Endlich Chef! Ein Leitfaden für angehende Dienstgeber zum Thema Lohnverrechnung beim ersten Mitarbeiter!

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Jul 08, 2024Von Volker Schattel

Gratulation! Sie haben den großen Schritt gewagt und Ihr eigenes Unternehmen gegründet. Nun steht der nächste große Meilenstein bevor: die Einstellung Ihrer ersten Mitarbeiterin bzw. Ihres ersten Mitarbeiters. Die Lohnverrechnung kann dabei auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit dem richtigen Leitfaden und nützlichen Links können Sie diesen Prozess erfolgreich und rechtssicher bewältigen.

In diesem Blogartikel finden Sie eine Übersicht der administrativen Schritte, die bei der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters notwendig sind.

Steuernummer

Als angehender Dienstgeber benötigt man Identifikationsnummern, damit Finanzamt, Sozialversicherung und Gemeinde die Beiträge, Abgaben und Steuern zuordnen können.
Die meisten Unternehmen haben bereits eine Steuernummer im Zuge der Gründung erhalten oder sie benutzen ihre persönliche Steuernummer im Fall von Einzelunternehmen.
Falls nicht, erfolgt die Beantragung über FinanzOnline mit dem Online-Formular Verf 24.

Beitragskontonummer bei der ÖGK

Für die Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge benötigen Sie eine Beitragskontonummer bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK). Diese Nummer müssen Sie rechtzeitig beantragen - das heisst vor Dienstantritt des ersten Mitarbeiters, da die Nummer für die Anmeldung benötigt wird.
Dafür gibt es ein Online Formular der ÖGK.

Kommunalsteuernummer

Diese Nummer gibt es bei der Gemeinde und sie ist relevant für das Abführen der Kommunalsteuer.
Der Antrag ist von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich geregelt aber oft auch online möglich.

Kollektivvertrag (KV)

Ein Kollektivvertrag regelt die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern in einer bestimmten Branche. Mit Ihrem ersten Mitarbeiter stellt sich die Frage, welcher Kollektivvertrag für Ihr Unternehmen gilt. Der Kollektivvertrag regelt das Mindestgehalt, die Arbeitszeit und andere Arbeitsbedingungen wie die Sonderzahlungen.

Wenn Sie also den für Sie geltenden Kollektivvertrag suchen, sollten Sie Folgendes beachten: Kollektivverträge werden nicht nach Tätigkeiten oder Berufen, sondern nach Branchen abgeschlossen. Das bedeutet, dass nicht nur Ihre ausgeübte Tätigkeit (z. B. ElektrikerIn, SekretärIn, Lkw-FahrerIn etc.) relevant ist, sondern vor allem die Branche, der Ihr Unternehmen zugeordnet ist.​
So gehört z.B. ein Software Unternehmen als Gesamtes zum KV IT, auch wenn in der Firmenkantine ein Koch beschäftigt wird. Die Tätigkeit "Koch" wiederum ist relevant für die Einstufung im KV IT and damit für das Mindestgehalt.

Dieses kollektivvertragliche Mindestgehalt ist übrigens in Österreich verpflichtend bei Stellenanzeigen anzugeben.

Was ist also konkret zu tun? In der Regel ist die Zuordnung zu einer Branche klar (z.B. anhand der Gewerbeberechtigung) und unter www.kollektivvertrag.at findet man den entsprechenden Kollektivvertrag zum Download.
Es gibt allerdings Unternehmen, die theoretisch zu mehreren Branchen passen. In diesen Fällen hilft die WKO gerne weiter.
Auch Branchen ohne existierende Kollektivverträge gibt es - dann gilt "nur" allgemeines Arbeitsrecht.

Arbeitserlaubnis

Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, der nicht aus der EU oder dem EWR stammt, muss dieser über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen. Diese Erlaubnis muss vor Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen.

Der Ansprechpartner ist hier idR das AMS.

Betriebliche Vorsorgekasse

Arbeitgeber sind verpflichtet, für ihre Mitarbeiter eine betriebliche Vorsorgekasse auszuwählen. Diese Kasse verwaltet die Beiträge, die vom Arbeitgeber für die Mitarbeitervorsorge eingezahlt werden, das sind 1,53% des Bruttoentgelts.

Dieser Schritt hat ein bisschen mehr Zeit, da der BV Beitrag erst ab dem 2. Beschäftigungsmonat abgeführt wird.

