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<h3>Praxisleitfaden zu Lohnverrechnung, Steuern, Abgaben, Arbeitsrecht und Betriebsstätten-Risiko</h3><p>Disclaimer: Dieser Artikel soll eine grobe Orientierung in einem sehr komplexen und nicht immer glasklar geregelten Thema geben. <br>Alle Angaben sind ohne Gewähr und ersetzen keine persönliche Beratung und Einzelfallprüfung.&nbsp;</p><blockquote><p>Wir haben einen Mitarbeiter, der in Österreich im Home Office arbeitet – was müssen wir tun?</p></blockquote><p>Deutsche Unternehmen kommen immer wieder mit dieser Frage zu uns.</p><h3>Die zwei häufigsten Konstellationen</h3><p><strong>Fall 1:</strong> </p><ul><li>Das deutsche Unternehmen rekrutiert einen Mitarbeiter in Österreich</li><li>Dieser soll vom Home Office aus für die Firma in Deutschland arbeiten soll.</li></ul><p><strong>Fall 2:</strong> </p><ul><li>Ein bestehender Mitarbeiter des deutschen Unternehmens, der bisher in Deutschland gewohnt hat, übersiedelt nach Österreich</li><li>Er soll von dort aus seinem Home Office weiterhin für das Unternehmen arbeiten.</li></ul><p>In beiden Fällen liegt in der Regel ein permanenter Wohnsitz und Lebensmittelpunkt in Österreich vor – damit wird der Mitarbeiter typischerweise in Österreich unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, und es entstehen österreichische Pflichten in Lohnverrechnung/Sozialversicherung.</p><h3>Was konkret zu tun ist</h3><p>Das bedeutet, dass sich das deutsche Unternehmen in Österreich als Dienstgeber (Arbeitgeber) beim Finanzamt Österreich, bei der zuständigen Sozialversicherung und (für die Kommunalsteuer) gegenüber der Gemeinde registrieren muss. Als Ergebnis bekommt das Unternehmen eine entsprechende Identifikationsnummer (Steuernummer, Dienstgeberbeitragsnummer, Kommunalsteuernummer).</p><p>Das sind einige Formulare, die auszufüllen sind. Zum Teil online, zum Teil als Papier. Es dauert bis zu zwei Wochen, bis alles erledigt ist.&nbsp;<br>Das hängt vor allem auch damit zusammen, dass österreichische Unternehmen in der Regel auf FinanzOnline digital mit dem Finanzamt verkehren und deutsche Dienstgeber hier zuerst einen Account erstellen müssen oder eben per Brief kommunizieren müssen.&nbsp;<br></p><p>Wenn alles vorliegt, kann der Mitarbeiter in Österreich angemeldet werden und dann auch abgerechnet werden.</p><p>Dabei ist ein österreichischer Lohnverrechner (Lohnbuchhalter) praktisch unverzichtbar. <br>Da voll im österreichischen System abgerechnet werden muss, sind entsprechende Systeme mit den Anbindungen zu den österreichischen Behörden nötig. <br>Das kann in der Regel nicht durch ein deutsches Lohnbüro erledigt werden.&nbsp;</p><p>Damit sind dann aber die großen Schritte erledigt, und es gibt eine laufende Payroll in Österreich, wo ähnlich wie bei der deutschen Payroll nur für diesen einen Mitarbeiter ein eigenes Lohnset mit Netto-Lohnzettel, Auszahlungsjournal, Buchungsjournal und so weiter generiert wird.&nbsp;<br>Ehrlicherweise muss man sagen, dass sich für das Unternehmen dadurch der Prozess der Payroll verdoppelt und entsprechend parallele Tätigkeiten nötig sind: Zum Beispiel muss der Bank-Datenträger einmal für Deutschland und einmal für Österreich eingespielt und ausgeführt werden. Unterm Strich hält sich die Mehrbelastung aber sehr in Grenzen, auch deswegen, weil bei den Lohnlotsen und vielen anderen Anbietern alles voll digitalisiert ist.&nbsp;<br></p><h3>Mögliche Betriebsstätte in Österreich (steuerliches Risiko)</h3><p>Auch wenn „nur“ im Home Office gearbeitet wird: Für deutsche Unternehmen stellt sich immer die Frage, ob dadurch in Österreich eine steuerliche Betriebsstätte entsteht – und damit (vereinfacht gesagt) eine teilweise Steuerpflicht in Österreich.</p><p>Die österreichische Finanzverwaltung hat Anfang Jänner 2026 eine <a data-mce-href="https://findok.bmf.gv.at/findok/resources/pdf/f511d71c-f614-442b-aa65-e8d49e6b1d87/84069.1.1.pdf" href="https://findok.bmf.gv.at/findok/resources/pdf/f511d71c-f614-442b-aa65-e8d49e6b1d87/84069.1.1.pdf">Information</a> veröffentlicht, die die neuen OECD-Klarstellungen (Update vom 19.11.2025) zu Home Office-Betriebsstätten zusammenfasst. Kernbotschaft: Home Office führt nicht automatisch zu einer Betriebsstätte – es kommt auf die konkreten Umstände an. &nbsp;￼</p><p>Worum geht es rechtlich?<br>Eine Betriebsstätte setzt typischerweise einen festen Ort der Geschäftstätigkeit voraus, der dem Unternehmen zur Verfügung steht (und über den bloßen Wohnsitz des Mitarbeiters hinaus eine Unternehmenszuordnung zulässt). Die BMF-Info verweist dafür ausdrücklich auf die Beurteilung „aller Fakten und Umstände“ im Einzelfall. &nbsp;￼</p><p>Praktische „Warnsignale“ (Betriebsstätten-Quickcheck):</p><ul><li>Das Home O</li><li>ffice ist dauerhaft und der Mitarbeiter arbeitet dort regelmäßig und in erheblichem Ausmaß. &nbsp;￼</li><li>Es gibt einen geschäftlichen Grund, warum gerade in Österreich gearbeitet wird (z.B. Kundenbetreuung Österreich, Marktbearbeitung AT, Repräsentanzfunktion). &nbsp;￼</li><li>Das Home Office wirkt nach außen wie ein „Office des Unternehmens“ (z.B. Firmenbeschilderung, Kundentermine dort, Firmenadresse/Briefpapier, eigene Hotline/Location). &nbsp;￼</li><li>Der Mitarbeiter hat Abschlussvollmacht bzw. schließt regelmäßig Verträge für das Unternehmen (dann kommt zusätzlich das Thema „Vertreter-Betriebsstätte“ ins Spiel – unbedingt prüfen). &nbsp;￼</li></ul><p>Was Unternehmen typischerweise tun, um das Risiko zu steuern (praxisnah):</p><ul><li>Home Office-Regelung klar gestalten: Home Office als „Mitarbeiter-Arbeitsort“, nicht als „Betriebsstätte des Arbeitgebers“.</li><li>Keine Außendarstellung als Standort (keine Adresse als Niederlassung, kein Schild, keine Kundenmeetings im Home Office).</li><li>Tätigkeitsprofil prüfen: Reine interne Tätigkeiten sind meist unkritischer als „Marktbearbeitung Österreich“. &nbsp;￼</li></ul><p>Tipp: Wenn der Mitarbeiter (auch) regelmäßig in Deutschland arbeitet, kann das Thema „gewöhnlicher Arbeitsort“ (steuerlich &amp; arbeitsrechtlich) in beide Richtungen kippen. Deshalb immer zuerst sauber dokumentieren, wo tatsächlich gearbeitet wird (z.B. Reisekalender/Arbeitsort-Policy).</p><h3>Arbeitsrecht: Deutschland vs. Österreich – besonders heikel bei Umzug mit deutschem Vertrag (Fall 2)</h3><p>Viele deutsche Unternehmen glauben: „Der Vertrag ist deutsch – also gilt deutsches Arbeitsrecht.“<br>In grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen ist das so nicht zuverlässig.</p><p>Maßgeblich ist in der EU regelmäßig die Rom-I-Verordnung: Bei Arbeitsverträgen spielt der gewöhnliche Arbeitsort eine zentrale Rolle; außerdem können zwingende Schutzvorschriften des Staates, in dem gewöhnlich gearbeitet wird, nicht einfach „wegvereinbart“ werden.</p><p>Die Deutsche Handelskammer fasst das <a data-mce-href="https://oesterreich.ahk.de/de/content/download/1249/7840?version=2&amp;utm_source=chatgpt.com" href="https://oesterreich.ahk.de/de/content/download/1249/7840?version=2&amp;utm_source=chatgpt.com">hier</a> gut zusammen.