Frag einen Personalverrechner - Teil2: Wie führe ich ein Lohnkonto?

"Über Lohn und Gehalt spricht man nicht?!"

Aber klar doch!!!

Laut Google Suchanfragen interessieren sich u.a. MitarbeiterInnen und UnternehmerInnen und sogar sehr für das Thema Lohn und Gehalt und das zu Recht: Wie soll z.B. equal pay sicher gestellt werden, wenn das Thema ein Tabu ist?
Aber beginnen wir erstmal mit den Basics und arbeiten uns in dieser Kolumne der LohnLotsen.at durch die gängigsten Fragen zum Thema Lohnverrechnung.

Wie führe ich ein Lohnkonto?

Ein Lohnkonto wird geführt, indem alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter gesammelt und dokumentiert werden. Dazu gehören persönliche Daten, Beschäftigungsbeginn, Sozialversicherungsnummer, Arbeitszeiten, Urlaubstage, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer, Pendlerpauschale, Familienbonus plus, Alleinverdienerabsetzbetrag usw.
Eine vollständige Liste stellt die WKO zur Verfügung.

Diese Daten werden regelmäßig aktualisiert und zur Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung verwendet.
Das Führen des Lohnkontos ist für den Arbeitgeber aufgrund der Lohnkontenverordnung vorgeschrieben.

Was gehört alles zur Lohnbuchhaltung?

Zur Lohnbuchhaltung gehören die Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten, die Berechnung der Löhne und Gehälter, die Erstellung der Lohnabrechnungen, die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, die Führung der Lohnkonten und die Kommunikation mit Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern.

Was macht man in der Lohnbuchhaltung?

In der Lohnbuchhaltung werden die Arbeitsstunden der Mitarbeiter erfasst, Löhne und Gehälter berechnet, Lohnabrechnungen erstellt, Sozialversicherungsbeiträge und Steuern abgeführt, und es wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.

Ausserdem wird viel kommuniziert, z.B. mit:

- MitarbeiterInnen bzgl. Fragen zum Lohnzettel
- anderen Abteilungen wie dem Controlling um die Ausgaben für Löhne und Gehälter zu planen
- Behörden wie der ÖGK um sog. Clearing-Fälle zu lösen

Wie viele Tage nach der Abrechnung kommt das Gehalt?

In Österreich erfolgt die Auszahlung meist am Monatsende oder am ersten Tag des folgenden Monats. Der genaue Termin kann jedoch je nach Arbeitgeber variieren.
Die Abrechnung erfolgt idealerweise einige Tage davor, um dann in Ruhe alles prüfen zu können.
Manchmal gibt es Entscheidungen in letzter Minute, dann wird idR die Abrechnung vorbereitet und - sobald möglich - finalisiert.
Nach der Abrechnung wird in solchen Fällen direkt überwiesen, denn der vereinbarte Auszahlungstermin (meist Ende des Monats) soll auf jeden Fall eingehalten werden. 
Es ist allen bewusst, dass die MitarbeiterInnen in manchen Fällen auf die pünktliche Überweisung angewiesen sind, z.B. um die Miete zu bezahlen.

Wie lange darf der Lohn zu spät kommen?

Der Lohn darf nicht ohne triftigen Grund zu spät kommen. In der Regel muss der Lohn spätestens am vereinbarten Zahlungstag überwiesen werden. Bei verspäteter Zahlung können rechtliche Schritte eingeleitet werden, und es können Verzugszinsen anfallen.
Es kommt in der Praxis bei gut geführten Unternehmen nicht vor, dass zu spät überwiesen wird - alle wissen, wie wichtig eine pünktliche Zahlung für die MitarbeiterInnen ist.
Sollten Verspätungen von max. 1-2 Tagen auftreten, liegt der Grund oft in einer Kombination aus knapper Überweisung, Feiertag und ev. einem Auslandskonto (z.B. bei Grenzgängern).

Was bedeutet st in der Lohnabrechnung?

