salden einfach ins Lohnsystem importiert werden.</p><h3>Schritt 5: Abmeldung und Beendigung von Dienstverhältnissen<br></h3><p>Die korrekte Abwicklung bei Beendigung eines Dienstverhältnisses vermeidet finanzielle und rechtliche Risiken:</p><p><strong>Auflösung in der Probezeit: </strong>Sofort und ohne Angabe von Gründen durch Dienstgeber oder Mitarbeiter möglich.<strong><br>Kündigung Dienstnehmer:</strong> Achtung: sehr kurze Fristen, falls nicht anders im Dienstvertrag vereinbart.&nbsp;<strong><br></strong><strong>Kündigung Dienstgeber: </strong>Fristen werden mit der Dienstzeit länger, Kündigung bei Angestellten nur zum Quartalsende, es empfiehlt sich eine Vereinbarung im Dienstvertrag.<strong><br>Einvernehmliche Auflösung: </strong>Beide Seiten müssen zustimmen, es sind keine Fristen einzuhalten.<strong><br>Fristlose Entlassung: </strong>Sofortige Beendigung auf Basis grober Pflichtverletzungen des Dienstnehmers, führt sehr oft zum Streit, daher gut dokumentieren.<strong><br>Unberechtigter vorzeitiger Austritt: </strong>Der Dienstnehmer quittiert sofort und einseitig den Dienst ohne guten Grund.<strong><br>Abmeldung:</strong> Innerhalb von 7 Tagen.<br><strong>Dokumentation:</strong> Halten Sie alle relevanten Abmeldegründe fest und bewahren Sie relevante Dokumente auf.<br><strong>Wichtig:</strong> Eine rechtzeitige Konsultation mit Ihrem Lohnverrechner kann viele Probleme im Vorfeld klären und somit Kosten vermeiden.</p><figure id="figure-kihzh908xwlvqthnc2"><img id="kihzh908xwlvqthnc2" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/1eYuv1gLNn0OWTQX1Oys1pPO5gAXanO321dtu1SA5XPc0r7CnEQIM8IRGa953tbf.jpeg" alt="Wet Floor Caution Sign On The Floor" title="Wet Floor Caution Sign On The Floor" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: 50% 50%;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="50%" data-positiony="50%" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/shutterstock/1eYuv1gLNn0OWTQX1Oys1pPO5gAXanO321dtu1SA5XPc0r7CnEQIM8IRGa953tbf.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: 50% 50%;"></figure><h3>Schritt 6: Wann muss der Dienstgeber sonst noch aktiv werden?</h3><p>Folgende Spezialfälle sollten mit der Lohnverrechnung besprochen werden:</p><p><strong>Exekutionen: </strong>Es muss eine Drittschuldnererklärung abgegeben werden.<br><strong>Reisekosten &amp; Diäten: </strong>als Folge von Dienstereisen.<br><strong>Vorschüsse: </strong>die wieder mit dem Lohn verrechnet werden müssen.<br><strong>Sachbezüge:</strong> z.B. für einen Firmen PKW.<br><strong>Krankenstand:</strong> Entgeltfortzahlung abhängig von der Betriebszugehörigkeit, ggf. teilweise Erstattung des Entgelts durch AUVA.&nbsp;<br><strong>Schwangerschaft: </strong>Mutterschutz, spezielle Arbeitszeitregeln.<br><strong>Behinderung:</strong> relevant für Arbeitsplatzgestaltung und Behindertenausgleichstaxe.<br><strong>Bundesheer:</strong> Bereithalten des Arbeitsplatzes, Erstattung im Fall von Milizübungen.<br><strong>Bildungskarenz - Bildungsteilzeit:</strong> relevant für die Abrechnung.<br><strong>Prämien:</strong> einmalig oder laufend.<br><strong>Immer:</strong> die Lohnverrechnung informieren!<br><br></p><h3>Schlusswort</h3><p>Eine professionelle Lohnverrechnung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens. Durch die Zusammenarbeit mit <a data-mce-href="http://www.lohlotsen.at" href="http://www.lohlotsen.at" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.</p><p>Besuchen Sie uns auf <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> für weiterführende Informationen und professionelle Unterstützung bei Ihrer Lohnverrechnung.</p><p><br></p><p><br></p>

Das 1x1 der Lohnverrechnung für Dienstgeber

