Deutsche Arbeitgeber mit Home Office-Mitarbeitern in Österreich

Praxisleitfaden zu Lohnverrechnung, Steuern, Abgaben, Arbeitsrecht und Betriebsstätten-Risiko

Disclaimer: Dieser Artikel soll eine grobe Orientierung in einem sehr komplexen und nicht immer glasklar geregelten Thema geben.
Alle Angaben sind ohne Gewähr und ersetzen keine persönliche Beratung und Einzelfallprüfung. 

Wir haben einen Mitarbeiter, der in Österreich im Home Office arbeitet – was müssen wir tun?

Deutsche Unternehmen kommen immer wieder mit dieser Frage zu uns.

Die zwei häufigsten Konstellationen

Fall 1:

• Das deutsche Unternehmen rekrutiert einen Mitarbeiter in Österreich
• Dieser soll vom Home Office aus für die Firma in Deutschland arbeiten soll.

Fall 2:

• Ein bestehender Mitarbeiter des deutschen Unternehmens, der bisher in Deutschland gewohnt hat, übersiedelt nach Österreich
• Er soll von dort aus seinem Home Office weiterhin für das Unternehmen arbeiten.

In beiden Fällen liegt in der Regel ein permanenter Wohnsitz und Lebensmittelpunkt in Österreich vor – damit wird der Mitarbeiter typischerweise in Österreich unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, und es entstehen österreichische Pflichten in Lohnverrechnung/Sozialversicherung.

Was konkret zu tun ist

Das bedeutet, dass sich das deutsche Unternehmen in Österreich als Dienstgeber (Arbeitgeber) beim Finanzamt Österreich, bei der zuständigen Sozialversicherung und (für die Kommunalsteuer) gegenüber der Gemeinde registrieren muss. Als Ergebnis bekommt das Unternehmen eine entsprechende Identifikationsnummer (Steuernummer, Dienstgeberbeitragsnummer, Kommunalsteuernummer).

Das sind einige Formulare, die auszufüllen sind. Zum Teil online, zum Teil als Papier. Es dauert bis zu zwei Wochen, bis alles erledigt ist. 
Das hängt vor allem auch damit zusammen, dass österreichische Unternehmen in der Regel auf FinanzOnline digital mit dem Finanzamt verkehren und deutsche Dienstgeber hier zuerst einen Account erstellen müssen oder eben per Brief kommunizieren müssen. 

Wenn alles vorliegt, kann der Mitarbeiter in Österreich angemeldet werden und dann auch abgerechnet werden.

Dabei ist ein österreichischer Lohnverrechner (Lohnbuchhalter) praktisch unverzichtbar.
Da voll im österreichischen System abgerechnet werden muss, sind entsprechende Systeme mit den Anbindungen zu den österreichischen Behörden nötig.
Das kann in der Regel nicht durch ein deutsches Lohnbüro erledigt werden. 

Damit sind dann aber die großen Schritte erledigt, und es gibt eine laufende Payroll in Österreich, wo ähnlich wie bei der deutschen Payroll nur für diesen einen Mitarbeiter ein eigenes Lohnset mit Netto-Lohnzettel, Auszahlungsjournal, Buchungsjournal und so weiter generiert wird. 
Ehrlicherweise muss man sagen, dass sich für das Unternehmen dadurch der Prozess der Payroll verdoppelt und entsprechend parallele Tätigkeiten nötig sind: Zum Beispiel muss der Bank-Datenträger einmal für Deutschland und einmal für Österreich eingespielt und ausgeführt werden. Unterm Strich hält sich die Mehrbelastung aber sehr in Grenzen, auch deswegen, weil bei den Lohnlotsen und vielen anderen Anbietern alles voll digitalisiert ist. 

Mögliche Betriebsstätte in Österreich (steuerliches Risiko)

Auch wenn „nur“ im Home Office gearbeitet wird: Für deutsche Unternehmen stellt sich immer die Frage, ob dadurch in Österreich eine steuerliche Betriebsstätte entsteht – und damit (vereinfacht gesagt) eine teilweise Steuerpflicht in Österreich.

Die österreichische Finanzverwaltung hat Anfang Jänner 2026 eine Information veröffentlicht, die die neuen OECD-Klarstellungen (Update vom 19.11.2025) zu Home Office-Betriebsstätten zusammenfasst. Kernbotschaft: Home Office führt nicht automatisch zu einer Betriebsstätte – es kommt auf die konkreten Umstände an.  

Worum geht es rechtlich?
Eine Betriebsstätte setzt typischerweise einen festen Ort der Geschäftstätigkeit voraus, der dem Unternehmen zur Verfügung steht (und über den bloßen Wohnsitz des Mitarbeiters hinaus eine Unternehmenszuordnung zulässt). Die BMF-Info verweist dafür ausdrücklich auf die Beurteilung „aller Fakten und Umstände“ im Einzelfall.  