“St” steht in der Lohnabrechnung üblicherweise für Steuer. Gemeint ist die Lohnsteuer bezeichnen, die vom Bruttolohn abgezogen wird.
In der Vergangenheit waren Abkürzungen und ein Lohnzettel, der nach 80er Jahre Nadeldrucker aussah oft gängig.

Heute sollten Lohnzettel übersichtlich sein und keine unverständlichen Abkürzungen verwenden, damit jeder Mitarbeiter seinen Lohnzettel - und vor allem die Abzüge - auch versteht.
Bei den LohnLotsen.at legen wir besonders viel Wert auf einen übersichtlichen Lohnzettel und auf einen unkomplizierten Zugang (per self service Portal oder Mail).

Ist Personalverrechnung stressig?

Personalverrechnung kann stressig sein, besonders zu Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen wie Monats- oder Jahresabschluss. Die Arbeit erfordert Genauigkeit und Sorgfalt, da Fehler weitreichende Konsequenzen haben können.

Idealerweise benutzt man robuste IT Systeme und einen Zeitplan mit Reserven - dann sollte es nicht stressig werden.
Im Ernstfall muss sich der Personalverrechner auch die nötige Zeit nehmen und darf sich nicht zu unrealistischen Deadlines drängen lassen - schließlich steht er am Ende für die korrekte Abrechnung ein.

Wie viel Prozent geht vom Lohn ab?

Schnelle Antwort: Lt. WKO machen bei einem Durchschnittsverdiener ohne Kinder Lohnsteuer und Sozialabgaben 47,3 Prozent der Lohnkosten aus.
Aber Achtung: "Lohnkosten" meint die gesamten Kosten inkl. Dienstgeberbeiträge zur Sozialversicherung!

Vom Bruttolohn (!) werden lt. ÖGK bis zu 18% Sozialversicherungsbeiträge abgezogen (Kranken-, Unfall-, Arbeitslosen-, Pensionsversicherung, Insolvenz-Entgeltsicherung, Mitarbeiter-Vorsorge, Arbeiterkammerumlage, Wohnbauförderung).
Dann wird je nach Tarifstufe Lohnsteuer fällig, das können von 0% (2024 bis 12.816 EUR zu versteuerndes Einkommen) bis max. 55% (ab 1 Mio. EUR zu versteuerndes Einkommen) sein.
Zudem kommen ev. noch Betriebsratsumlage und der Gewerkschaftsbeitrag zum Abzug.

Insgesamt können die Abzüge zwischen 15% und 50% des Bruttolohns ausmachen, abhängig von der individuellen Situation.

Wie buche ich Löhne richtig?

Die Lohnverrechnungsdaten werden der Buchhaltung in der Praxis durch Datenüberleitung ("Buchungsjournal")zur Verfügung gestellt und primär auf den Konten der Klasse 6 (Personalaufwand) sowie der Klasse 3 (Verbindlichkeiten) des ÖKR verbucht.
In der Klasse „6“ landet der eigentliche Personalaufwand, der im SOLL gebucht wird.
Hier ein paar relevante Konten:

Und eine Beispielbuchung mit Löhnen:

Kann man sich als Personalverrechner selbstständig machen?

Ja, es ist möglich, sich als Personalverrechner selbstständig zu machen.
Man kann eigene Dienstleistungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung anbieten und Unternehmen als externer Dienstleister unterstützen wie z.B. die LohnLotsen.at.
Dazu sind fundierte Kenntnisse in der Lohnverrechnung und unternehmerische Fähigkeiten erforderlich.

Rechtlich wird man nach bestandener Prüfung zum Personalverrechner bestellt und im Register der Bilanzbuchhaltungsbehörde geführt.

Zusammenfassung & Ausblick

Hoffentlich konnten einige Fragen zum Thema Lohnverrechnung in diesem Beitrag beantwortet werden, weitere Punkte werden in zukünftigen Blogbeiträgen behandelt.
Klar ist: Das Thema ist komplex und gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich nicht, alles in house abzudecken. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Anbietern wie den LohnLotsen.at um sicherzustellen, dass die Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.

Besuchen Sie uns auf LohnLotsen.at für weiterführende Informationen und professionelle Unterstützung bei Ihrer Lohnverrechnung.