Die Top 8 Fehler bei der Lohnabrechnung - und wie Dienstgeber diese vermeiden können

Die Lohnabrechnung ist ein Kernprozess des Personalwesens in jedem Unternehmen.
Doch leider passieren bei der Lohnabrechnung oft Fehler, die zu Unzufriedenheit bei den MitarbeiterInnen und rechtlichen Konsequenzen führen können. In diesem Blogbeitrag werden die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung aufgezeigt und Tipps gegeben, wie man sie vermeiden kann.

1. Fehlende oder unvollständige Daten

Ein häufiger Fehler bei der Lohnabrechnung ist das Fehlen oder die Unvollständigkeit von Mitarbeiterdaten. Dies kann zu falschen Berechnungen und Zahlungen führen.
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen wie Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage, Steuerfreibeträge, Steuerabsetzbeträge und persönliche Daten korrekt und vollständig erfasst sind.
Das klingt banal, ist in der Praxis aber oft ein Symptom für mangelhafte Prozesse: idealerweise wird z.B. die Arbeitszeit digital statt analog erfasst und automatisch statt händisch ins Lohnsystem importiert.
Bei offensichtlichen Fehleingaben kann so das System warnen, wichtige Eingaben (z.B. Urlaub) sind mit automatischenFreigabeprozessen hinterlegt.

2. Fehlerhafte Berechnungen

Fehlerhafte Berechnungen sind ein weiteres Problem bei der Lohnabrechnung. Dies kann zu falschen Gehaltszahlungen führen und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Verwenden Sie zuverlässige Software oder beauftragen Sie einen erfahrenen Personalverrechner, um genaue Berechnungen sicherzustellen.
Auch hier liegt der Teufel im Detail z.B. bei Schnittberechnungen im Zuge der Entgeltfortzahlung: Dieser komplexe Prozess ist idealerweise vollautomatisch im System hinterlegt und muss nicht händisch und fehleranfällig gerechnet werden.

3. Nichtbeachtung von gesetzlichen Vorschriften

Die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der Lohnabrechnung kann zu schwerwiegenden Problemen führen.
Vergessen Sie nicht, gesetzliche Bestimmungen wie (kollektivvertraglicher) Mindestlohn, Sozialversicherungsbeiträge und Steuervorschriften zu berücksichtigen. Halten Sie sich stets über aktuelle Gesetzesänderungen auf dem Laufenden.
Auch hier ist die Zusammenarbeit mit einem Personalverrechner sehr zu empfehlen, da dieser immer auf dem Laufenden ist und sich auch bei den oft komplexen Regelungen auskennt.

4. Mangelnde Dokumentation

Eine unzureichende Dokumentation kann zu Problemen bei der Lohnabrechnung führen. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Unterlagen wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Überstundenaufzeichnungen, Urlaubsanträge und Freibetragsbescheide ordnungsgemäß aufbewahrt werden, um im Bedarfsfall nachweisen zu können, dass die Lohnabrechnung korrekt durchgeführt wurde.
Wieder gilt: Wer ein ein gut strukturiertes, digitales System z.B. für die Personalakte betreibt, ist im Vorteil: Die Daten sind aktuell, da das System regelmäßig Aktualisierungen einfordert und eine Änderungshistorie pflegt. Bei fehlenden Daten wird gewarnt. Die Datensicherheit ist sehr hoch und der Pflicht, Daten nach bestimmten Zeiträumen zu löschen, wird automatisiert nachgekommen.

5. Fehlende Überprüfung

Einer der größten Fehler bei der Lohnabrechnung ist das Versäumnis, die Abrechnungen sorgfältig zu überprüfen. Fehler können passieren, aber durch eine gründliche Überprüfung können diese rechtzeitig erkannt und korrigiert werden. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Lohnabrechnungen zu prüfen, bevor sie an die Mitarbeiter ausgegeben werden.
Wenn Systeme die Hauptarbeit machen und die Informationen übersichtlich aufbereiten, werden Fehler (die idR Eingabefehler sind) schnell entdeckt.
Moderne Abrechnungssysteme machen von sich aus Plausibilität-Checks und lassen sich Lohnzettel, die deutlich  zum Vormonat abweichen, gesondert freigeben.

6. Unzureichende Schulung

Oftmals werden Fehler bei der Lohnabrechnung auf mangelnde Schulung zurückgeführt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über ausreichende Kenntnisse im Bereich Lohnabrechnung verfügen und regelmäßig geschult werden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Kein Fachgebiet ist so komplex und schnelllebig wie die Personalverrechnung, nicht umsonst sind professionelle Personalverrechner zu 15h Fortbildung pro Jahr verpflichtet und übertreffen diesen Wert in der Praxis bei weitem.

7. Veraltete Software

Die Verwendung veralteter oder ungeeigneter Software kann zu Fehlern bei der Lohnabrechnung führen. Investieren Sie in moderne und zuverlässige Abrechnungssoftware, die den aktuellen Anforderungen entspricht und regelmäßig aktualisiert wird.
Stand der Dinge ist ein System, das in der Cloud oder im Rechenzentrum des Anbieters läuft und von diesem laufend aktualisiert wird, auch bei sehr kurzfristigen Gesetzesänderungen (z.B. Corona Gesetzgebung mit Kurzarbeitsregelung).

8. Fehlende Kommunikation

Eine fehlende Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen kann zu Missverständnissen und Fehlern bei der Lohnabrechnung führen. Stellen Sie sicher, dass ein reibungsloser Informationsfluss zwischen der Personalabteilung, der Lohnverrechnung, der Buchhaltung und den Mitarbeitern gewährleistet ist, um Fehler zu vermeiden.
Hilfreich sind hier klar definierte Freigabeprozesse z.B. für Gehaltsanpassungen oder Überstundenfreigaben. 
Zudem sollte ein klarer Zeitplan für die Datensammlung und Abrechnung festgelegt werden, damit nicht unter Zeitdruck Fehler passieren.

Schlusswort

Mit der Beachtung dieser Tipps können Unternehmen die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung vermeiden und eine reibungslose Abrechnung sicherstellen.
Gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich nicht, alles in house abzudecken. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Anbietern wie den LohnLotsen.at um sicherzustellen, dass die Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.

Besuchen Sie uns auf LohnLotsen.at für weiterführende Informationen und professionelle Unterstützung bei Ihrer Lohnverrechnung.