</p><p>Was das im Fall 2 (Umzug nach Österreich) in der Praxis bedeutet:</p><ul><li>Wenn der Mitarbeiter nach Österreich übersiedelt und von dort dauerhaft arbeitet, wird Österreich sehr oft zum „gewöhnlichen Arbeitsort“ – und damit werden österreichische zwingende Regeln arbeitsrechtlich relevant, selbst wenn der Vertrag ursprünglich deutsch war.</li><li>Die Lage ist „unübersichtlich“, weil man häufig eine Mischung sieht: deutsches Vertragsgerüst + österreichische zwingende Normen (z.B. Mindesturlaub, Arbeitszeit-Schutz, Kündigungsschutz-Spezifika, Entgeltfortzahlung etc.). &nbsp;￼</li></ul><p>Typische Konfliktfelder, die in der Praxis aufploppen:</p><ul><li>Arbeitszeit/Überstunden-Regeln und deren Dokumentation</li><li>Urlaub (gesetzliche Mindeststandards und Unabdingbarkeit) &nbsp;￼</li><li>Kündigung/Beendigung, Fristen, Formvorschriften, Abfertigungssystematik („Abfertigung Neu“) &nbsp;￼</li><li>Home Office-Rahmenbedingungen: Arbeitsmittel, Kostenersatz, Arbeitsstätte, Datenschutz/IT-Regeln (vertraglich sauber regeln)</li></ul><p>Tipp: Bei Fall 2 ist eine Vertrags-„Übersetzung“ (Addendum) fast immer sinnvoll: Arbeitsortklausel, anwendbares Recht, Home Office-Vereinbarung, Vergütung/All-in-Klauseln, und vor allem die saubere Abbildung zwingender österreichischer Mindeststandards. &nbsp;￼</p><h3>Kollektivverträge in Österreich – „Tarifvertrag, aber anders“ (kurz erklärt für deutsche Unternehmen)</h3><p>In Österreich werden Mindestlöhne und viele Arbeitsbedingungen sehr häufig nicht per Gesetz, sondern über Kollektivverträge (KV) geregelt. Das ist in der Wirkung vergleichbar mit deutschen Tarifverträgen – aber mit <a data-mce-href="https://www.sozialministerium.gv.at/Themen/Arbeit/Arbeitsrecht/Entlohnung/Kollektivvertraege.html" href="https://www.sozialministerium.gv.at/Themen/Arbeit/Arbeitsrecht/Entlohnung/Kollektivvertraege.html">österreichischer Systemlogik</a>. &nbsp;￼</p><p>Was ist ein Kollektivvertrag (KV)?</p><ul><li>Ein KV wird zwischen kollektivvertragsfähigen Vertretungen der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite abgeschlossen.</li><li>Er regelt typischerweise Mindestentgelte, Einstufungen/Verwendungsgruppen, Zulagen, Arbeitszeitmodelle, Kündigungsbestimmungen etc. &nbsp;￼</li></ul><p>Warum ist das für deutsche Arbeitgeber relevant, auch wenn „nur 1 Mitarbeiter“ in Österreich sitzt?</p><ul><li>In der Praxis brauchen Sie für eine korrekte österreichische Payroll fast immer eine Einstufungslogik (welche Tätigkeit, welche Gruppe, welche Mindestentlohnung/Überzahlung, welche Sonderzahlungen/Regeln).</li><li>Selbst wenn ein deutscher Vertrag existiert, wird bei Prüfungen und Streitfällen regelmäßig gefragt: „Welche Mindeststandards wären in Österreich üblich/anzuwenden?“ (und das orientiert sich sehr oft am passenden KV). &nbsp;￼</li></ul><p>Wichtig (und oft missverstanden): KV-Bindung ist nicht immer automatisch.<br>Ob ein bestimmter KV formal bindend ist, hängt u.a. vom fachlichen/persönlichen Geltungsbereich ab – und ob der KV ggf. per „Satzung“ auf nicht erfasste Arbeitgeber ausgeweitet wurde. Das Instrument „Satzung“ ist ausdrücklich eine Erweiterung des Geltungsbereiches eines KV. &nbsp;￼</p><p>Pragmatische Empfehlung (aus der Praxis):</p><ul><li>Wählen Sie für den Mitarbeiter eine realistische KV-Zuordnung als Benchmark (Branche/Tätigkeit), dokumentieren Sie die Einstufung und zahlen Sie mindestens die einschlägigen Mindestentgelte (Überzahlung ist natürlich möglich und häufig). &nbsp;￼</li><li>Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist: kurz fachlich prüfen (das kostet wenig, spart später viel).</li></ul><p>Tipp: Viele Unternehmen arbeiten mit einem „KV-Benchmark + deutscher Vertrag“ – aber die Payroll und die Mindeststandards werden so aufgesetzt, dass österreichische Prüfungen und arbeitsrechtliche Streitfragen sauber beantwortbar sind.</p><h3>Finanzielle Auswirkungen: Lohnnebenkosten-Unterschiede (DE vs. AT)</h3><p>Wenn Gehälter „vom Brutto her“ geplant werden, macht es einen deutlichen Unterschied, ob Arbeitgeber Nebenkosten eher ~20–22% (DE, grob) oder ~30%+ (AT, grob) betragen.</p><p>Österreich (typische Bausteine – Arbeitgeberseite)</p><ol><li>Dienstgeberanteile Sozialversicherung (ASVG-Dienstnehmer, laufende Bezüge) liegen 2026 grob in der Größenordnung von ~20,98% (je nach Detail/Beitragsart; Sonderzahlungen abweichend). &nbsp;￼</li><li>Betriebliche Vorsorge („Abfertigung Neu“, BV-Kasse): 1,53% des Entgelts (inkl. Sonderzahlungen) sind vom Arbeitgeber zu leisten.</li><li>Dienstgeberbeitrag (DB): WKO weist 2025 einen Satz von 3,7% aus (Hinweis: historisch 3,9%; Details hängen an lohngestaltenden Vorschriften – hier bitte im Einzelfall prüfen). &nbsp;￼</li><li>Zuschlag zum DB (DZ / KU2): je Bundesland unterschiedlich, typischerweise ca. 0,31% bis 0,40%. &nbsp;￼</li><li>Kommunalsteuer: 3,0% der Bemessungsgrundlage; Erklärung/Abfuhr über FinanzOnline, Zahlung i.d.R. bis zum 15. des Folgemonats. &nbsp;￼</li></ol><p>Daumenwert Österreich:<br>Je nach Bundesland (DZ), DB-Satz und Details landen viele Arbeitgeber bei ca. 29,5% bis 31%+ Arbeitgebernebenkosten (zusätzlich zu Sonderfällen/branchenabhängigen Nebenbeiträgen). &nbsp;￼</p><p>Deutschland (Arbeitgeberanteile – grob, ohne Umlagen/BG)<br>Für 2026 sind die großen gesetzlichen Beitragssätze u.a.:</p><ul><li>KV 14,6% (plus kassenindividueller Zusatzbeitrag),</li><li>RV 18,6%,</li><li>AV 2,6%,</li><li>PV 3,6% (Ausgestaltung je nach Kindern/Bundesland). &nbsp;￼</li></ul><p>Davon trägt der Arbeitgeber regelmäßig die Hälfte (mit Ausnahmen/Details bei PV und Zusatzbeitrag sowie Umlagen/Berufsgenossenschaft). &nbsp;￼</p><p>Tipp: Wenn Sie intern mit „DE-Brutto“ kalkulieren, lohnt sich ein kurzer Kostenvergleich vorab: In Österreich sind DB/DZ/Kommunalsteuer/BV-Kasse zusätzliche, systematisch andere Bausteine – das wirkt in Summe.</p><h3>Fazit</h3><p>Der Artikel sollte einen groben Überblick vermitteln und trotz der vielen Dinge, die es zu beachten gibt, haben wir in der Praxis gute und pragmatische Wege in der Abwicklung gefunden.&nbsp;<br></p><p>Besuchen Sie unsere Website <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at/" href="https://lohnlotsen.at/">LohnLotsen.at</a> für mehr Informationen und buchen Sie gerne einen individuellen, kostenlosen <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at/blog/LohnLotsen.at" href="https://lohnlotsen.at/blog/LohnLotsen.at">Beratungstermin</a>.<br>Wir unterstützen Sie gerne beim Start mit Ihrem ersten Mitarbeiter im Home Office in Österreich.&nbsp;<br></p><p>Viel Erfolg bei Ihrem Start als internationaler Arbeitgeber!</p><p><br></p>

Deutsche Arbeitgeber mit Home Office-Mitarbeitern in Österreich