Praktische „Warnsignale“ (Betriebsstätten-Quickcheck):

• Das Home O
• ffice ist dauerhaft und der Mitarbeiter arbeitet dort regelmäßig und in erheblichem Ausmaß.  
• Es gibt einen geschäftlichen Grund, warum gerade in Österreich gearbeitet wird (z.B. Kundenbetreuung Österreich, Marktbearbeitung AT, Repräsentanzfunktion).  
• Das Home Office wirkt nach außen wie ein „Office des Unternehmens“ (z.B. Firmenbeschilderung, Kundentermine dort, Firmenadresse/Briefpapier, eigene Hotline/Location).  
• Der Mitarbeiter hat Abschlussvollmacht bzw. schließt regelmäßig Verträge für das Unternehmen (dann kommt zusätzlich das Thema „Vertreter-Betriebsstätte“ ins Spiel – unbedingt prüfen).  

Was Unternehmen typischerweise tun, um das Risiko zu steuern (praxisnah):

• Home Office-Regelung klar gestalten: Home Office als „Mitarbeiter-Arbeitsort“, nicht als „Betriebsstätte des Arbeitgebers“.
• Keine Außendarstellung als Standort (keine Adresse als Niederlassung, kein Schild, keine Kundenmeetings im Home Office).
• Tätigkeitsprofil prüfen: Reine interne Tätigkeiten sind meist unkritischer als „Marktbearbeitung Österreich“.  

Tipp: Wenn der Mitarbeiter (auch) regelmäßig in Deutschland arbeitet, kann das Thema „gewöhnlicher Arbeitsort“ (steuerlich & arbeitsrechtlich) in beide Richtungen kippen. Deshalb immer zuerst sauber dokumentieren, wo tatsächlich gearbeitet wird (z.B. Reisekalender/Arbeitsort-Policy).

Arbeitsrecht: Deutschland vs. Österreich – besonders heikel bei Umzug mit deutschem Vertrag (Fall 2)

Viele deutsche Unternehmen glauben: „Der Vertrag ist deutsch – also gilt deutsches Arbeitsrecht.“
In grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen ist das so nicht zuverlässig.

Maßgeblich ist in der EU regelmäßig die Rom-I-Verordnung: Bei Arbeitsverträgen spielt der gewöhnliche Arbeitsort eine zentrale Rolle; außerdem können zwingende Schutzvorschriften des Staates, in dem gewöhnlich gearbeitet wird, nicht einfach „wegvereinbart“ werden.

Die Deutsche Handelskammer fasst das hier gut zusammen.

Was das im Fall 2 (Umzug nach Österreich) in der Praxis bedeutet:

• Wenn der Mitarbeiter nach Österreich übersiedelt und von dort dauerhaft arbeitet, wird Österreich sehr oft zum „gewöhnlichen Arbeitsort“ – und damit werden österreichische zwingende Regeln arbeitsrechtlich relevant, selbst wenn der Vertrag ursprünglich deutsch war.
• Die Lage ist „unübersichtlich“, weil man häufig eine Mischung sieht: deutsches Vertragsgerüst + österreichische zwingende Normen (z.B. Mindesturlaub, Arbeitszeit-Schutz, Kündigungsschutz-Spezifika, Entgeltfortzahlung etc.).  

Typische Konfliktfelder, die in der Praxis aufploppen:

• Arbeitszeit/Überstunden-Regeln und deren Dokumentation
• Urlaub (gesetzliche Mindeststandards und Unabdingbarkeit)  
• Kündigung/Beendigung, Fristen, Formvorschriften, Abfertigungssystematik („Abfertigung Neu“)  
• Home Office-Rahmenbedingungen: Arbeitsmittel, Kostenersatz, Arbeitsstätte, Datenschutz/IT-Regeln (vertraglich sauber regeln)

Tipp: Bei Fall 2 ist eine Vertrags-„Übersetzung“ (Addendum) fast immer sinnvoll: Arbeitsortklausel, anwendbares Recht, Home Office-Vereinbarung, Vergütung/All-in-Klauseln, und vor allem die saubere Abbildung zwingender österreichischer Mindeststandards.  

Kollektivverträge in Österreich – „Tarifvertrag, aber anders“ (kurz erklärt für deutsche Unternehmen)

In Österreich werden Mindestlöhne und viele Arbeitsbedingungen sehr häufig nicht per Gesetz, sondern über Kollektivverträge (KV) geregelt. Das ist in der Wirkung vergleichbar mit deutschen Tarifverträgen – aber mit österreichischer Systemlogik.  

Was ist ein Kollektivvertrag (KV)?

• Ein KV wird zwischen kollektivvertragsfähigen Vertretungen der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite abgeschlossen.
• Er regelt typischerweise Mindestentgelte, Einstufungen/Verwendungsgruppen, Zulagen, Arbeitszeitmodelle, Kündigungsbestimmungen etc.  