Der Antrag lässt sich online bei der BV Kasse Ihrer Wahl stellen, hier ist exemplarisch der Link zum Formular der VBV Kasse.

Falls keine BV Kasse ausgewählt wird, teilt die ÖGK eine BV Kasse ihrer Wahl in einem sog. Zuweisungsverfahren zu.

SEPA Mandat für Sozialversicherung (SV)

Die Beiträge zur Sozialversicherung können monatlich manuell (Einzelüberweisung) oder semi-automatisiert (per ELBA File) überwiesen werden.
Einfacher ist es jedoch, der Sozialversicherung ein SEPA Mandat zu erteilen. Dieses Mandat erlaubt es der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK), die fälligen Beiträge direkt von Ihrem Bankkonto abzubuchen.

Dafür gibt es natürlich ein Formular.

NeuFöG

Abschliessend sei noch das NeuFöG erwähnt, das sich an junge Unternehmen richtet und daher oft in Zusammenhang mit den ersten MitarbeiterInnen interessant ist.

Das Neugründungs-Förderungs-Gesetz, kurz NeuFöG, ist eine Förderung des Bundes, die u.a. im Bereich der lohnbezogenen Abgaben Erleichterungen bietet.

Das NeuFöG ist beschränkt auf die ersten 36 Monate ab Gründung.

Dienstzettel

Eigentlich sind wir mit den administrativen Schritten fertig, der Mitarbeiter kann angemeldet werden und seinen Dienst antreten.
Er bekommt einen Nachweise der Anmeldung (=Anmeldebestätigung der ÖGK) und hat auch Anspruch auf einen Dienstzettel.

Der Dienstzettel enthält die wesentlichen Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis und hat mindestens folgenden Inhalt:

▶️ Dienstgeber
▶️ Dienstnehmer
▶️ Beginn
▶️ Ende (bei Befristung)
▶️ Kündigungsfrist & Kündigungstermin
▶️ Dienstort
▶️ Einstufung KV
▶️ Verwendung (Tätigkeitsbereich)
▶️ Grundgehalt/ -lohn, weitere Bezüge
▶️ Fälligkeit des Entgelts
▶️ Urlaubs
▶️ tägliche und wöchentliche Normalarbeitszeit
▶️ Kollektivvertrag
▶️ betrieblichen Vorsorgekasse

Es gibt im Netz Vorlagen für Dienstzettel und wir bei den LohnLotsen.at generieren aus den Anmeldedaten einen Dienstzettel und stellen diesen zur Verfügung.

Alternativ zum Dienstzettel kann ein Dienstvertrag erstellt werden. Der Dienstzettel stellt nur das (gesetzliche) Minimum an Regelungen dar. Es empfiehlt sich jedenfalls, darüber hinaus mittels Dienstvertrag und anderen Vereinbarungen (z.B. zur Arbeitszeit) weitere Vereinbarungen zu treffen.

Arbeitszeiterfassung

Um final den Bogen zu spannen zum ersten Arbeitstag und der laufenden Lohnverrechnung kommt man um das Thema Arbeitszeiterfassung nicht herum: In Österreich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit Pflicht und es gibt auch in der Praxis gute Gründe dafür:

▶️ Meinungsverschiedenheiten mit den Mitarbeitern können mit einer sauberen Aufzeichnung der Arbeitszeit vermieden werden.
▶️ Urlaube können übersichtlich koordiniert und geplant werden, Urlaubssalden sind immer aktuell.
▶️ Krankenstände werden erfasst und können für Entgeltfortzahlung und Erstattung (AUVA) verwendet werden.
▶️ Anspruchsvollere Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit können verwaltet werden.

Bei den LohnLotsen.at arbeiten wir mit dem Tool von Planery, mit dem bei KMUs die Arbeitszeit per App benutzerfreundlich und gesetzeskonform erfasst werden kann.

Fazit

Die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters ist ein großer Schritt und erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung der notwendigen administrativen Aufgaben. Mit den oben aufgeführten nützlichen Links und Informationen sind Sie gut gerüstet, um diesen Prozess erfolgreich zu meistern und ihren ersten Mitarbeiter anzumelden.

Für weitere Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen bei LohnLotsen.at gerne zur Verfügung. Besuchen Sie unsere Website für mehr Informationen und individuelle Beratung.

Viel Erfolg bei Ihrem Start als Arbeitgeber!