<p><em>Warum KI nicht nur Recruiter unterstützt, sondern vielleicht bald Jobs vermittelt – und was das für Bewerberinnen und Unternehmen bedeutet.</em></p><p>In den letzten Wochen machte vor allem ein Thema in der KI-Community Schlagzeilen: <br>Mit dem Start von <a data-mce-href="https://www.moltbook.com/" href="https://www.moltbook.com/"><strong>Moltbook</strong></a> diskutieren Tausende KI-Agenten (<strong>Moltbots</strong>) miteinander – ganz ohne direkte menschliche Beteiligung. </p><p>Neben philosophischen Debatten über Autonomie und Bewusstsein kristallisieren sich dort auch ganz praktische Anwendungen heraus: <br>Bots, die untereinander Wissen austauschen, Fragen beantworten – und in manchen Fällen sogar Aufgaben wie Vermittlung und Matching von „Jobs“ diskutieren. &nbsp;</p><p>Das wirft eine spannende Frage auf: Könnte der Bewerbermarkt der Zukunft tatsächlich über Bots funktionieren? <br>Nicht nur als technisches Kuriosum, sondern als echte Schnittstelle zwischen Bewerbern und Unternehmen.</p><h3>1. KI ist schon lange Teil des Recruiting-Prozesses</h3><p>Dass Unternehmen heute KI-Tools im Recruiting einsetzen, ist kein Zukunftsszenario mehr, sondern Realität:</p><p>KI wird genutzt für automatisiertes Screening von Lebensläufen oder Vorselektion von Kandidaten.<br>Systeme wie <strong><a data-mce-href="https://www.hirevue.com" href="https://www.hirevue.com">HireVue</a></strong> führen zum Beispiel digitale Interviews durch, bei denen Antworten von Algorithmen analysiert werden. &nbsp;<br>Chatbots beantworten Standardfragen von Bewerber*innen, nehmen Grundinformationen entgegen oder kümmern sich um Aspekte wie Terminplanung. &nbsp;</p><p>Die meisten HR-Abteilungen setzen KI bereits heute ergänzend ein, vor allem um repetitive Aufgaben schneller, strukturierter und – im Idealfall – fairer zu gestalten.</p><h3>2. Der Schritt zum „Recruiting-Bot“ ist klein – aber nicht trivial</h3><p>Gerade die neuesten Entwicklungen im Bereich agentischer KI-Systeme zeigen, was möglich wäre:</p><p>Agentenbasierte Recruiting-Systeme, die eigenständig Kandidaten suchen, kontaktieren, bewerten und Termine koordinieren, stehen bereits am Horizont. <br>Einige Startups behaupten sogar, ihre KI könne den Recruiting-Zyklus drastisch verkürzen und Aufgaben wie automatisiertes Screening, Calls oder E-Mail-Outreach erledigen. &nbsp;<br>KI-Chatbots können jetzt schon mehr als nur Fragen beantworten – sie können Bewerber im Prozess begleiten, Fragen zum Unternehmen beantworten und sie durch Schritte wie erste Interviews oder Job-Matching führen. &nbsp;</p><p>Was heute noch selten ist, könnte morgen Alltag werden: ein Bot, der Kontakt zu Bewerber*innen aufnimmt, ihren Lebenslauf versteht, Fragen beantwortet, ihnen passende Rollen vorschlägt und im besten Fall sogar interaktive Gespräche führt.</p><h3>3. Und auf der anderen Seite: Bewerber*innen mit ihren eigenen Bots</h3><p>Wenn Unternehmen Recruiting-Bots einsetzen, wäre es nur konsequent, dass auch Bewerber*innen künftig KI-Agenten nutzen, um ihren Job-Suchprozess zu optimieren:</p><p>Bereits heute gibt es Tools, die Bewerbern helfen, Lebensläufe zu optimieren, passende Jobs zu finden oder Anschreiben zu personalisieren. &nbsp;<br>Denkbar wäre ein KI-Agent, der Vollmachten erhält, Bewerbungen automatisiert versendet, auf Antworten reagiert und – ganz wichtig – Termine direkt in den Kalender bucht, wenn ein persönliches Kennenlernen vereinbart wird.<br>Solche Agenten könnten im Prinzip auch Gesprächsvorbereitung, Follow-ups und Routine-Kommunikation übernehmen – ähnlich wie ein persönlicher Assistent in der Jobsuche.</p><p>Kurz gesagt: Nicht nur Unternehmen könnten ihre KI haben – auch Bewerber*innen könnten bald „Recruiting-Bots“ einsetzen, die für sie die administrativen Hürden der Jobwelt meistern.</p><h3>4. Autonome Agenten heute: OpenClaw als Vorbote<br></h3><p>Ein besonders spannender Aspekt der aktuellen KI-Entwicklungen sind autonome Agenten wie <strong><a data-mce-href="https://openclaw.ai" href="https://openclaw.ai">OpenClaw</a></strong> (ehemals Clawdbot und Moltbot), die heute schon weit über einfache Chat-Unterhaltung hinausgehen. <br>Diese Software lässt sich auf einem eigenen Rechner laufen, verbindet sich mit Messaging-Diensten wie WhatsApp, Telegram oder Slack und kann – wenn man ihr entsprechende Berechtigungen und ein klares Briefing gibt – Aufgaben autonom ausführen, ohne dass der Mensch jeden Schritt kontrollieren muss.</p><p>Im Kern kann ein solcher Agent auf Basis eines entpsrechenden Arbeitsauftrags (Prompts):</p><ul><li>E-Mails beantworten oder verfassen</li><li>Kalender auslesen und Termine koordinieren</li><li>Aufgaben schrittweise abarbeiten</li><li>sogar eigenständig Entscheidungen treffen<br></li></ul><p>Das bedeutet konkret: Wenn ein Bewerber seinem Agenten ein detailliertes Briefing gibt – z. B. „Suche Jobs in Branche X, sende passende Bewerbungen, reagiere auf Rückmeldungen und vereinbare Vorstellungsgespräche“, dann könnte ein autonomer Agent wie OpenClaw dies theoretisch übernehmen, solange er Zugang zu Kalender, E-Mail und relevanten Plattformen hat. <br>Der Bewerbungs-Workflow wäre damit nicht mehr nur unterstützt durch KI, sondern teilweise automatisiert durch einen KI-Agenten, der für den Bewerber arbeitet. <br>Rechner, Smartphones oder Server würden so zu Bots, die im Hintergrund agieren – fast wie ein persönlicher HR-Assistent.</p><p>Solche Szenarien sind derzeit noch experimentell und mit erheblichen Risiken verbunden (z. B. Datenschutz, Sicherheit, Qualität der Kommunikation), doch sie zeigen: Der Gedanke eines Bot-vermittelten Bewerbermarkts mit Bots auf beiden Seiten ist längst keine ferne Zukunftsvision mehr.</p><h3>5. Chancen – aber auch klare Grenzen und Risiken</h3><p>Ein Bewerbermarkt, der über Bots organisiert wird, klingt verlockend: automatisierte Prozesse, weniger Zeitverlust, klare Matching-Algorithmen. Doch es gibt kritische Punkte, die wir nicht ignorieren dürfen:</p><p>✅ Effizienz und Geschwindigkeit</p><p>KI kann repetitive Aufgaben übernehmen, Bewerbungen schneller sichten und Termine koordinieren. &nbsp;</p><p>⚠️ Verlust persönlicher Interaktion</p><p>Recruiting ist mehr als Datenmatching. Humanität, Teamfit, persönliche Gespräche – das kann KI (noch) nicht in vollem Umfang ersetzen. &nbsp;</p><p>⚠️ Bias und Fairness</p><p>Algorithmen sind nur so gut wie ihre Daten. Ohne sorgfältige Schulung kann KI Bias verstärken oder falsche Entscheidungen treffen. &nbsp;</p><p>⚠️ Datenschutz &amp; Verantwortung</p><p>Autonome Bots, die Zugriff auf Kalender, E-Mails oder Profile erhalten, werfen Fragen rund um Datenschutz, Verantwortung und Missbrauch auf.</p><h3>6. Fazit: Zukunft mitgestalten – nicht einfach abwarten</h3><p>Ein komplett bot-gesteuerter Bewerbermarkt ist heute noch Zukunftsmusik – aber kein Science-Fiction mehr. Schon jetzt zeigt sich:</p><p>KI unterstützt Recruiting massiv – von Chatbots bis intelligenten Matching-Systemen. &nbsp;<br>Die nächste Evolutionsstufe sind autonome Agenten, die selbst Aufgaben durchführen. &nbsp;<br>Bewerber*innen werden ebenfalls KI-Werkzeuge nutzen, um sich im Jobmarkt besser zu positionieren. &nbsp;</p><p>Für Unternehmen bedeutet das: Technologie klug einsetzen und zugleich den Menschen im Prozess behalten.</p><p>Für Bewerber*innen heißt es: KI als Unterstützung nutzen, aber die eigene Persönlichkeit und Entscheidungskraft nicht aufgeben.</p><p>Für weitere Fragen und Unterstützung - auch im Bereich des pragmatischen Einstzes von KI in KMUs - stehen wir Ihnen bei <a data-mce-href="http://www.lohnlotsen.at" href="http://www.lohnlotsen.at" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> gerne zur Verfügung. Besuchen Sie unsere Website für mehr Informationen und individuelle Beratung.</p>

Recruiting der Zukunft: AI Bots in Charge?