<h3>Mit dem richtigen Partner ist das Thema Lohn endlich "easy"</h3><p>Die Auswahl eines Lohnverrechnungspartners ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da die Lohnverrechnung ein komplexer und sensibler Bereich ist. <br>Ein zuverlässiger Partner kann dabei helfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Effizienz des Unternehmens zu steigern. <br>Hier sind 10 wichtige Punkte, die Unternehmen bei der Auswahl eines Lohnverrechnungspartners beachten sollten:</p><h3>1. Fachkompetenz und Erfahrung</h3><p>Ein guter Lohnverrechnungspartner sollte über umfassende Fachkenntnisse und Erfahrung in der Lohnverrechnung verfügen. <br>Dies gewährleistet eine korrekte Abwicklung auch bei Sonderfällen und minimiert das Risiko von Fehlern.&nbsp;<br>Viele Personalverrechner verfügen über ein umfangreiches fachliches Netzwerk, das sehr nützlich sein kann.</p><h3>2. Compliance und Rechtssicherheit</h3><p>Der Partner sollte über fundierte Kenntnisse der gesetzlichen Bestimmungen verfügen, um sicherzustellen, dass die Lohnverrechnung den aktuellen Vorschriften entspricht. <br>Besonders nützlich ist auch Expertise in angrenzenden Bereichen wie spezielles Arbeitsrecht, IT, HR Systeme, Datensicherheit. <br>Dies ist besonders dam an dann einerseits auch über den Lohn hinaus bei Spezialfällen einen kompetenten Partner habt und um andererseits rechtliche Probleme vermeidet.</p><h3>3. Technologische Lösungen</h3><p>Ein moderner Lohnverrechnungspartner sollte über effiziente technologische Lösungen v.a. in Form eines leistungsstarken Abrechnungssystems verfügen, um Prozesse zu automatisieren und die Datensicherheit zu gewährleisten. <br>Dies kann die Effizienz steigern und Fehler reduzieren.<br>In der Praxis bedeutet das oft eine Entlastung z.B. über die die direkte Bereitstellung der Lohnzettel an die MitarbeiterInnen (per verschlüsselter Mail oder sicherer Datenablage).<br>Auch die Daten für die Buchhaltung (Buchungsjournal) können für einen automatischen Import komplett vorkonfiguriert werden und direkt bereitgestellt werden.<br>Weitere zu beachtende Punkte sind self-service und Konnektivität (z.B. mit dem Zeiterfassungssystem).</p><figure id="figure-nmvs8py21lvf1g8qp"><img id="nmvs8py21lvf1g8qp" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/1eALGGpY6XIX8d92BaUDBjks3JWj0b8JXLUEbmMaFf8yJJroTxJFAdk9VTTNNhN0.jpeg" alt="Business, Technology, Internet and network concept. Young businessman working on a virtual screen of the future and sees the inscription: Payroll" title="Business, Technology, Internet and network concept. Young businessman working on a virtual screen of the future and sees the inscription: Payroll" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="null" data-positiony="null" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/shutterstock/1eALGGpY6XIX8d92BaUDBjks3JWj0b8JXLUEbmMaFf8yJJroTxJFAdk9VTTNNhN0.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h3>4. Kundenservice und Support</h3><p>Ein guter Partner sollte einen zuverlässigen Kundenservice und Support bieten, um bei Fragen oder Problemen schnell und kompetent helfen zu können. <br>Dies ist entscheidend für reibungslose Abläufe und klingt banal. <br>In der Praxis passieren lohnrelevante Änderungen aber oft kurz vor der Abrechnung und dann ist ein direkt erreichbarer Partner (z.B. per Telefon, Mail, Chat) einem Ticketsystem auf jeden Fall vorzuziehen.</p><h3>5. Referenzen und Reputation</h3><p>Es ist ratsam, sich über die Reputation und Referenzen des potenziellen Partners zu informieren, um sicherzustellen, dass er zuverlässig und vertrauenswürdig ist. <br>Ein gutes Zeichen sind ein professioneller Auftritt, positive Kundenbewertungen, bekannte Kooperationspartner oder die Möglichkeit, ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch zu führen.<br>Unschlagbar sind natürlich persönliche Empfehlungen von Personen, denen man vertraut.&nbsp;<br></p><h3>6. Kosten und Vertragsbedingungen</h3><p>Die Kosten und Vertragsbedingungen sollten transparent sein und im Einklang mit dem angebotenen Service stehen. <br>Ein positives Zeichen ist, wenn der Kunde jderzeit zum Ende des Abrechnungsmonats die Geschäftsbeziehung beenden kann, also nicht gebunden ist.</p><p>Bei den Kosten gilt es, sorgfältig alle Details zu prüfen, um Überraschungen zu vermeiden: Es gibt Anbieter, die neben dem Tarif pro Abrechnung noch zahlreiche Zusatzpositionen verrechnen (Anmeldung, Auswertung, Datenübermittlung, Abklärungen, usw.). <br>In diesem Fall empfiehlt es sich, genau zu rechnen und zu vergleichen: oft sind Anbieter mit flatrate (ein Tarif pro Abrechnung ohne Zusatzpositionen) auf den ersten Blick vermeintlich teurer, unterm Strich aber dann doch die bessere Wahl.