Frag einen Personalverrechner – Teil 2: Wie führe ich ein Lohnkonto?

Teil 2 unserer Kolumne „Frag einen Personalverrechner” – die häufigsten Google-Fragen zur Lohnverrechnung, beantwortet aus der Sicht des Dienstgebers. Teil 1 erklärt die Grundlagen; hier geht es um das Fundament jeder Abrechnung: das Lohnkonto.

Wie führe ich ein Lohnkonto?

Ein Lohnkonto wird geführt, indem alle abrechnungsrelevanten Informationen zu einem Mitarbeiter gesammelt und laufend aktualisiert werden – es ist die Basis jeder monatlichen Abrechnung. Die Pflicht dazu trifft Sie als Dienstgeber: § 76 EStG schreibt für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto vor, die Details regelt die Lohnkontenverordnung. In der Praxis führt das Lohnkonto, wer Ihre Abrechnung macht – intern oder extern; verantwortlich bleiben Sie.

Was muss ins Lohnkonto?

Die Pflichtinhalte in Kurzform:

Pflichtinhalt	Beispiele
Personendaten	Name, Adresse, SV-Nummer, Beschäftigungsbeginn/-ende
Entgelt	laufende Bezüge, Sonderzahlungen, Sachbezüge
Abzüge	SV-Beiträge, abgeführte Lohnsteuer
Begünstigungen	Familienbonus Plus, AVAB/AEAB, Pendlerpauschale, Pendlereuro
Steuerfreie Bezüge	z. B. begünstigte Zulagen und Zuschläge

Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaubs- und Krankenstandsdaten gehören juristisch nicht zwingend zum Lohnkonto – sie sind aber regelmäßig dessen Grundlage und sollten gemeinsam verfügbar sein. Vollständige Übersicht: WKO-Portal Lohnverrechnung.

Warum die Sorgfalt zählt: Bei einer GPLB-Prüfung ist das Lohnkonto das erste, was die Prüfer sehen wollen. Ein sauber geführtes Lohnkonto macht die Prüfung zum Durchlauf – Lücken machen sie teuer.

Wie lange muss ich Lohnkonten aufbewahren?

Mindestens sieben Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 132 BAO). In der Praxis empfiehlt sich länger: Für Abfertigungs-, Pensions- und arbeitsrechtliche Fragen können alte Lohnkonten auch nach Jahrzehnten relevant werden – digitale Archivierung macht die langfristige Aufbewahrung heute ohne großen Mehraufwand möglich.

Was gehört alles zur Lohnverrechnung?

Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten, Berechnung der Löhne und Gehälter, Erstellung der Abrechnungen, Abfuhr von Steuern und SV-Beiträgen, Führung der Lohnkonten und die Kommunikation mit Finanzamt und Sozialversicherungsträgern – etwa zur Lösung von Clearing-Fällen mit der ÖGK. Dazu kommt die Kommunikation nach innen: Fragen der Beschäftigten zum Lohnzettel, Zahlen fürs Controlling zur Personalkostenplanung.

Wie viele Tage nach der Abrechnung kommt das Gehalt?

Die Auszahlung erfolgt in Österreich meist am Monatsende oder am Monatsersten. Abgerechnet wird idealerweise einige Werktage davor – typisch um den 24. oder 25. –, um in Ruhe prüfen zu können. Bei Last-Minute-Änderungen wird die Abrechnung vorbereitet und nach Finalisierung direkt überwiesen.

Für Sie als Dienstgeber ist der Zahltag nicht verhandelbar: Ihre Beschäftigten verlassen sich auf die pünktliche Überweisung, und nichts beschädigt Vertrauen schneller als ein verspätetes Gehalt. Die Pünktlichkeit ist reine Organisationsfrage – fixer Abrechnungstermin, eingeplante Bankläufe, Feiertage im Kalender. Ein guter Lohnverrechner hält diesen Takt von sich aus.

Was bedeutet „St” in der Lohnabrechnung?

Üblicherweise „Steuer” – gemeint ist die Lohnsteuer, die vom Brutto abgezogen wird. Früher waren kryptische Abkürzungen üblich; heute sollte ein Lohnzettel übersichtlich sein und ohne unverständliche Kürzel auskommen. Das ist keine Kosmetik: Jede Abkürzung, die Ihre Beschäftigten nicht verstehen, wird zur Rückfrage – und landet auf Ihrem Tisch oder dem Ihres Lohnverrechners.

Wie viel Prozent geht vom Lohn ab?

Vom Bruttolohn werden 18,07 % Sozialversicherungsbeiträge abgezogen (Angestellte, laufende Bezüge, 2026), dazu je nach Tarifstufe Lohnsteuer von 0 % bis maximal 55 %, eventuell noch Betriebsratsumlage und Gewerkschaftsbeitrag. Insgesamt machen die Abzüge je nach Einkommen grob 20–45 % des Brutto aus. Das konkrete Rechenbeispiel – inklusive der Frage, was derselbe Mitarbeiter Sie als Dienstgeber kostet – steht in Teil 3 der Serie.

Wie buche ich Löhne richtig?

Die Lohndaten werden der Buchhaltung per Datenüberleitung („Buchungsjournal”) bereitgestellt und primär in Klasse 6 (Personalaufwand, im SOLL) und Klasse 3 (Verbindlichkeiten) des österreichischen Einheitskontenrahmens verbucht – z. B. 6000 Bruttolöhne, 6200 Bruttogehälter, 6500/6501 gesetzlicher Sozialaufwand, 6631 Kommunalsteuer, gegen 3600 Verrechnung SV, 3560 Verrechnung Lohnsteuer, 3620 Verrechnung Löhne/Gehälter. Bei wenigen Buchungszeilen im Monat ist das schnell händisch erfasst; ab einem gängigen Buchhaltungssystem sollte das Journal importfähig kommen.

Fazit

Das Lohnkonto ist Pflicht, Prüfungsgrundlage und Gedächtnis Ihrer Lohnverrechnung zugleich – wer es sauber führt (oder führen lässt), hat bei Prüfungen, Austritten und Altfällen Ruhe. Gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich selten, das inhouse zu stemmen – ein externer Partner stellt sicher, dass alles effizient, korrekt und gesetzeskonform läuft. Was beim allerersten Mitarbeiter zu tun ist, steht im Leitfaden zum ersten Mitarbeiter.

Weiter in der Serie: Teil 1 – Wie geht Lohnverrechnung? · Teil 3 – 3.000 € brutto in netto und die Dienstgeberkosten