<p><em>Die Erstellung von Arbeitszeugnissen gehört zu den klassischen Aufgaben im Personalbereich – sie ist wiederkehrend, zeitaufwendig und erfordert gleichzeitig Sorgfalt und rechtliche Genauigkeit. Genau hier setzt der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) an: Sie automatisiert den Erstellungsprozess, ohne auf Individualität und Qualität zu verzichten.</em></p><p><em>In diesem Beitrag zeigen wir, wie KI in der Zeugniserstellung eingesetzt werden kann, welchen Input es braucht, welche Vorteile sich für Personalabteilungen und Mitarbeitende ergeben – und worauf es in Bezug auf Datenschutz und Systemintegration ankommt.</em></p><h2>Warum KI bei Zeugnissen Sinn ergibt</h2><h3>Kürzere Bearbeitungszeit:</h3><p>Zeugnisse, die früher über mehrere Tage hinweg erstellt wurden, sind mit KI oft in wenigen Minuten fertig – ohne Qualitätsverlust.</p><h3>Weniger Fehler, mehr Konsistenz:</h3><p>Die Formulierungen sind rechtlich abgesichert, stilistisch einheitlich und frei von missverständlichen „Zeugniscodes“.</p><h3>Entlastung für HR:</h3><p>Mitarbeitende in der Personalabteilung können sich wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt an Zeugnissätzen zu feilen.</p><h2>Welcher Input ist notwendig?</h2><p>Die KI kann nur so gut arbeiten, wie sie gefüttert wird. Für ein professionelles, rechtssicheres Zeugnis sind folgende Angaben hilfreich:</p><h3>Personendaten:</h3><p>Vor- und Nachname (z. B. Erika Mustermann), Geburtsdatum, Beschäftigungszeitraum</p><h3>Tätigkeitsbereich und Position:</h3><p>z. B. „Sachbearbeiterin Buchhaltung“ oder „Techniker im Außendienst“<br>Tätigkeitsbeschreibung:</p><p>Idealerweise in Stichwortform – z. B.</p><ul><li>Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung</li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Monats- und Jahresabschlüsse</span></li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Abstimmung mit der Steuerberatung</span></li></ul><h3>Verantwortungsebene:</h3><p>z. B. „fachlich verantwortlich für zwei Mitarbeitende“</p><h3>Bewertung der Leistung:</h3><p>In Form einer Schulnote (1 = sehr gut, 2 = gut, etc.)</p><h3>Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen</h3><p>Bei verkaufsbezogenen Tätigkeiten sollte auch das Verhalten gegenüber Kund:innen bewertet werden.</p><h3>Austrittsgrund:</h3><p>z. B. „auf eigenen Wunsch“ oder „betriebsbedingt“</p><h3>Sonstige Angaben:</h3><p>z. B. „Teilzeit“, „Karrierewechsel“, „besondere Projekte“<br></p><h3>Optionale Angaben:</h3><ul><li>Zwischenzeugnis zur Orientierung</li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Wunschstil (klassisch, modern, konservativ)</span></li></ul><p><br></p><h2>Beispiel: KI-Einsatz in der Praxis&nbsp;</h2><p>Mit diesen Informationen kann eine KI ein vollständiges, professionelles Zeugnis erzeugen.</p><h3>Beispielprompt:</h3><p>„Erstelle ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für Frau Erika Mustermann, geboren am 01.01.1988.<br>Beschäftigt vom 01.03.2019 bis 30.06.2025 als Teamleiterin Buchhaltung.<br>Sie führte zwei Mitarbeitende fachlich an.<br>Ihre Aufgaben umfassten unter anderem:<br>– Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse<br>– Betreuung der Buchhaltung<br>– Kommunikation mit Steuerberatung<br>– Einführung digitaler Prozesse<br>– Schulung neuer Kolleg:innen<br>Das Zeugnis soll der Schulnote 1 („sehr gut“) entsprechen.<br>Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und externen Partnern war jederzeit vorbildlich.<br>Der Austritt erfolgte auf eigenen Wunsch.<br>Bitte in professioneller Sprache, mit klassischer Gliederung (Einleitung, Tätigkeiten, Bewertung, Verhalten, Schlussformel).“<br></p><p>Anlagen:</p><ul><li>Stellenbeschreibung</li><li>Ausschreibung der Stelle damals und heute (Nachbesetzung)</li></ul><h3>Vorteile für HR-Teams</h3><ul><li>Zeugnisse in Minuten statt Stunden: Automatisiert erstellte Entwürfe sparen viel Zeit.</li><li>Weniger Rückfragen: Standardisierte Abläufe sorgen für Klarheit bei Fach- und Führungskräften.</li><li>Einheitlicher Sprachstil: Auch bei mehreren Standorten oder Personalverantwortlichen.</li><li>Rechtssicherheit: KI kann auf aktuelle Formulierungsstandards trainiert werden.</li></ul><h3>Vorteile für Mitarbeitende&nbsp;</h3><ul><li>Schnelle Ausstellung: Gerade bei Bewerbungen oder Jobwechseln ist die zeitnahe Bereitstellung ein echter Pluspunkt.</li><li>Transparenz: Mitarbeitende können ihre Note und Inhalte oft vorab einsehen oder mitgestalten.</li><li>Vermeidung „versteckter Botschaften“: Modern formulierte Zeugnisse verzichten auf missverständliche Codierungen.</li></ul><h2>Datenschutz und DSGVO – Was ist zu beachten?</h2><p>KI braucht klare Grenzen beim Datenschutz. Die wichtigsten Punkte:</p><ul><li>Keine personenbezogenen Daten auf offene KI-Plattformen hochladen!</li><li>Nutzung DSGVO-konformer Lösungen mit EU-Hosting oder idealerweise On-Premise-Systeme.</li><li>Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter abschließen.</li><li>Klare Zugriffsrechte und Rollenverteilung im Zeugnisprozess definieren.</li><li>Logische Dokumentation der Änderungen, besonders bei Notenanpassungen oder juristisch sensiblen Formulierungen.<span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">&nbsp;</span></li></ul><h3>Alternativen und Ergänzungen: Baukastensysteme in HR-Software</h3><p>Viele moderne HR-Systeme wie Umantis oder Personio bieten bereits modulare Zeugnisgeneratoren, bei denen sich Tätigkeiten und Bewertungen per Klick auswählen lassen. In Kombination mit KI ergibt sich ein leistungsstarkes Zeugnis-Tool:</p><ul><li>Textbausteinverwaltung mit KI-gestützter Formulierungsoptimierung</li><li>Integrierte Freigabe-Workflows (HR → Vorgesetzte → GF)</li><li>Rechtskonforme Archivierung</li><li>Direkte Integration in digitale Personalakten&nbsp;</li></ul><p>Ob mit oder ohne KI: Wichtig ist, dass das System transparent, nachvollziehbar und flexibel bleibt – auch für zukünftige Anpassungen.</p><h2>Fazit: KI als moderne Unterstützung im Zeugnisprozess&nbsp;</h2><p>Die Zeugniserstellung mit KI spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern führt auch zu gleichbleibend hoher Qualität – sofern der Input stimmt und der Prozess gut organisiert ist. Für die Personalabteilung entsteht eine deutliche Entlastung, Mitarbeitende erhalten ihr Zeugnis schneller und in hoher sprachlicher Qualität.</p><p>Wichtig bleibt: KI ersetzt nicht das menschliche Urteilsvermögen – insbesondere bei komplexen Fällen, juristisch heiklen Themen oder emotional geprägten Trennungen ist eine HR-Fachkraft weiterhin unverzichtbar. KI hilft aber dieser Fachkraft, deutlich effizienter zu arbeiten.</p><p>Für weitere Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen bei <a data-mce-href="http://www.lohnlotsen.at" href="http://www.lohnlotsen.at" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> gerne zur Verfügung. Besuchen Sie unsere Website für mehr Informationen und individuelle Beratung.</p>

