Das 1x1 der Lohnverrechnung für Dienstgeber

Einleitung

Egal, ob Sie gerade Ihren ersten Dienstnehmer einstellen oder schon dutzende MitarbeiterInnen beschäftigen:
Für viele Dienstgeber in Österreich stellt die Lohnverrechnung eine komplexe Herausforderung dar.
Eine fehlerfreie Lohn- und Gehaltsabwicklung ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch entscheidend für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Wir zeigen Ihnen das essentielle 1x1 der Lohnverrechnung und wie Sie durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister wie LohnLotsen.at Fehler vermeiden und Effizienz steigern können.

Schritt 1: Anmeldung von Dienstnehmern

Der Prozess beginnt mit der ordnungsgemäßen Anmeldung Ihrer neuen MitarbeiterInnen. Dies umfasst:

Persönliche Daten: Vollständige Erfassung der persönlichen und versicherungsrelevanten Daten Ihrer Dienstnehmer.
Arbeitsvertrag: Die Lohnverrechnung hilft hier gerne, z.B. bei der korrekten Einstufung im Kollektivvertrag.
Arbeitserlaubnis: Bei nicht-EU-Bürgern ist die Vorlage entsprechender Dokumente unerlässlich.
Freibescheide & Absetzbeträge: z.B. Pendlerpauschale, Alleinerzieher, Alleinverdiener.
Rechtzeitige Anmeldung: Das bedeutet vor Arbeitsantritt!
Bestätigung der Anmeldung: Ist dem Dienstnehmer auszuhändigen.
Tipp: Nutzen Sie digitale Plattformen wie die Online-Services auf LohnLotsen.at für eine zeitsparende Datenübermittlung.

Schritt 2: Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen

Eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten ist essenziell:

Erfassungspflicht: Alle Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubs- und Krankheitstage müssen dokumentiert werden. Ein Saldo aus IST und SOLL Zeiten sollte ausgewiesen werden.
Rechtliche Konsequenzen: Fehlerhafte Aufzeichnungen können zu Strafen führen. Es kontrolliert der Arbeitsinspektor (Verstöße der Arbeitszeit) und die Sozialversicherung / das Finanzamt / GPLA (z.B. Lohn- und Sozialdumping in Verbindung mit zu gering oder gar nicht entlohnten Überstunden)
Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre.
Wichtig: Tools zur digitalen Zeiterfassung wie z.B. Planery können diesen Prozess stark vereinfachen und rechtliche Sicherheit gewährleisten.

Schritt 3: Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die korrekte Abwicklung der Lohn- und Gehaltszahlungen aus Dienstgebersicht ist der wesentliche Prozess der Lohnverrechnung:

Auszahlungsjournale: Diese geben einen detailierten Überblick über alle Gehaltszahlungen und Abgaben.
ELBA Datei: Datei mit allen Auszahlungen, die bequem ins OnlineBanking importiert werden kann und dann nur noch freigegeben werden muss. 
Termingerechte Auszahlung: Die Auszahlung der Löhne und Gehälter erfolgt idR zum Monatsende, die DG-Abgaben und Steuern bis zum 15. des Folgemonats.
Exekutionsliste: wird zeitgleich mit den Löhnen überwiesen.
Übersichtlicher Lohnzettel: Wichtig ist, dass die Beträge für Gesamtkosten, Brutto und Netto leicht ersichtlich sind.
Tipp: Automatisieren Sie die Überweisungen indem Sie ELBA nutzen und buchen Sie automatisiert, indem Sie das Buchungsjournal importieren.

Schritt 4: Verwaltung des Urlaubsanspruchs

Die Berechnung und Verwaltung des Urlaubsanspruchs muss sorgfältig erfolgen:

Jährlicher Anspruch: 5 Wochen (ab 25 Dienstjahren 6 Wochen), der Jahresurlaubsanspruch entsteht mit dem Beginn des Arbeitsjahres (in den ersten 6 Monaten aliquot).
Urlaubsdokumentation: Kann in Form einer Urlaubskartei erfolgen, zeitgemäß ist aber die Erfassung mit einem digitalen Tool, das auch die Zeiterfassung übernimmt.
Tipp: Smarte Softwarelösungen wie Planery verwalten nicht nur Arbeitszeit und Urlaub sondern bilden auch entsprechende Freigabeprozesse ab (Urlaubsantrag / Antrag auf Zeitausgleich). Zudem können die Salden einfach ins Lohnsystem importiert werden.

Schritt 5: Abmeldung und Beendigung von Dienstverhältnissen

Die korrekte Abwicklung bei Beendigung eines Dienstverhältnisses vermeidet finanzielle und rechtliche Risiken:

Auflösung in der Probezeit: Sofort und ohne Angabe von Gründen durch Dienstgeber oder Mitarbeiter möglich.
Kündigung Dienstnehmer: Achtung: sehr kurze Fristen, falls nicht anders im Dienstvertrag vereinbart. 
Kündigung Dienstgeber: Fristen werden mit der Dienstzeit länger, Kündigung bei Angestellten nur zum Quartalsende, es empfiehlt sich eine Vereinbarung im Dienstvertrag.
Einvernehmliche Auflösung: Beide Seiten müssen zustimmen, es sind keine Fristen einzuhalten.
Fristlose Entlassung: Sofortige Beendigung auf Basis grober Pflichtverletzungen des Dienstnehmers, führt sehr oft zum Streit, daher gut dokumentieren.
Unberechtigter vorzeitiger Austritt: Der Dienstnehmer quittiert sofort und einseitig den Dienst ohne guten Grund.
Abmeldung: Innerhalb von 7 Tagen.
Dokumentation: Halten Sie alle relevanten Abmeldegründe fest und bewahren Sie relevante Dokumente auf.
Wichtig: Eine rechtzeitige Konsultation mit Ihrem Lohnverrechner kann viele Probleme im Vorfeld klären und somit Kosten vermeiden.

Schritt 6: Wann muss der Dienstgeber sonst noch aktiv werden?

Folgende Spezialfälle sollten mit der Lohnverrechnung besprochen werden:

Exekutionen: Es muss eine Drittschuldnererklärung abgegeben werden.
Reisekosten & Diäten: als Folge von Dienstereisen.
Vorschüsse: die wieder mit dem Lohn verrechnet werden müssen.
Sachbezüge: z.B. für einen Firmen PKW.
Krankenstand: Entgeltfortzahlung abhängig von der Betriebszugehörigkeit, ggf. teilweise Erstattung des Entgelts durch AUVA. 
Schwangerschaft: Mutterschutz, spezielle Arbeitszeitregeln.
Behinderung: relevant für Arbeitsplatzgestaltung und Behindertenausgleichstaxe.
Bundesheer: Bereithalten des Arbeitsplatzes, Erstattung im Fall von Milizübungen.
Bildungskarenz - Bildungsteilzeit: relevant für die Abrechnung.
Prämien: einmalig oder laufend.
Immer: die Lohnverrechnung informieren!

Schlusswort

Eine professionelle Lohnverrechnung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens. Durch die Zusammenarbeit mit LohnLotsen.at können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Lohnverrechnung effizient, korrekt und gesetzeskonform durchgeführt wird.

Besuchen Sie uns auf LohnLotsen.at für weiterführende Informationen und professionelle Unterstützung bei Ihrer Lohnverrechnung.