Künstliche Intelligenz in der Personalverrechnung

Die tägliche Arbeit eines Personalverrechners ist anspruchsvoll und geprägt von zahlreichen Detailaufgaben. Besonders bei der Verarbeitung von Kollektivverträgen – etwa der Pflege von Gehaltstabellen in Lohnsystemen – stehen Effizienz und Genauigkeit im Fokus. Hier zeigt sich, wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz den Arbeitsalltag erleichtern kann.

Herausforderung: Komplexe Datenformate in Kollektivverträgen

Viele Kollektivverträge stellen Gehaltstabellen in Formaten bereit, die schwer zu verarbeiten sind. Ein Beispiel ist die Gehaltstabelle des IT-Kollektivvertrags, in der ein Gehalt von 2.169 Euro als „2 169 Euro” angezeigt wird. Beim Kopieren entstehen Formatierungsprobleme: Das Leerzeichen als optischer Tausender-Trenner führt zur fälschlichen Erkennung als Text oder zu Fehlermeldungen. Oft wird man zum manuellen Abtippen gezwungen – fehleranfällig und zeitintensiv.

Warum ausgerechnet die Sparte IT der WKO Daten in dieser Form bereitstellt, ist ein eigenes Thema aus der Reihe „wir scannen jetzt alles und packen es auf die Website, also sind wir eine digitale Organisation”.

Lösung: KI-gestützte Datenverarbeitung

Mit KI-Tools wie ChatGPT oder Claude lässt sich der Prozess in wenigen Schritten automatisieren:

1. PDF oder Foto hochladen – die Gehaltstabelle ins Tool laden (oder einfach den Link eingeben).
2. Prompt eingeben, z. B.: „Anbei die KV-Gehaltstabelle der IT, bitte gib mir das als Excel aus.”
3. Automatische Bereinigung: Das Tool konvertiert die Tabelle ins Excel-Format und entfernt fehlerhafte Trennzeichen.
4. Ergebnis: Die formatierte Tabelle kann direkt ins Lohnsystem importiert oder weiterverarbeitet werden.

Breite Anwendungsmöglichkeiten in der Personalverrechnung

Gerade weil Digitalisierung und Schnittstellen in der PV vielerorts fehlen, ergeben sich viele Ansatzpunkte für KI. Von einem durchgehenden, voll verlinkten System sind wir weit entfernt – auch ein politisches Problem: Solange immer kompliziertere Regelungen mit immer kürzeren Vorlaufzeiten entstehen, werden Systeme hauptsächlich am Laufen gehalten statt grundlegend optimiert.

Mögliche Anwendungsfelder: Plausibilitätsprüfung (als teilweiser Ersatz für das „zweite Paar Augen”), Datentransfer, Datenmigration und Datenimporte, arbeits- und steuerrechtliche Orientierung, sowie Zusammenfassen, Zusammenführen, Erstellen und Beurteilen von Dokumenten.

Einschränkungen

Man sollte ein Gefühl dafür entwickeln, wo KI eine ganze Aufgabe übernehmen kann und wo nur Teilaufgaben ausgelagert werden – und die Arbeitsergebnisse immer kontrollieren.

Ein zentraler Punkt in der PV ist der Datenschutz: Öffentliche Modelle sind in der Regel nicht geeignet für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Es gibt aber Modelle, die lokal laufen oder eigens für einzelne Firmen betrieben werden – dort ist die Verarbeitung personenbezogener Daten unter bestimmten Voraussetzungen denkbar. Die Entwicklung schreitet rasant voran.

Fazit

KI in der Personalverrechnung automatisiert repetitive Aufgaben, minimiert Fehlerquellen und spart Zeit. Das Beispiel der IT-Kollektivvertragsdaten zeigt, wie effizient heutige Tools Daten aufbereiten: eine halbautomatische Schnittstelle zwischen komplexen Dokumenten und den Lohnsystemen. KI ist ein Schritt in Richtung Zukunft, der sich schon heute auszahlt.