Frag einen Personalverrechner - Teil1: Wie geht Lohnverrechnung?

VS

May 19, 2024Von Volker Schattel

"Über Lohn und Gehalt spricht man nicht?!"

Aber klar doch!!!

Laut Google Suchanfragen interessieren sich u.a. MitarbeiterInnen und UnternehmerInnen und sogar sehr für das Thema Lohn und Gehalt und das zu Recht: Wie soll z.B. equal pay sicher gestellt werden, wenn das Thema ein Tabu ist?
Aber beginnen wir erstmal mit den Basics und arbeiten uns in dieser Kolumne der LohnLotsen.at durch die gängigsten Fragen zum Thema Lohnverrechnung.

Wie geht Lohnverrechnung?

Die Lohnverrechnung in Österreich beinhaltet die monatliche Abrechnung der Dienstnehmer und die Zahlungen an externe Stellen wie die Krankenkasse. Der Prozess umfasst die Führung eines Lohnkontos, die Berücksichtigung von Zulagen und Pendlerpauschalen sowie die Abrechnung von Besonderheiten wie Kündigungsentschädigungen oder Abfertigungen. Es gibt eine Unterscheidung zwischen innerbetrieblicher und außerbetrieblicher Abrechnung, wobei beide monatlich durchgeführt werden. Die innerbetriebliche Abrechnung beinhaltet die Berechnung des Nettogehalts durch Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer vom Bruttogehalt. Die außerbetriebliche Abrechnung umfasst die Zahlungen des Dienstgebers an das Finanzamt, die Krankenkasse und andere Stellen sowie die Abzüge des Dienstnehmers. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber ein Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer führen und die gesetzlichen Bestimmungen im Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht beachten.

Wie wird man Lohnverrechner?

In Österreich wird man Lohnverrechner (korrekt: PersonalverrechnerIn) durch eine spezielle Ausbildung und eine Prüfung.

In der Ausbildung lernt man neben dem Abrechnen von Löhnen und Gehältern auch Buchhaltung, Recht und IT. 
Die Ausbildung wird z.B. vom WIFI oder BFI angeboten und findet oft Abends oder geblockt statt, ist also berufsbegleitend machbar.

Die Prüfung hat einen schriftlichen und einen mündlichen Teil: Den Schriftteil legt man am WIFI oder direkt bei der WKO ab.
Den mündlichen Teil muss man jedenfalls vor einer Prüfungskommission der Bilanzbuchhaltungsbehörde der Wirtschaftskammer ablegen.

Ist alles bestanden, wird man auf Antrag zum Lohnverrechner oder zur Lohnverrechnerin bestellt.

Es ist wichtig, dass angehende Lohnverrechner ein gutes Organisationstalent besitzen und sich kontinuierlich über gesetzliche Änderungen im Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht informieren

Wie wird Lohn abgerechnet?

In der Praxis gibt es spezielle Softwareprogramme, die Stammdaten (Mitarbeiter Name, Adresse, usw.) und Bewegungsdaten (z.B. Überstunden) erfassen und auf Basis der Eingaben die eigentliche Abrechnung durchführen.
Weil das sehr komplex ist, wird oft in Schritten vorgegangen und es werden parallel Auswertungen zur Kontrolle durchgeführt.

Theoretisch kann man aber auch per Hand mit Bleistift, Papier und Taschenrechner oder per MS Excel abrechnen.
Dann hätte man aber nicht die automatischen Checks auf Plausibilität einer speziellen Lohn-Software und würde sich auch bei den Schnittstellen für die Meldungen (z.B. zur ÖGK) schwer tun.

Wer macht die Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung wird in Österreich normalerweise von spezialisierten externen Dienstleistern wie Lohnverrechnungsbüros (z.B. Lohnlotsen.at) oder Steuerberatungskanzleien durchgeführt.
Größere Unternehmen setzen dafür auch eigene Lohnverrechnungssoftware ein und beschäftigen Personalverrechner in house.

Wie lange dauert es, eine Abrechnung zu erstellen?

"It depends!" - eine Lohnabrechnung ist heute dank moderner Software schnell erstellt, im Prinzip sogar "Auf Knopfdruck".

Damit das aber so schnell geht und auch korrekt abgerechnet wird, muss vorher einiges erledigt werden:

▶️ Das Lohnabrechnungssystem muss eingerichtet und auf dem neuesten Stand sein, z.B. müssen aktuelle Gesetzesänderungen ins IT System implementiert sein.
▶️ Alle Stamm- und Bewegungsdaten müssen korrekt im System gepflegt sein: Das sind z.B. die Daten der MitarbeiterInnen inkl. IBAN, der korrrekte Lohn bzw. das korrekte Gehalt, alle anderen Bezüge wie Prämien oder Diäten/Taggelder.
▶️ Alle relevanten Daten aus der Zeiterfassung müssen in den Lohn übernommen werden, z.B. Urlaub, Krankenstand, auszuzahlende Mehr- und Überstunden

Nach der Abrechnung muss noch eine Kontrolle durchgeführt werden um dann die Auszahlung zu tätigen.
In Summe ist es also ein komplexer Prozess, der aber durch den Einsatz von IT sicher und effizient ist.

Was kommt zuerst: Abrechnung oder Lohn?