Arbeitszeugnisse mit KI erstellen – effizient, individuell und rechtssicher

<p><em>Wie Unternehmen KI-gestützte Chatbots DSGVO- und EU-konform einsetzen können.<br>Disclaimer: Achtung, es wird technisch!</em></p><p>Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) im Personalwesen bietet große Chancen: <br>Prozesse werden automatisiert, Bewerberkommunikation beschleunigt und Mitarbeitende erhalten digitale Unterstützung auf Knopfdruck. <br>Doch wo personenbezogene Daten im Spiel sind – wie es im HR-Bereich immer der Fall ist – gelten strenge rechtliche Vorgaben. <br>Neben der DSGVO tritt nun auch der EU AI Act in Kraft, der den Einsatz von KI-Systemen europaweit reguliert.</p><p>In diesem Beitrag zeigen wir:</p><ul><li>konkrete HR-Anwendungsfälle für KI</li><li>datenschutzrechtliche Herausforderungen (DSGVO)</li><li>Vorgaben aus dem EU AI Act</li><li>KI-Tools für datenschutzkonforme HR-Projekte<br>&nbsp;</li></ul><h2>👥 KI im HR: Typische Anwendungsfälle</h2><p><strong>Automatisierte Bewerberkommunikation:</strong> Chatbots beantworten Fragen zu Stellenanzeigen, Compliance Regeln oder Arbeitszeitmodellen – 24/7, effizient und skalierbar.</p><p><strong>Onboarding- und Mitarbeiterassistenz: </strong>Neue Mitarbeitende erhalten per KI Antworten auf interne Fragen (Urlaubsregelung, Kantine, Zeiterfassung usw.).</p><p><strong>Dokumentenbasierte Auskunftssysteme:</strong> KI-Systeme beantworten Fragen basierend auf Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifregelungen.</p><p><strong>Trainings- &amp; Feedback-Simulationen:</strong>&nbsp;KI simuliert z. B. Mitarbeitergespräche oder gibt Feedback bei Rollenspielen im Rahmen der Führungskräfteentwicklung.<br></p><h2>🛡️ Datenschutz nach DSGVO: Was ist zu beachten?</h2><p>Der HR-Bereich verarbeitet besonders sensible Daten:</p><ul><li>Name, Adresse, Lebenslauf (personenbezogen)</li><li>Arbeitsverträge, Urlaubsanträge (beschäftigungsbezogen)</li><li>Gesundheitsdaten, Gehaltsinformationen (sensibel nach Art. 9 DSGVO)</li></ul><p><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Wichtige DSGVO-Pflichten:</span></p><ul><li>Transparenz (Art. 13 DSGVO): Informieren, was verarbeitet wird</li><li>Datensparsamkeit: Nur notwendige Daten erfassen</li><li>Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Dienstleistern</li><li>Vermeidung von US-Transfers ohne Absicherung (siehe Schrems II)</li></ul><p><br><span style="font-family: var(--head-fontFamily); font-size: calc(48px * var(--head-fontSize, 1)); font-style: var(--head-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: var(--head-fontFamily); font-size: calc(48px * var(--head-fontSize, 1)); font-style: var(--head-fontStyle, normal);">⚖️ EU AI Act: Was ändert sich?</span></p><p>Der EU AI Act (2024/2025) ergänzt die DSGVO und kategorisiert KI-Systeme nach ihrem Risiko.</p><p>🔶 Im HR-Kontext gelten viele Anwendungen als „Hochrisiko-KI“:<br></p><ul><li>KI zur Bewerberauswahl</li><li>KI zur Leistungsbeurteilung</li><li>KI zur Beförderungsentscheidung</li></ul><p><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Pflichten bei Hochrisiko-KI laut EU AI Act:</span></p><ul><li>Risikobewertung &amp; Dokumentation</li><li>Human-in-the-loop: Entscheidung muss durch Menschen überprüfbar bleiben</li><li>Transparenzpflicht gegenüber Betroffenen</li><li>Datenqualität sicherstellen (z. B. keine diskriminierenden Trainingsdaten)</li><li>Registrierung im EU-KI-Datenbankverzeichnis&nbsp;</li></ul><p><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Niedrigschwellige KI wie einfache Dokumenten-Chatbots (z. B. „Wo finde ich die Urlaubsregelung?“) unterliegen nur leichten Transparenzpflichten.</span></p><p><strong>📌 Fazit: Sobald KI in die Bewertung oder Auswahl von Menschen eingreift, gelten strenge Compliance-Anforderungen nach dem AI Act.</strong><br></p><h2>🧰 Vergleich DSGVO-/AI-Act-konformer Chatbot-Lösungen<br></h2><h3>1. Gehostete Tools mit DSGVO-Potenzial</h3><table style="border-collapse: collapse; width: 100%;" border="1" data-mce-style="border-collapse: collapse; width: 100%;" data-mce-selected="1"><tbody><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;"><strong>Anbieter</strong></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;"><strong>DSGVO-konform</strong></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;"><strong>AI-Act Ready (nach Stand 2025)</strong></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;"><strong>Besonderheit</strong></td></tr><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">CustomGPT</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">✅ Ja (EU-Hosting wählbar, AVV möglich)</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">✅ Transparenz, White-Label, Human-in-the-loop möglich</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Starker Fokus auf Unternehmensnutzung</td></tr><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Chatbase</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Nein (US-Server)</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Keine AI-Act-konforme Doku<br></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Einfach, aber unsicher für HR<br>DocsBot</td></tr><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">DocsBot</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Nein (US-Server)</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Keine Human-Kontrolle möglich<br><br></td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Kostengünstig, aber nicht compliant</td></tr><tr><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">ChatThing</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Keine DSGVO-Garantie</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">❌ Fokus auf Website, nicht HR</td><td style="width: 25%;" data-mce-style="width: 25%;">Einfaches Setup für FAQ-Bots</td></tr></tbody></table><p><br>➡️ Nur CustomGPT erfüllt sowohl DSGVO als auch AI Act Voraussetzungen, wenn es richtig konfiguriert wird. <br>Es gibt aber sicher noch weitere passende Tools und der Markt ändert sich laufend.</p><h3>2. Do-it-yourself (DIY) mit Open Source Tools</h3><p>Mit eigenen Tools wie LangChain, LlamaIndex, FAISS/Chroma und der OpenAI API (EU-Region über Azure) kann ein komplett konformes HR-Chatbot-System aufgebaut werden:</p><table style="border-collapse: collapse; width: 100%;" border="1" data-mce-style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><strong>Aspekt</strong></td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;"><strong>DIY mit Open Source</strong></td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Hosting &amp; Datenhaltung</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">✅ vollständig EU-kontrolliert</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">AI Act Pflichten möglich</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">✅ durch Logging &amp; menschliche Prüfung</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">DSGVO-konform</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">✅ mit AVV &amp; EU-API</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Kosten</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">ca. 15–30 €/Monat (je nach API-Nutzung)</td></tr><tr><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">Komplexität</td><td style="width: 50%;" data-mce-style="width: 50%;">🔧 Mittel bis hoch</td></tr></tbody></table><p>🎯 Ideal für Unternehmen, die sensible HR-Daten haben oder langfristig volle Kontrolle brauchen.