</p><p>Abschliessend sollten jedoch die Kosten nicht der ausschlaggebende Faktor sein. Beim Lohn ist es viel wichtiger, dass es "passt" und ein guter Lohnverrechner wird sich letztendlich selbst finanzieren: <br>Einerseits durch das Vermeiden von oft teuren Risiken und andererseits durch sinnvolle Anregungen um im legalen Rahmen Abgaben und Steuern zu minimieren ("Netto-Optimierung").</p><h3>7. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit</h3><p>Ein guter Partner sollte flexibel sein und in der Lage, sich den individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. <br>Dies ist besonders wichtig, da sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können, wie die folgenden Praxisbeispiele verdeutlichen:</p><p>▶️ Gestaltung des Lohns: z.B. bei der Einführung einer Gewinnbeteiligung der MitarbeiterInnen.<br>▶️ Wachstum des Unternehmens: z.B. geht damit neben dem höheren Abrechnungsaufwand ein Bedarf nach stärkerer Automatisierung einher - z.B. beim Übertrag von &nbsp;Stammdaten per Schnittstelle in den Lohn.<br>▶️&nbsp;Neue Anforderungen: z.B. bei Einführung einer Nachtschicht (Zeiterfassung, steuerbegünstigte Zuschläge, Arbeitszeitgesetz).</p><figure id="figure-2ey99866qlvf1gbqs"><img id="2ey99866qlvf1gbqs" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/f5VOVvfdj4F3dWnnHafyrjNVNkuQlcjvhjH1jYBG7ftx2ilVVB6S8vxLJsVCX9ao.jpeg" alt="Close up of finance business graph which including of Up trend. Business to grow in the active high trend and low trend. Growing business graph with rising up trend." title="Close up of finance business graph which including of Up trend. Business to grow in the active high trend and low trend. Growing business graph with rising up trend." class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="null" data-positiony="null" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/shutterstock/f5VOVvfdj4F3dWnnHafyrjNVNkuQlcjvhjH1jYBG7ftx2ilVVB6S8vxLJsVCX9ao.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h3>8. Datensicherheit und Datenschutz</h3><p>Der Partner sollte strenge Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten implementieren und den Datenschutzvorschriften entsprechen. <br>Dies ist entscheidend, um Vertraulichkeit zu gewährleisten.<br>Wichtig ist, wo die Daten gespeichert werden - idealerweise in Österreich und &nbsp;der EU.<br>Neben einem sicheren Lohnsystem ist darauf zu achten, dass Daten ausserhalb des System ebenfalls sicher gespeichert sind und immer sicher übermittelt werden.</p><h3>9. Kommunikation und Berichterstattung</h3><p>Es ist wichtig, dass der Partner klare Kommunikationswege und regelmäßige Berichterstattung bietet, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit.<br>Standard Auswertungen und Berichte sollten automatisch zur Verfügung gestellt werden und nicht erst auf Nachfrage (und ev. kostenpflichtig).<br>Die Kommunikationswege sollten besprochen werden und sicher sein, z.B. sollte eMail nur mit Passwortschutz verwendet werden.<br>Ausserdem sollte auch klar sein, wer aus dem Unternehmen berechtigt ist, Änderungen in den Lohn einzumelden.</p><h3>10. Langfristige Partnerschaft</h3><p>Bei der Auswahl eines Lohnverrechnungspartners ist es ratsam, auf eine langfristige Partnerschaft zu setzen. <br>Ein zuverlässiger Partner kann zum Wachstum und Erfolg des Unternehmens beitragen, da er mit der Zeit das Unternehmen immer besser kennt und auch aus seiner Erfahrung best practice Lösungen mit einbringen kann.<br>Langfristig hat das Unternehmen somit einen sorgenfreien und rechtsicheren Lohn, eine im legalen Rahmen optimierte Steuer- und Abgabenlast sowie sichere Systeme, die miteinander kommunizieren und mitwachsen.</p><p>Alles in Allem kann so auch das komplexe Thema Lohn "easy" werden.</p>

Auswahl eines externen Partners für die Lohnverrechnung: 10 Punkte Checkliste