Warum ist das für deutsche Arbeitgeber relevant, auch wenn „nur 1 Mitarbeiter“ in Österreich sitzt?

• In der Praxis brauchen Sie für eine korrekte österreichische Payroll fast immer eine Einstufungslogik (welche Tätigkeit, welche Gruppe, welche Mindestentlohnung/Überzahlung, welche Sonderzahlungen/Regeln).
• Selbst wenn ein deutscher Vertrag existiert, wird bei Prüfungen und Streitfällen regelmäßig gefragt: „Welche Mindeststandards wären in Österreich üblich/anzuwenden?“ (und das orientiert sich sehr oft am passenden KV).  

Wichtig (und oft missverstanden): KV-Bindung ist nicht immer automatisch.
Ob ein bestimmter KV formal bindend ist, hängt u.a. vom fachlichen/persönlichen Geltungsbereich ab – und ob der KV ggf. per „Satzung“ auf nicht erfasste Arbeitgeber ausgeweitet wurde. Das Instrument „Satzung“ ist ausdrücklich eine Erweiterung des Geltungsbereiches eines KV.  

Pragmatische Empfehlung (aus der Praxis):

• Wählen Sie für den Mitarbeiter eine realistische KV-Zuordnung als Benchmark (Branche/Tätigkeit), dokumentieren Sie die Einstufung und zahlen Sie mindestens die einschlägigen Mindestentgelte (Überzahlung ist natürlich möglich und häufig).  
• Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist: kurz fachlich prüfen (das kostet wenig, spart später viel).

Tipp: Viele Unternehmen arbeiten mit einem „KV-Benchmark + deutscher Vertrag“ – aber die Payroll und die Mindeststandards werden so aufgesetzt, dass österreichische Prüfungen und arbeitsrechtliche Streitfragen sauber beantwortbar sind.

Finanzielle Auswirkungen: Lohnnebenkosten-Unterschiede (DE vs. AT)

Wenn Gehälter „vom Brutto her“ geplant werden, macht es einen deutlichen Unterschied, ob Arbeitgeber Nebenkosten eher ~20–22% (DE, grob) oder ~30%+ (AT, grob) betragen.

Österreich (typische Bausteine – Arbeitgeberseite)

1. Dienstgeberanteile Sozialversicherung (ASVG-Dienstnehmer, laufende Bezüge) liegen 2026 grob in der Größenordnung von ~20,98% (je nach Detail/Beitragsart; Sonderzahlungen abweichend).  
2. Betriebliche Vorsorge („Abfertigung Neu“, BV-Kasse): 1,53% des Entgelts (inkl. Sonderzahlungen) sind vom Arbeitgeber zu leisten.
3. Dienstgeberbeitrag (DB): WKO weist 2025 einen Satz von 3,7% aus (Hinweis: historisch 3,9%; Details hängen an lohngestaltenden Vorschriften – hier bitte im Einzelfall prüfen).  
4. Zuschlag zum DB (DZ / KU2): je Bundesland unterschiedlich, typischerweise ca. 0,31% bis 0,40%.  
5. Kommunalsteuer: 3,0% der Bemessungsgrundlage; Erklärung/Abfuhr über FinanzOnline, Zahlung i.d.R. bis zum 15. des Folgemonats.  

Daumenwert Österreich:
Je nach Bundesland (DZ), DB-Satz und Details landen viele Arbeitgeber bei ca. 29,5% bis 31%+ Arbeitgebernebenkosten (zusätzlich zu Sonderfällen/branchenabhängigen Nebenbeiträgen).  

Deutschland (Arbeitgeberanteile – grob, ohne Umlagen/BG)
Für 2026 sind die großen gesetzlichen Beitragssätze u.a.:

• KV 14,6% (plus kassenindividueller Zusatzbeitrag),
• RV 18,6%,
• AV 2,6%,
• PV 3,6% (Ausgestaltung je nach Kindern/Bundesland).  

Davon trägt der Arbeitgeber regelmäßig die Hälfte (mit Ausnahmen/Details bei PV und Zusatzbeitrag sowie Umlagen/Berufsgenossenschaft).  

Tipp: Wenn Sie intern mit „DE-Brutto“ kalkulieren, lohnt sich ein kurzer Kostenvergleich vorab: In Österreich sind DB/DZ/Kommunalsteuer/BV-Kasse zusätzliche, systematisch andere Bausteine – das wirkt in Summe.

Fazit

Der Artikel sollte einen groben Überblick vermitteln und trotz der vielen Dinge, die es zu beachten gibt, haben wir in der Praxis gute und pragmatische Wege in der Abwicklung gefunden. 

Besuchen Sie unsere Website LohnLotsen.at für mehr Informationen und buchen Sie gerne einen individuellen, kostenlosen Beratungstermin.
Wir unterstützen Sie gerne beim Start mit Ihrem ersten Mitarbeiter im Home Office in Österreich. 

Viel Erfolg bei Ihrem Start als internationaler Arbeitgeber!