<br></p><h2>📋 Fazit &amp; Empfehlung</h2><p>Der Einsatz von KI im HR-Bereich ist nicht nur technisch möglich, sondern kann große Vorteile bringen – wenn er verantwortungsvoll und rechtssicher erfolgt. <br>Sowohl die DSGVO als auch der neue EU AI Act setzen klare Leitplanken, die je nach Use-Case sehr unterschiedlich streng sind.&nbsp;</p><h3>💡 Empfehlungen:</h3><table style="border-collapse: collapse; width: 100%;" border="1" data-mce-selected="1"><tbody><tr><td style="width: 50%;"><strong>Wenn du…</strong></td><td style="width: 50%;"><strong>Dann nutze…</strong></td></tr><tr><td style="width: 50%;">eine schnelle Lösung mit Hosting suchst</td><td style="width: 50%;">CustomGPT mit AVV &amp; EU-Hosting</td></tr><tr><td style="width: 50%;">maximale Sicherheit &amp; Kontrolle brauchst</td><td style="width: 50%;">DIY mit LangChain + OpenAI API (EU)</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Chatbots für rein allgemeine Fragen brauchst</td><td style="width: 50%;">evtl. DocsBot oder ChatThing</td></tr></tbody></table><p>&nbsp;</p><p>&nbsp;<br>&nbsp;</p><p><br></p><p>📎 Zusatz-Service<br>&nbsp;</p><p><br></p><p><br>Wenn du möchtest, stelle ich dir den Artikel gerne als:</p><p><br></p><p>Word-Datei (.docx),<br>PDF-Download, oder<br>Markdown für deine Website zur Verfügung.<br>&nbsp;</p><p><br></p><p><br>Sag einfach, was du brauchst – oder wenn du ein konkretes Beispielprojekt (z. B. HR-FAQ-Chatbot mit EU-Hosting) starten willst.</p>

KI in Human Resources: Anwendungsfälle & Tools, Datenschutz & der EU AI Act

<h3>Praxisbeispiel: Einpflegen von Kollektivverträgen</h3><p>Die tägliche Arbeit eines Personalverrechners ist anspruchsvoll und geprägt von zahlreichen Detailaufgaben. <br>Besonders bei der Verarbeitung von Kollektivverträgen, z.B. der Pflege von Gehaltstabellen in Lohnsystemen, stehen Effizienz und Genauigkeit im Fokus. <br>Hier zeigt sich, wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – etwa durch Tools wie ChatGPT – den Arbeitsalltag erleichtern kann.</p><h3>Herausforderung: Komplexe Datenformate in Kollektivverträgen</h3><p>Viele Kollektivverträge stellen Gehaltstabellen in Formaten bereit, die schwer zu verarbeiten sind. <br>Zahlen werden oft in Formaten dargestellt, die nicht ohne weiteres maschinenlesbar sind.</p><p>Ein Beispiel hierfür ist die Gehaltstabelle des IT-Kollektivvertrags, in der ein Gehalt von 2.169 Euro als „2 169 Euro“ angezeigt wird. <br>Beim Kopieren solcher Daten entstehen Formatierungsprobleme: Das Leerzeichen, das optisch den Tausender trennt, führt zur fälschlichen Erkennung als Text oder zur Fehlermeldung.<br>Oft wird man somit zum manuellen Abtippen gezwungen – ein fehleranfälliger und zeitintensiver Prozess.</p><p>Screenshot der Gehaltstabelle:</p><figure id="figure-b3ywp51n9wm69g30sy"><img id="b3ywp51n9wm69g30sy" src="https://cdn.durable.co/blocks/21VJJoNgqEMJblN2YBOyhfq4Z7BMw2LZSAeMj27cp5vTXH2v3YVrloI9MZoNtuRQ.png" alt="" title="" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="undefined" data-positiony="undefined" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/blocks/21VJJoNgqEMJblN2YBOyhfq4Z7BMw2LZSAeMj27cp5vTXH2v3YVrloI9MZoNtuRQ.png" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><p>Warum gerade von der Sparte IT der WKO Daten in dieser Form zur Verfügung gestellt werden, ist natürlich ein eigenes Thema aus der Reihe "wir scannen jetzt alles und packen es auf die Website, also sind wir eine digitale Organisation".</p><h3>Lösung: KI-gestützte Datenverarbeitung</h3><p>Mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude, Bard u.a. können diese und ähnliche Prozesse in folgenden Schritten automatisiert werden:</p><ol><li>PDF oder Foto hochladen: Die Gehaltstabelle wird in ChatGPT oder ein vergleichbares Tool geladen. <br>Alternativ kann auch einfach der Link eingegeben werden.<br><br></li><li>Eingabe eines Prompts, z.B: "anbei findest du die KV Lohn/Gehaltstabelle der IT, bitte gib mir das im Excel aus".<br><br></li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Automatische Bereinigung: ChatGPT konvertiert die Tabelle in ein Excel-Format und entfernt fehlerhafte Trennzeichen oder Leerzeichen. IdR wird ein Link zum Download der XLS Datei zur Verfügung gestellt.<br><br></span></li><li><span style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);" data-mce-style="font-family: inherit; font-size: calc(18px * var(--body-fontSize, 1)); font-style: var(--body-fontStyle, normal);">Ergebnis: Die formatierte Tabelle kann direkt in das Lohnsystem importiert oder weiterverarbeitet werden.</span></li></ol><p>Ein Beispiel für die resultierende Excel-Tabelle:</p><figure id="figure-iwp5xu91gam69g45s0"><img id="iwp5xu91gam69g45s0" src="https://cdn.durable.co/blocks/ftP1XmKtlyJewSQLvVmoW0pQTcxgd2QQhdiwDMLXyMrdhlpTQauHdp9Hut4owPBL.png" alt="" title="" class="object-cover bg-gray-100" style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="undefined" data-positiony="undefined" data-fullwidth="false" data-mce-src="https://cdn.durable.co/blocks/ftP1XmKtlyJewSQLvVmoW0pQTcxgd2QQhdiwDMLXyMrdhlpTQauHdp9Hut4owPBL.png" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h3>Breite Anwendungsmöglichkeiten von KI in der PV</h3><p>In der Personalverrechnung (PV) ergeben sich vielfältige Anwendungsmöglichkeiten für künstliche Intelligenz (KI) u.a. durch mangelnde Digitalisierung und Schnittstellen. <br>Wir sind noch sehr weit davon entfernt, ein durchgehendes, digitales und voll verlinktes System nutzen zu können. Das ist natürlich auch ein politisches Problem: Solange immer kompliziertere Regelungen mit immer kürzeren Vorlaufzeiten entstehen, werden Systeme hauptsächlich am Laufen gehalten und laufend angepasst. Für eine nötige umfassende Optimierung bleibt keine Zeit.<br></p><p>Mögliche Anwendungsfelder können also sein:</p><p>➡️ Plausibilitätsprüfung, auch als teilweise Ersatz für das zweite Paar Augen, das man oft zur Kontrolle gerne hätte</p><p>➡️&nbsp;Datentransfer/Datenmigration, Datenimporte</p><p>➡️&nbsp;arbeits- und steuerrechtliche Orientierung</p><p>➡️&nbsp;Zusammenfassung, Zusammenführen, Erstellen und Beurteilung von Dokumenten</p><h3>Einschränkungen</h3><p>Auch wenn die aktuellen Modelle (z.B. ChatGPT 4o) sich deutlich verbessert haben (z.B. im Vergleich zu ChatGPT 3.5), steckt die KI eher noch in den Kinderschuhen.<br>Entsprechend sollte man ein Gefühl dafür entwickeln, wo KI eine ganze Aufgabe übernehmen kann und wo nur kleinere Teilaufgaben an KI ausgelagert werden können.