Arbeitszeugnisse mit KI erstellen – effizient, individuell und rechtssicher

Die Erstellung von Arbeitszeugnissen gehört zu den klassischen Aufgaben im Personalbereich – sie ist wiederkehrend, zeitaufwendig und erfordert gleichzeitig Sorgfalt und rechtliche Genauigkeit. Genau hier setzt der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) an: Sie automatisiert den Erstellungsprozess, ohne auf Individualität und Qualität zu verzichten.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie KI in der Zeugniserstellung eingesetzt werden kann, welchen Input es braucht, welche Vorteile sich für Personalabteilungen und Mitarbeitende ergeben – und worauf es in Bezug auf Datenschutz und Systemintegration ankommt.

Warum KI bei Zeugnissen Sinn ergibt

Kürzere Bearbeitungszeit:

Zeugnisse, die früher über mehrere Tage hinweg erstellt wurden, sind mit KI oft in wenigen Minuten fertig – ohne Qualitätsverlust.

Weniger Fehler, mehr Konsistenz:

Die Formulierungen sind rechtlich abgesichert, stilistisch einheitlich und frei von missverständlichen „Zeugniscodes“.

Entlastung für HR:

Mitarbeitende in der Personalabteilung können sich wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt an Zeugnissätzen zu feilen.

Welcher Input ist notwendig?

Die KI kann nur so gut arbeiten, wie sie gefüttert wird. Für ein professionelles, rechtssicheres Zeugnis sind folgende Angaben hilfreich:

Personendaten:

Vor- und Nachname (z. B. Erika Mustermann), Geburtsdatum, Beschäftigungszeitraum

Tätigkeitsbereich und Position:

z. B. „Sachbearbeiterin Buchhaltung“ oder „Techniker im Außendienst“
Tätigkeitsbeschreibung:

Idealerweise in Stichwortform – z. B.

• Bearbeitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Monats- und Jahresabschlüsse
• Abstimmung mit der Steuerberatung

Verantwortungsebene:

z. B. „fachlich verantwortlich für zwei Mitarbeitende“

Bewertung der Leistung:

In Form einer Schulnote (1 = sehr gut, 2 = gut, etc.)

Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen

Bei verkaufsbezogenen Tätigkeiten sollte auch das Verhalten gegenüber Kund:innen bewertet werden.

Austrittsgrund:

z. B. „auf eigenen Wunsch“ oder „betriebsbedingt“

Sonstige Angaben:

z. B. „Teilzeit“, „Karrierewechsel“, „besondere Projekte“

Optionale Angaben:

• Zwischenzeugnis zur Orientierung
• Wunschstil (klassisch, modern, konservativ)

Beispiel: KI-Einsatz in der Praxis 

Mit diesen Informationen kann eine KI ein vollständiges, professionelles Zeugnis erzeugen.

Beispielprompt:

„Erstelle ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für Frau Erika Mustermann, geboren am 01.01.1988.
Beschäftigt vom 01.03.2019 bis 30.06.2025 als Teamleiterin Buchhaltung.
Sie führte zwei Mitarbeitende fachlich an.
Ihre Aufgaben umfassten unter anderem:
– Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse
– Betreuung der Buchhaltung
– Kommunikation mit Steuerberatung
– Einführung digitaler Prozesse
– Schulung neuer Kolleg:innen
Das Zeugnis soll der Schulnote 1 („sehr gut“) entsprechen.
Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und externen Partnern war jederzeit vorbildlich.
Der Austritt erfolgte auf eigenen Wunsch.
Bitte in professioneller Sprache, mit klassischer Gliederung (Einleitung, Tätigkeiten, Bewertung, Verhalten, Schlussformel).“

Anlagen:

• Stellenbeschreibung
• Ausschreibung der Stelle damals und heute (Nachbesetzung)

Vorteile für HR-Teams

• Zeugnisse in Minuten statt Stunden: Automatisiert erstellte Entwürfe sparen viel Zeit.
• Weniger Rückfragen: Standardisierte Abläufe sorgen für Klarheit bei Fach- und Führungskräften.
• Einheitlicher Sprachstil: Auch bei mehreren Standorten oder Personalverantwortlichen.
• Rechtssicherheit: KI kann auf aktuelle Formulierungsstandards trainiert werden.

Vorteile für Mitarbeitende 

• Schnelle Ausstellung: Gerade bei Bewerbungen oder Jobwechseln ist die zeitnahe Bereitstellung ein echter Pluspunkt.
• Transparenz: Mitarbeitende können ihre Note und Inhalte oft vorab einsehen oder mitgestalten.
• Vermeidung „versteckter Botschaften“: Modern formulierte Zeugnisse verzichten auf missverständliche Codierungen.

Datenschutz und DSGVO – Was ist zu beachten?

KI braucht klare Grenzen beim Datenschutz. Die wichtigsten Punkte:

• Keine personenbezogenen Daten auf offene KI-Plattformen hochladen!
• Nutzung DSGVO-konformer Lösungen mit EU-Hosting oder idealerweise On-Premise-Systeme.
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter abschließen.
• Klare Zugriffsrechte und Rollenverteilung im Zeugnisprozess definieren.
• Logische Dokumentation der Änderungen, besonders bei Notenanpassungen oder juristisch sensiblen Formulierungen. 

Alternativen und Ergänzungen: Baukastensysteme in HR-Software

Viele moderne HR-Systeme wie Umantis oder Personio bieten bereits modulare Zeugnisgeneratoren, bei denen sich Tätigkeiten und Bewertungen per Klick auswählen lassen. In Kombination mit KI ergibt sich ein leistungsstarkes Zeugnis-Tool:

• Textbausteinverwaltung mit KI-gestützter Formulierungsoptimierung
• Integrierte Freigabe-Workflows (HR → Vorgesetzte → GF)
• Rechtskonforme Archivierung
• Direkte Integration in digitale Personalakten 

Ob mit oder ohne KI: Wichtig ist, dass das System transparent, nachvollziehbar und flexibel bleibt – auch für zukünftige Anpassungen.

Fazit: KI als moderne Unterstützung im Zeugnisprozess 

Die Zeugniserstellung mit KI spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern führt auch zu gleichbleibend hoher Qualität – sofern der Input stimmt und der Prozess gut organisiert ist. Für die Personalabteilung entsteht eine deutliche Entlastung, Mitarbeitende erhalten ihr Zeugnis schneller und in hoher sprachlicher Qualität.

Wichtig bleibt: KI ersetzt nicht das menschliche Urteilsvermögen – insbesondere bei komplexen Fällen, juristisch heiklen Themen oder emotional geprägten Trennungen ist eine HR-Fachkraft weiterhin unverzichtbar. KI hilft aber dieser Fachkraft, deutlich effizienter zu arbeiten.

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