Künstliche Intelligenz in der Personalverrechnung

Praxisbeispiel: Einpflegen von Kollektivverträgen

Die tägliche Arbeit eines Personalverrechners ist anspruchsvoll und geprägt von zahlreichen Detailaufgaben.
Besonders bei der Verarbeitung von Kollektivverträgen, z.B. der Pflege von Gehaltstabellen in Lohnsystemen, stehen Effizienz und Genauigkeit im Fokus.
Hier zeigt sich, wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – etwa durch Tools wie ChatGPT – den Arbeitsalltag erleichtern kann.

Herausforderung: Komplexe Datenformate in Kollektivverträgen

Viele Kollektivverträge stellen Gehaltstabellen in Formaten bereit, die schwer zu verarbeiten sind.
Zahlen werden oft in Formaten dargestellt, die nicht ohne weiteres maschinenlesbar sind.

Ein Beispiel hierfür ist die Gehaltstabelle des IT-Kollektivvertrags, in der ein Gehalt von 2.169 Euro als „2 169 Euro“ angezeigt wird.
Beim Kopieren solcher Daten entstehen Formatierungsprobleme: Das Leerzeichen, das optisch den Tausender trennt, führt zur fälschlichen Erkennung als Text oder zur Fehlermeldung.
Oft wird man somit zum manuellen Abtippen gezwungen – ein fehleranfälliger und zeitintensiver Prozess.

Screenshot der Gehaltstabelle:

Warum gerade von der Sparte IT der WKO Daten in dieser Form zur Verfügung gestellt werden, ist natürlich ein eigenes Thema aus der Reihe "wir scannen jetzt alles und packen es auf die Website, also sind wir eine digitale Organisation".

Lösung: KI-gestützte Datenverarbeitung

Mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude, Bard u.a. können diese und ähnliche Prozesse in folgenden Schritten automatisiert werden:

1. PDF oder Foto hochladen: Die Gehaltstabelle wird in ChatGPT oder ein vergleichbares Tool geladen.
   Alternativ kann auch einfach der Link eingegeben werden.
   
   
2. Eingabe eines Prompts, z.B: "anbei findest du die KV Lohn/Gehaltstabelle der IT, bitte gib mir das im Excel aus".
   
   
3. Automatische Bereinigung: ChatGPT konvertiert die Tabelle in ein Excel-Format und entfernt fehlerhafte Trennzeichen oder Leerzeichen. IdR wird ein Link zum Download der XLS Datei zur Verfügung gestellt.
   
   
4. Ergebnis: Die formatierte Tabelle kann direkt in das Lohnsystem importiert oder weiterverarbeitet werden.

Ein Beispiel für die resultierende Excel-Tabelle:

Breite Anwendungsmöglichkeiten von KI in der PV

In der Personalverrechnung (PV) ergeben sich vielfältige Anwendungsmöglichkeiten für künstliche Intelligenz (KI) u.a. durch mangelnde Digitalisierung und Schnittstellen.
Wir sind noch sehr weit davon entfernt, ein durchgehendes, digitales und voll verlinktes System nutzen zu können. Das ist natürlich auch ein politisches Problem: Solange immer kompliziertere Regelungen mit immer kürzeren Vorlaufzeiten entstehen, werden Systeme hauptsächlich am Laufen gehalten und laufend angepasst. Für eine nötige umfassende Optimierung bleibt keine Zeit.

Mögliche Anwendungsfelder können also sein:

➡️ Plausibilitätsprüfung, auch als teilweise Ersatz für das zweite Paar Augen, das man oft zur Kontrolle gerne hätte

➡️ Datentransfer/Datenmigration, Datenimporte

➡️ arbeits- und steuerrechtliche Orientierung

➡️ Zusammenfassung, Zusammenführen, Erstellen und Beurteilung von Dokumenten

Einschränkungen

Auch wenn die aktuellen Modelle (z.B. ChatGPT 4o) sich deutlich verbessert haben (z.B. im Vergleich zu ChatGPT 3.5), steckt die KI eher noch in den Kinderschuhen.
Entsprechend sollte man ein Gefühl dafür entwickeln, wo KI eine ganze Aufgabe übernehmen kann und wo nur kleinere Teilaufgaben an KI ausgelagert werden können.
Dazu gehört auch, dass die Arbeitsergebnisse der KI entsprechend kontrolliert werden.

Ein riesiger Punkt besonders in der PV ist der Datenschutz. Dieser muss immer beachtet werden: "öffentliche" Modelle wie ChatGPT sind idR nicht geeignet für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Es gibt aber auch Modelle, die lokal laufen oder sogar Modelle, die eigens für einzelne Firmen entwickelt werden. In diesen Fällen ist unter bestimmten Voraussetzungen die Verarbeitung personenbezogener Daten denkbar.

Bei beiden Punkten gilt: Die Entwicklung schreitet rasend schnell voran und es ist nicht undenkbar, dass KI Modelle in 1-2 Jahren deutlich mehr können und es dann leistbare und einfache lokale Modelle gibt, die DSGVO konform sind.

Fazit

Der Einsatz von KI in der Personalverrechnung ermöglicht es, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Fehlerquellen zu minimieren und wertvolle Zeit einzusparen. Am Beispiel der IT-Kollektivvertragsdaten wird deutlich, wie effizient Tools wie ChatGPT heute schon Daten aufbereiten können. Personalverrechner profitieren von einer halbautomatischen Schnittstelle zwischen komplexen Dokumenten und den Lohnsystemen.

Dieses Beispiel zeigt, dass KI bereits heute ein mächtiges Werkzeug ist, um alltägliche Herausforderungen zu bewältigen. Mit der fortschreitenden Entwicklung von KI-Technologien wird sich die Arbeit in der Personalverrechnung zumindest in diesem Bereich etwas vereinfachen.
KI ist ein Schritt in Richtung Zukunft, der sich schon heute auszahlt!