<br>Dazu gehört auch, dass die Arbeitsergebnisse der KI entsprechend kontrolliert werden.</p><p>Ein riesiger Punkt besonders in der PV ist der Datenschutz. Dieser muss immer beachtet werden: "öffentliche" Modelle wie ChatGPT sind idR nicht geeignet für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. </p><p>Es gibt aber auch Modelle, die lokal laufen oder sogar Modelle, die eigens für einzelne Firmen entwickelt werden. In diesen Fällen ist unter bestimmten Voraussetzungen die Verarbeitung personenbezogener Daten denkbar.</p><p>Bei beiden Punkten gilt: Die Entwicklung schreitet rasend schnell voran und es ist nicht undenkbar, dass KI Modelle in 1-2 Jahren deutlich mehr können und es dann leistbare und einfache lokale Modelle gibt, die DSGVO konform sind.</p><h3>Fazit</h3><p>Der Einsatz von KI in der Personalverrechnung ermöglicht es, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Fehlerquellen zu minimieren und wertvolle Zeit einzusparen. Am Beispiel der IT-Kollektivvertragsdaten wird deutlich, wie effizient Tools wie ChatGPT heute schon Daten aufbereiten können. Personalverrechner profitieren von einer halbautomatischen Schnittstelle zwischen komplexen Dokumenten und den Lohnsystemen.</p><p>Dieses Beispiel zeigt, dass KI bereits heute ein mächtiges Werkzeug ist, um alltägliche Herausforderungen zu bewältigen. Mit der fortschreitenden Entwicklung von KI-Technologien wird sich die Arbeit in der Personalverrechnung zumindest in diesem Bereich etwas vereinfachen. <br>KI ist ein Schritt in Richtung Zukunft, der sich schon heute auszahlt!</p>

Künstliche Intelligenz in der Personalverrechnung

<p>Gratulation! Sie haben den großen Schritt gewagt und Ihr eigenes Unternehmen gegründet. Nun steht der nächste große Meilenstein bevor: die Einstellung Ihrer ersten Mitarbeiterin bzw. Ihres ersten Mitarbeiters. Die Lohnverrechnung kann dabei auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit dem richtigen Leitfaden und nützlichen Links können Sie diesen Prozess erfolgreich und rechtssicher bewältigen.</p><p>In diesem Blogartikel finden Sie eine Übersicht der administrativen Schritte, die bei der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters notwendig sind.</p><h2>Steuernummer</h2><p>Als angehender Dienstgeber benötigt man Identifikationsnummern, damit Finanzamt, Sozialversicherung und Gemeinde die Beiträge, Abgaben und Steuern zuordnen können.<br>Die meisten Unternehmen haben bereits eine Steuernummer im Zuge der Gründung erhalten oder sie benutzen ihre persönliche Steuernummer im Fall von Einzelunternehmen.<br>Falls nicht, erfolgt die Beantragung über FinanzOnline z.B. mit dem Online-Formular <a data-mce-href="https://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Steuern/pdfs/9999/Verf24.pdf" href="https://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Steuern/pdfs/9999/Verf24.pdf" title="Verf 24" target="_blank" rel="noopener">Verf 24</a> für österr. Einzelunternehmen.</p><h2>Beitragskontonummer bei der ÖGK</h2><p>Für die Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge benötigen Sie eine Beitragskontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK). Diese Nummer müssen Sie rechtzeitig beantragen - das heisst vor Dienstantritt des ersten Mitarbeiters, da die Nummer für die Anmeldung benötigt wird.<br>Dafür gibt es ein <a data-mce-href="https://www.sozialversicherung.gv.at/formulare-prod/formserver_oegk/start.do?esvcid=10007.820029&amp;esvendurl=aHR0cHM6Ly93d3cuc296aWFsdmVyc2ljaGVydW5nLmd2LmF0L2Zvcm1nZW4vYWJzY2hsdXNzLnhodG1sP2xheW91dD13aXRoTmF2JmNvbnRlbnRpZD0xMDAwNy44MjAwMjkmcG9ydGFsPW9lZ2tkZ3BvcnRhbA%3D%3D&amp;esvlayout=withNav&amp;esvportal=oegkdgportal&amp;esvstarturl=aHR0cHM6Ly93d3cuc296aWFsdmVyc2ljaGVydW5nLmd2LmF0L2Zvcm1nZW4vP2xheW91dD13aXRoTmF2JmNvbnRlbnRpZD0xMDAwNy44MjAwMjkmcG9ydGFsPW9lZ2tkZ3BvcnRhbA%3D%3D&amp;generalid=BTRKTONRANF_FG0003_OEGK&amp;hash=5e37fc980a1a253b78094499ac16ca7b12259a16ed39ff6b49fa00aac120c918&amp;sso_override=KEINE" href="https://www.sozialversicherung.gv.at/formulare-prod/formserver_oegk/start.do?esvcid=10007.820029&amp;esvendurl=aHR0cHM6Ly93d3cuc296aWFsdmVyc2ljaGVydW5nLmd2LmF0L2Zvcm1nZW4vYWJzY2hsdXNzLnhodG1sP2xheW91dD13aXRoTmF2JmNvbnRlbnRpZD0xMDAwNy44MjAwMjkmcG9ydGFsPW9lZ2tkZ3BvcnRhbA%3D%3D&amp;esvlayout=withNav&amp;esvportal=oegkdgportal&amp;esvstarturl=aHR0cHM6Ly93d3cuc296aWFsdmVyc2ljaGVydW5nLmd2LmF0L2Zvcm1nZW4vP2xheW91dD13aXRoTmF2JmNvbnRlbnRpZD0xMDAwNy44MjAwMjkmcG9ydGFsPW9lZ2tkZ3BvcnRhbA%3D%3D&amp;generalid=BTRKTONRANF_FG0003_OEGK&amp;hash=5e37fc980a1a253b78094499ac16ca7b12259a16ed39ff6b49fa00aac120c918&amp;sso_override=KEINE" title=" Online Formular " target="_blank" rel="noopener">Online Formular </a>der ÖGK.</p><h2>Kommunalsteuernummer</h2><p>Diese Nummer gibt es bei der Gemeinde und sie ist relevant für das Abführen der Kommunalsteuer. <br>Der Antrag ist von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich geregelt aber oft auch online möglich.</p><h2>Kollektivvertrag (KV)</h2><p>Ein Kollektivvertrag regelt die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern in einer bestimmten Branche. Mit Ihrem ersten Mitarbeiter stellt sich die Frage, welcher Kollektivvertrag für Ihr Unternehmen gilt. Der Kollektivvertrag regelt das Mindestgehalt, die Arbeitszeit und andere Arbeitsbedingungen wie die Sonderzahlungen.</p><p>Wenn Sie also den für Sie geltenden Kollektivvertrag suchen, sollten Sie Folgendes beachten: Kollektivverträge werden nicht nach Tätigkeiten oder Berufen, sondern nach Branchen abgeschlossen. Das bedeutet, dass nicht nur Ihre ausgeübte Tätigkeit (z. B. ElektrikerIn, SekretärIn, Lkw-FahrerIn etc.) relevant ist, sondern vor allem die Branche, der Ihr Unternehmen zugeordnet ist.​ <br>So gehört z.B. ein Software Unternehmen als Gesamtes zum KV IT, auch wenn in der Firmenkantine ein Koch beschäftigt wird. Die Tätigkeit "Koch" wiederum ist relevant für die Einstufung im KV IT and damit für das Mindestgehalt.</p><p>Dieses kollektivvertragliche Mindestgehalt ist übrigens in Österreich verpflichtend bei Stellenanzeigen anzugeben.</p><p>Was ist also konkret zu tun? In der Regel ist die Zuordnung zu einer Branche klar (z.B. anhand der Gewerbeberechtigung) und unter <a href="http://www.kollektivvertrag.at" data-mce-href="http://www.kollektivvertrag.at" title="www.kollektivvertrag.at" target="_blank" rel="noopener">www.kollektivvertrag.at</a> findet man den entsprechenden Kollektivvertrag zum Download.<br>Es gibt allerdings Unternehmen, die theoretisch zu mehreren Branchen passen. In diesen Fällen hilft die WKO gerne weiter. <br>Auch Branchen ohne existierende Kollektivverträge gibt es - dann gilt "nur" allgemeines Arbeitsrecht.</p><h2>Arbeitserlaubnis</h2><p>Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, der nicht aus der EU oder dem EWR stammt, muss dieser über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen. Diese Erlaubnis muss vor Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen.</p><p>Der Ansprechpartner ist hier idR das <a data-mce-href="https://www.ams.at/unternehmen/service-zur-personalsuche/beschaeftigung-auslaendischer-arbeitskraefte" href="https://www.ams.at/unternehmen/service-zur-personalsuche/beschaeftigung-auslaendischer-arbeitskraefte" title="AMS" target="_blank" rel="noopener">AMS</a>.</p><h2>Betriebliche Vorsorgekasse</h2><p>Arbeitgeber sind verpflichtet, für ihre Mitarbeiter eine betriebliche Vorsorgekasse auszuwählen. Diese Kasse verwaltet die Beiträge, die vom Arbeitgeber für die Mitarbeitervorsorge eingezahlt werden, das sind 1,53% des Bruttoentgelts.</p><p>Dieser Schritt hat ein bisschen mehr Zeit, da der BV Beitrag erst ab dem 2. Beschäftigungsmonat abgeführt wird.</p><p>Der Antrag lässt sich online bei der BV Kasse Ihrer Wahl stellen, hier ist exemplarisch der Link zum <a data-mce-href="https://www.vorsorgekasse.at/fileadmin/vorsorgekasse/Beitritt/Antrag_Mitarbeiter_und_Selbststaendige.pdf" href="https://www.vorsorgekasse.at/fileadmin/vorsorgekasse/Beitritt/Antrag_Mitarbeiter_und_Selbststaendige.pdf" title="Formular der VBV Kasse" target="_blank" rel="noopener">Formular der VBV Kasse</a>.</p><p>Falls keine BV Kasse ausgewählt wird, teilt die ÖGK eine BV Kasse ihrer Wahl in einem sog. <a data-mce-href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.886587&amp;portal=oegkdgportal" href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.886587&amp;portal=oegkdgportal" title="Zuweisungsverfahren" target="_blank" rel="noopener">Zuweisungsverfahren</a> zu.</p><h2>SEPA Mandat für Sozialversicherung (SV)</h2><p>Die Beiträge zur Sozialversicherung können monatlich manuell (Einzelüberweisung) oder semi-automatisiert (per ELBA File) überwiesen werden.<br>Einfacher ist es jedoch, der Sozialversicherung ein SEPA Mandat zu erteilen. Dieses Mandat erlaubt es der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK), die fälligen Beiträge direkt von Ihrem Bankkonto abzubuchen.</p><p>Dafür gibt es natürlich ein <a data-mce-href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.821106&amp;portal=oegkdgportal" href="https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.821106&amp;portal=oegkdgportal" title="Formular" target="_blank" rel="noopener">Formular</a>.</p><h2>NeuFöG</h2><p>Abschliessend sei noch das NeuFöG erwähnt, das sich an junge Unternehmen richtet und daher oft in Zusammenhang mit den ersten MitarbeiterInnen interessant ist.</p><p>Das <a data-mce-href="https://www.wko.at/steuern/neugruendungs-foerderungsgesetz-neugruender-faq#heading__heading_5__welche_gebuehren__und_steuerbefreiungen_gibt_es_5__Welche_Gebuehren__und_Steuerbefreiungen_gibt_es_" href="https://www.wko.at/steuern/neugruendungs-foerderungsgesetz-neugruender-faq#heading__heading_5__welche_gebuehren__und_steuerbefreiungen_gibt_es_5__Welche_Gebuehren__und_Steuerbefreiungen_gibt_es_" title="Neugründungs-Förderungs-Gesetz" target="_blank" rel="noopener">Neugründungs-Förderungs-Gesetz</a>, kurz NeuFöG, ist eine Förderung des Bundes, die u.a. im Bereich der lohnbezogenen Abgaben Erleichterungen bietet.</p><p>Das NeuFöG ist beschränkt auf die ersten 36 Monate ab Gründung.</p><h2>Dienstzettel</h2><p>Eigentlich sind wir mit den administrativen Schritten fertig, der Mitarbeiter kann angemeldet werden und seinen Dienst antreten.<br>Er bekommt einen Nachweise der Anmeldung (=Anmeldebestätigung der ÖGK) und hat auch Anspruch auf einen Dienstzettel.<br></p><p>Der Dienstzettel enthält die wesentlichen Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis und hat mindestens folgenden Inhalt:</p><p>▶️ Dienstgeber<br>▶️&nbsp;Dienstnehmer<br>▶️ Beginn<br>▶️ Ende (bei Befristung)<br>▶️ Kündigungsfrist &amp; Kündigungstermin<br>▶️ Dienstort<br>▶️ Einstufung KV<br>▶️ Verwendung (Tätigkeitsbereich)<br>▶️ Grundgehalt/ -lohn, weitere Bezüge<br>▶️&nbsp;Fälligkeit des Entgelts<br>▶️ Urlaubs<br>▶️&nbsp;tägliche und wöchentliche Normalarbeitszeit<br>▶️ Kollektivvertrag<br>▶️ betrieblichen Vorsorgekasse</p><p>Es gibt im Netz <a data-mce-href="https://www.arbeiterkammer.at/mb_dienstzettel" href="https://www.arbeiterkammer.at/mb_dienstzettel" title="Vorlagen" target="_blank" rel="noopener">Vorlagen</a> für Dienstzettel und wir bei den <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="LohnLotsen.at" target="_blank" rel="noopener">LohnLotsen.at</a> generieren aus den Anmeldedaten einen Dienstzettel und stellen diesen zur Verfügung.</p><p>Alternativ zum Dienstzettel kann ein Dienstvertrag erstellt werden. Der Dienstzettel stellt nur das (gesetzliche) Minimum an Regelungen dar. Es empfiehlt sich jedenfalls, darüber hinaus mittels Dienstvertrag und anderen Vereinbarungen (z.B. zur Arbeitszeit) weitere Vereinbarungen zu treffen.</p><h2>Arbeitszeiterfassung</h2><p>Um final den Bogen zu spannen zum ersten Arbeitstag und der laufenden Lohnverrechnung kommt man um das Thema Arbeitszeiterfassung nicht herum: In Österreich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit <a data-mce-href="https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht" href="https://www.wko.at/arbeitszeit/arbeitszeit-aufzeichnungspflicht" title="Pflicht" target="_blank" rel="noopener">Pflicht</a> und es gibt auch in der Praxis gute Gründe dafür:</p><p>▶️ Meinungsverschiedenheiten mit den Mitarbeitern können mit einer sauberen Aufzeichnung der Arbeitszeit vermieden werden.<br>▶️ Urlaube können übersichtlich koordiniert und geplant werden, Urlaubssalden sind immer aktuell.<br>▶️ Krankenstände werden erfasst und können für Entgeltfortzahlung und Erstattung (AUVA) verwendet werden.<br>▶️ Anspruchsvollere Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit können verwaltet werden.<br></p><p>Bei den LohnLotsen.at arbeiten wir mit dem Tool von <a data-mce-href="https://www.planery.io" href="https://www.planery.io" title="Planery" target="_blank" rel="noopener">Planery</a>, mit dem bei KMUs die Arbeitszeit per App benutzerfreundlich und gesetzeskonform erfasst werden kann.</p><h2>Fazit</h2><p>Die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters ist ein großer Schritt und erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung der notwendigen administrativen Aufgaben. Mit den oben aufgeführten nützlichen Links und Informationen sind Sie gut gerüstet, um diesen Prozess erfolgreich zu meistern und ihren ersten Mitarbeiter anzumelden.</p><p>Für weitere Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen bei <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="LohnLotsen.at">LohnLotsen.at </a>gerne zur Verfügung. Besuchen Sie unsere <a data-mce-href="https://lohnlotsen.at" href="https://lohnlotsen.at" title="Website" target="_blank" data-mce-selected="inline-boundary">Website</a> für mehr Informationen und individuelle Beratung.</p><p>Viel Erfolg bei Ihrem Start als Arbeitgeber!</p>

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