Die Lohnabrechnung kommt zuerst, bevor der Lohn ausgezahlt wird. In Österreich erhalten Arbeitnehmer monatlich eine Lohnabrechnung, die die genaue Zusammensetzung ihres Entgelts, einschließlich Brutto- und Nettoverdienst, Zulagen, Abzüge wie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge sowie andere Vergütungen, auflistet. Die Lohnabrechnung dient als Dokument, das den Abrechnungszeitraum und die Details des Arbeitsentgelts enthält. Erst nachdem die Lohnabrechnung erstellt und überprüft wurde, erfolgt die Auszahlung des Nettolohns an die Arbeitnehmer.

Sind Lohnverrechner gefragt?

Ja, Lohnverrechner sind in Österreich sehr gefragt, der Beruf ist sogar ein sogenannter "Mangelberuf". Die Komplexität der Lohnverrechnung, die regelmäßigen Änderungen in den gesetzlichen Vorgaben sowie die Bedeutung einer korrekten und pünktlichen Abwicklung machen diesen Beruf zu einer wichtigen und gefragten Rolle in Unternehmen.
Besonders in mittleren und großen Unternehmen sowie in spezialisierten Lohnverrechnungsbüros und Steuerberatungskanzleien sind Lohnverrechner unverzichtbar. Ihre Expertise sorgt dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden und Mitarbeiter korrekt entlohnt werden.

Was muss ein Personalverrechner können?

Was man als Lohnverrechner in Österreich können muss:

✅ Einhalten gesetzlicher Vorgaben: Der Personalverrechner muss die gesetzlichen Bestimmungen im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht genau kennen und einhalten.
✅ Berechnung von Steuern und Abgaben: Er ist verantwortlich für die genaue Berechnung von Lohnsteuer, Sozialabgaben und anderen Abzügen vom Bruttogehalt der Mitarbeiter.
✅ Verwaltung von Urlaubsansprüchen: Der Personalverrechner muss die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter verwalten und in die Lohnabrechnung integrieren.
✅ Automatisierung und Digitalisierung: Mit der Digitalisierung sind innovative Lösungen in der Personalverrechnung entstanden, die es ermöglichen, Prozesse zu automatisieren und präzise, zeitnahe Abrechnungen sicherzustellen.
✅ Effiziente Personalverwaltung: Eine effiziente Personalverrechnung trägt dazu bei, dass Mitarbeiter zufrieden und motiviert bleiben und minimiert das Risiko rechtlicher Konsequenzen.
✅ Beratung und Vertretung: Personalverrechner können auch als kompetente Berater für Unternehmen agieren und bei Fragen rund um Lohn und Gehalt sowie Abzüge unterstützen.

Insgesamt erfordert der Beruf des Personalverrechners ein hohes Maß an Fachwissen, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein, um die komplexe Aufgabe der Lohnabrechnung korrekt und effizient durchzuführen.

Wie schwer ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung oder auch Personalverrechnung oder Lohnverrechnung in Österreich kann durchaus komplex und anspruchsvoll sein.
Einige Gründe dafür sind: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt heute zu den komplexesten Materien des Steuerrechts, da sie sowohl Fragen des Lohnsteuerrechts als auch arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte umfasst.
Den laufenden Änderungen auf diesem Themengebiet muss man durch ständige Weiterbildung gerecht werden. Personalverrechner müssen die gesetzlichen Bestimmungen im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht genau kennen und einhalten.
Die Schwierigkeit der Lohnbuchhaltung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Anzahl der Mitarbeiter, der Art der Beschäftigung (Festanstellung, geringfügig, Stundenlohn) und Sonderfällen wie Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK).
Für "einfache" Mitarbeiter ist die Lohnbuchhaltung weniger komplex, z.B. bei Gesellschafter-Geschäftsführern ohne Sperrminorität können aber Zweifel an der Sozialversicherungspflicht bestehen, die zu prüfen sind.
Insgesamt erfordert die Lohnbuchhaltung ein hohes Maß an Fachwissen, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein, um die Abrechnungen korrekt und fristgerecht durchzuführen.
Fehler können für den Arbeitgeber rechtliche Konsequenzen haben.

Wie viel verdient man in der Lohnbuchhaltung?

Ein Lohnverrechner verdient In Österreich im Durchschnitt ca. 45.800 € brutto pro Jahr. Der Beruf bietet in Städten wie Wien, Salzburg, Linz und Oberösterreich viele offene Stellen.

Wie immer gilt: "it depends" - je nach Erfahrung, Qualifikation und Unternehmensgröße sind die Gehälter teilweise deutlich niederer aber auch deutlich höher.
Laut Stepstone liegt das Gehalt in einem Bereich von 36.000 bis 53.000 Euro brutto pro Jahr.

Mit steigender Erfahrung und zusätzlichen Qualifikationen kann der Verdienst weiter steigen.

Zusammenfassung & Ausblick

Hoffentlich konnten einige Fragen zum Thema Lohnverrechnung in diesem Beitrag beantwortet werden, weitere Punkte werden in zukünftigen Blogbeiträgen behandelt.
Klar ist: Das Thema ist komplex und gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich nicht, alles in house abzudecken. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Anbietern wie den LohnLotsen.at um sicherzustellen, dass die Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.

Besuchen Sie uns auf LohnLotsen.at für weiterführende Informationen und professionelle Unterstützung bei Ihrer Lohnverrechnung.