Auswahl eines externen Partners für die Lohnverrechnung: 10 Punkte Checkliste

Mit dem richtigen Partner ist das Thema Lohn endlich "easy"

Die Auswahl eines Lohnverrechnungspartners ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da die Lohnverrechnung ein komplexer und sensibler Bereich ist.
Ein zuverlässiger Partner kann dabei helfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Hier sind 10 wichtige Punkte, die Unternehmen bei der Auswahl eines Lohnverrechnungspartners beachten sollten:

1. Fachkompetenz und Erfahrung

Ein guter Lohnverrechnungspartner sollte über umfassende Fachkenntnisse und Erfahrung in der Lohnverrechnung verfügen.
Dies gewährleistet eine korrekte Abwicklung auch bei Sonderfällen und minimiert das Risiko von Fehlern. 
Viele Personalverrechner verfügen über ein umfangreiches fachliches Netzwerk, das sehr nützlich sein kann.

2. Compliance und Rechtssicherheit

Der Partner sollte über fundierte Kenntnisse der gesetzlichen Bestimmungen verfügen, um sicherzustellen, dass die Lohnverrechnung den aktuellen Vorschriften entspricht.
Besonders nützlich ist auch Expertise in angrenzenden Bereichen wie spezielles Arbeitsrecht, IT, HR Systeme, Datensicherheit.
Dies ist besonders dam an dann einerseits auch über den Lohn hinaus bei Spezialfällen einen kompetenten Partner habt und um andererseits rechtliche Probleme vermeidet.

3. Technologische Lösungen

Ein moderner Lohnverrechnungspartner sollte über effiziente technologische Lösungen v.a. in Form eines leistungsstarken Abrechnungssystems verfügen, um Prozesse zu automatisieren und die Datensicherheit zu gewährleisten.
Dies kann die Effizienz steigern und Fehler reduzieren.
In der Praxis bedeutet das oft eine Entlastung z.B. über die die direkte Bereitstellung der Lohnzettel an die MitarbeiterInnen (per verschlüsselter Mail oder sicherer Datenablage).
Auch die Daten für die Buchhaltung (Buchungsjournal) können für einen automatischen Import komplett vorkonfiguriert werden und direkt bereitgestellt werden.
Weitere zu beachtende Punkte sind self-service und Konnektivität (z.B. mit dem Zeiterfassungssystem).

4. Kundenservice und Support

Ein guter Partner sollte einen zuverlässigen Kundenservice und Support bieten, um bei Fragen oder Problemen schnell und kompetent helfen zu können.
Dies ist entscheidend für reibungslose Abläufe und klingt banal.
In der Praxis passieren lohnrelevante Änderungen aber oft kurz vor der Abrechnung und dann ist ein direkt erreichbarer Partner (z.B. per Telefon, Mail, Chat) einem Ticketsystem auf jeden Fall vorzuziehen.

5. Referenzen und Reputation

Es ist ratsam, sich über die Reputation und Referenzen des potenziellen Partners zu informieren, um sicherzustellen, dass er zuverlässig und vertrauenswürdig ist.
Ein gutes Zeichen sind ein professioneller Auftritt, positive Kundenbewertungen, bekannte Kooperationspartner oder die Möglichkeit, ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch zu führen.
Unschlagbar sind natürlich persönliche Empfehlungen von Personen, denen man vertraut. 

6. Kosten und Vertragsbedingungen

Die Kosten und Vertragsbedingungen sollten transparent sein und im Einklang mit dem angebotenen Service stehen.
Ein positives Zeichen ist, wenn der Kunde jderzeit zum Ende des Abrechnungsmonats die Geschäftsbeziehung beenden kann, also nicht gebunden ist.

Bei den Kosten gilt es, sorgfältig alle Details zu prüfen, um Überraschungen zu vermeiden: Es gibt Anbieter, die neben dem Tarif pro Abrechnung noch zahlreiche Zusatzpositionen verrechnen (Anmeldung, Auswertung, Datenübermittlung, Abklärungen, usw.).
In diesem Fall empfiehlt es sich, genau zu rechnen und zu vergleichen: oft sind Anbieter mit flatrate (ein Tarif pro Abrechnung ohne Zusatzpositionen) auf den ersten Blick vermeintlich teurer, unterm Strich aber dann doch die bessere Wahl.

Abschliessend sollten jedoch die Kosten nicht der ausschlaggebende Faktor sein. Beim Lohn ist es viel wichtiger, dass es "passt" und ein guter Lohnverrechner wird sich letztendlich selbst finanzieren:
Einerseits durch das Vermeiden von oft teuren Risiken und andererseits durch sinnvolle Anregungen um im legalen Rahmen Abgaben und Steuern zu minimieren ("Netto-Optimierung").

7. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Ein guter Partner sollte flexibel sein und in der Lage, sich den individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Dies ist besonders wichtig, da sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können, wie die folgenden Praxisbeispiele verdeutlichen:

▶️ Gestaltung des Lohns: z.B. bei der Einführung einer Gewinnbeteiligung der MitarbeiterInnen.
▶️ Wachstum des Unternehmens: z.B. geht damit neben dem höheren Abrechnungsaufwand ein Bedarf nach stärkerer Automatisierung einher - z.B. beim Übertrag von  Stammdaten per Schnittstelle in den Lohn.
▶️ Neue Anforderungen: z.B. bei Einführung einer Nachtschicht (Zeiterfassung, steuerbegünstigte Zuschläge, Arbeitszeitgesetz).

8. Datensicherheit und Datenschutz

Der Partner sollte strenge Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten implementieren und den Datenschutzvorschriften entsprechen.
Dies ist entscheidend, um Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Wichtig ist, wo die Daten gespeichert werden - idealerweise in Österreich und  der EU.
Neben einem sicheren Lohnsystem ist darauf zu achten, dass Daten ausserhalb des System ebenfalls sicher gespeichert sind und immer sicher übermittelt werden.

9. Kommunikation und Berichterstattung

Es ist wichtig, dass der Partner klare Kommunikationswege und regelmäßige Berichterstattung bietet, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit.
Standard Auswertungen und Berichte sollten automatisch zur Verfügung gestellt werden und nicht erst auf Nachfrage (und ev. kostenpflichtig).
Die Kommunikationswege sollten besprochen werden und sicher sein, z.B. sollte eMail nur mit Passwortschutz verwendet werden.
Ausserdem sollte auch klar sein, wer aus dem Unternehmen berechtigt ist, Änderungen in den Lohn einzumelden.

10. Langfristige Partnerschaft

Bei der Auswahl eines Lohnverrechnungspartners ist es ratsam, auf eine langfristige Partnerschaft zu setzen.
Ein zuverlässiger Partner kann zum Wachstum und Erfolg des Unternehmens beitragen, da er mit der Zeit das Unternehmen immer besser kennt und auch aus seiner Erfahrung best practice Lösungen mit einbringen kann.
Langfristig hat das Unternehmen somit einen sorgenfreien und rechtsicheren Lohn, eine im legalen Rahmen optimierte Steuer- und Abgabenlast sowie sichere Systeme, die miteinander kommunizieren und mitwachsen.

Alles in Allem kann so auch das komplexe Thema Lohn "easy" werden.