<h2>Effizienzsteigerung und Entlastung durch Auslagerung von Lohnabrechnungsdiensten</h2><p>Die Auslagerung von Lohnabrechnungsdiensten ist eine strategische Entscheidung, die Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten kann. In diesem Beitrag werden wir genauer darauf eingehen, wie die Auslagerung dieser Aufgabe die Effizienz steigern und Unternehmen entlasten kann.</p><h3>1. Zeitersparnis durch Spezialisierung</h3><p>Ein externer Dienstleister für Lohnabrechnungsdienste verfügt über das Fachwissen und die Erfahrung, um diese Aufgabe effizient und präzise zu erledigen. Durch die Auslagerung können Unternehmen Zeit sparen, die sie stattdessen in ihr Kerngeschäft investieren können.</p><h3>2. Reduzierung von Fehlern und Risiken</h3><p>Die Lohnabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, bei der Fehler schwerwiegende Konsequenzen haben können. Externe Dienstleister sind darauf spezialisiert, Fehler zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen, was das Risiko von Strafen und Nachzahlungen verringert.</p><h3>3. Kostenersparnis und Skalierbarkeit</h3><p>Die Auslagerung von Lohnabrechnungsdiensten kann auch zu Kosteneinsparungen führen, da Unternehmen nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen zahlen. Zudem ermöglicht es eine Skalierbarkeit der Dienstleistungen, um sich an Veränderungen im Personalbestand anzupassen.</p><figure id="figure-96nfsag5v9lvamj1za"><img id="96nfsag5v9lvamj1za" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/3W0TnTdsVyd4ZPUYgEp5CjwdvPx5xTe1fgH9JN6zJ6iW4rxSdATN8ZdRsPgVRORe.jpeg" alt="Knowledge process information concept on blackboard with a hand pointing on it." title="Knowledge process information concept on blackboard with a hand pointing on it." class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="null" data-positiony="null" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/shutterstock/22kLO4YDjQ0A1Cuh0nQFq06o0M2MgY06USu4btrrnDhYAkUsvHw2Sb5IIrxim5vP.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h3>4. Datenschutz und Datensicherheit</h3><p>Externe Dienstleister für Lohnabrechnungsdienste verfügen über fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Daten zu gewährleisten. Dies bietet Unternehmen zusätzliche Sicherheit in Bezug auf Datenschutz und Compliance.</p><h3>5. Expertise und Ressourcenoptimierung</h3><p>Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister ermöglicht es Unternehmen, von der Expertise und den Ressourcen des Anbieters zu profitieren. Dies kann dazu beitragen, interne Prozesse zu optimieren und die Effizienz insgesamt zu steigern.</p><figure id="figure-z8jogajhuklvamj4ax"><img id="z8jogajhuklvamj4ax" src="https://cdn.durable.co/shutterstock/7wPT2RnWFXl0PFYh29fy7pF0fwizOsHXkFxdOP4QKtIUwZ22b6VhQMjkSytSewun.jpeg" alt="Yellow pencils with eraser on the white background" title="Yellow pencils with eraser on the white background" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: 50% 40%;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="50%" data-positiony="40%" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/shutterstock/7wPT2RnWFXl0PFYh29fy7pF0fwizOsHXkFxdOP4QKtIUwZ22b6VhQMjkSytSewun.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: 50% 40%;"></figure><h3>6. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit</h3><p>Externe Dienstleister für Lohnabrechnungsdienste bieten in der Regel flexible Servicepakete, die auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effektiv einzusetzen.</p><h3>7. Entlastung des internen Teams</h3><p>Die Auslagerung von Lohnabrechnungsdiensten kann das interne Team entlasten, da es sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann, anstatt Zeit und Energie in die Lohnabrechnung zu investieren. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigern.</p><h3>8. Fazit</h3><p>Die Auslagerung von Lohnabrechnungsdiensten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Datenschutz, Expertise und Flexibilität. Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister können Unternehmen ihre Effizienz steigern und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.</p>

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